Durum Tespit Sistemi (DDS) bir yönetim sisteminden çok daha fazlasıdır; hayati bir risk değerlendirme aracıdır. Çevresel ve etik uyumluluğu takip ederken mevcut operasyonları kolaylaştırır. Karbon ayak izleri ve iş sağlığı ile ilgili verileri merkezileştiren bir DDS, müşteri iletişimini basitleştirir ve şirketinizin düzenli, sürdürülebilir ve yasal olarak sağlam olduğunu kanıtlar.
Durum Tespit Sisteminin ne olduğuna dair bir açıklama okumaya zahmet edebilir misiniz? Muhtemelen zaten yeterince yönetici ve sisteminiz olduğunu ve bir Durum Tespit Sisteminin (DDS) aşırı olduğunu düşünüyorsunuz. Elbette bir muhasebe departmanınız ve insan kaynaklarınız var. Evet, stok kontrolünüz var ve iş akışı sistemleriniz tamamen otomatik ve son derece verimli. Bunlar her şeyi yürütmenize yardımcı olan temel yönetim sistemleridir, öyleyse neden bir DDS ile uğraşmak isteyesiniz ki? Ve bir DDS’nin çevresel sürdürülebilirlikle ne ilgisi var? Eğer böyle düşünüyorsanız, lütfen tekrar düşünmeye çalışın.
DDS, mevcut iş sistemlerinizi daha verimli hale getiren bir sistemdir. Ayrıca çevresel, yasal ve etik standart uyumluluklarını takip etmenin bir yoludur, böylece müşteri iletişimini kolaylaştırır. Muhasebe raporlarının işletmenin finansal sağlığını değerlendirmenize yardımcı olan araçlar olması gibi, DDS’yi de işletme için bir risk değerlendirme aracı olarak düşünün. DDS’niz, işletmenin karşı karşıya olduğu risklerle ilgili verileri depolamanın kullanışlı bir yoludur. Bu, müşteri bilgileri, tesis yönetimi programları ve şirketin gelecekteki sağlığını etkileyebilecek başka herhangi bir şey olabilir.
Bir DDS’yi nasıl kuracağınız size kalmış olmakla birlikte şirketinizin büyüklüğüne ve müşteri profillerinize bağlıdır. Sorulması gereken ilk soru, bir DDS’den ne istediğinizdir? Çok sayıda tek seferlik müşteriniz varsa, örneğin web’den baskıya bir başlangıç noktasından, muhtemelen çok ayrıntılı bir şeye ihtiyacınız yoktur. Ancak müşterileriniz büyük şirketlerse, hatta sadece büyük şirketlerdeki departmanlarsa, ilk adım olarak durum tespitini mevcut yönetim sistemlerine entegre etmeniz gerekecektir. DDS, olumsuz karbon ayak izleri gibi şeyleri önlemek, durdurmak veya en aza indirmek için ne yaptığınızı takip ettiğiniz yerdir. Aynı zamanda politikalarınızın ne kadar etkili olduğunu izlediğiniz ve değerlendirdiğiniz yerdir. Ayrıca, gerektiğinde personele ve müşterilere nasıl bilgi ileteceğiniz konusunda yardım için de kullanabileceksiniz. Ayrıca, çok uzayan bir borç listesi veya teslim edilmeyen sermaye harcamaları gibi eksiklikleri gidermek için politikalarınızı birleştirmenize de yardımcı olacaktır.
İşletmedeki her departmandan basit üç aylık raporlar halinde bilgi toplayabilirsiniz. Yöneticilerden personel sayısı, ne kadar süredir departmanda çalıştıkları, ne tür eğitimler aldıkları gibi konuları kapsayan yazılı raporlar sunmalarını isteyin. Alacakların özetlerini, nakit akışı tahminlerini, gider taleplerini, işiniz için önemli olan her şeyi alabilirsiniz. Mesele şu ki, bu tür bir durum tespiti, işlerin başında olduğunuzu kanıtlar. Bir müşteri örneğin karbon ayak izinizin ayrıntılarını öğrenmek isterse, bu bilgileri kolayca bulma ve paylaşma imkanına sahipsiniz. DDS kulağa külfetli bir idari yük gibi gelse de aslında raporlama ve sürdürülebilirlik hayatınızı kolaylaştırmanın bir yoludur.
Kaynak Bilgisi: Bu makale aşağıdaki kuruluşlar tarafından hazırlanmıştır Verdigris Projesi, baskı konusunda farkındalığı artırmayı amaçlayan bir sektör girişimi‘olumlu çevresel etkisi. Bu haftalık yorum, baskı şirketlerinin çevre standartlarını ve çevre dostu iş yönetiminin karlılıklarını artırmaya nasıl yardımcı olabileceğini güncel olarak takip etmelerine yardımcı olmaktadır. Verdigris aşağıdaki şirketler tarafından desteklenmektedir: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Birlik Yayıncılık ve Xeikon.