نظام العناية الواجبة (DDS) هو أكثر من مجرد أداة إدارية؛ فهو أداة حيوية لتقييم المخاطر. فهو يعمل على تبسيط العمليات الحالية مع تتبع الامتثال البيئي والأخلاقي. من خلال مركزية البيانات المتعلقة ببصمة الكربون وصحة الأعمال، يعمل نظام DDS على تبسيط التواصل مع العملاء ويثبت أن شركتك منظمة ومستدامة وسليمة قانونيًا.
هل يمكنك حتى أن تزعج نفسك بقراءة شرح لماهية نظام العناية الواجبة؟ من المحتمل أنك تعتقد أن لديك بالفعل ما يكفي من الأنظمة الإدارية والأنظمة وأن نظام العناية الواجبة (DDS) هو أمر مبالغ فيه. لديك بالطبع قسم للمحاسبة والموارد البشرية. نعم لديك قسم مراقبة المخزون وأنظمة سير العمل لديك مؤتمتة بالكامل وذات كفاءة عالية. هذه هي أنظمة الإدارة الأساسية التي تساعدك على إدارة كل شيء، فلماذا تريد أن تزعج نفسك باستخدام DDS؟ وما علاقة DDS بالاستدامة البيئية؟ إذا كان هذا ما تشعر به، فأرجوك حاول التفكير مرة أخرى.
نظام DDS هو نظام يجعل أنظمة عملك الحالية أكثر كفاءة. كما أنه وسيلة لتتبع الامتثال للمعايير البيئية والقانونية والأخلاقية، مما يجعل التواصل مع العملاء أسهل. فكّر في نظام DDS كأداة لتقييم المخاطر للأعمال، تماماً كما أن التقارير المحاسبية هي أدوات تساعدك على تقييم الصحة المالية للأعمال. يعد نظام DDS الخاص بك وسيلة مفيدة لتخزين البيانات حول المخاطر التي تواجه الشركة. قد يكون ذلك معلومات عن العملاء وجداول إدارة المرافق وأي شيء آخر يمكن أن يؤثر على صحة الشركة في المستقبل.
إن كيفية إعداد DDS أمر متروك لك ولكن يعتمد على حجم شركتك وملفات تعريف عملائك. السؤال الأول الذي يجب أن تطرحه هو ما الذي تريده من DDS؟ إذا كان لديك الكثير من العملاء لمرة واحدة، على سبيل المثال من نقطة البداية من الويب إلى الطباعة، فربما لا تحتاج إلى أي شيء أكثر تفصيلاً. ولكن إذا كان عملاؤك من الشركات الكبيرة، أو حتى مجرد أقسام داخل الشركات الكبيرة، فستحتاج إلى دمج العناية الواجبة في أنظمة الإدارة الحالية كخطوة أولى. إن DDS هو المكان الذي تقوم فيه بتتبع ما تفعله لمنع أو وقف أو تقليل أشياء مثل الآثار السلبية للكربون. وهو أيضاً المكان الذي تقوم فيه بمراقبة وتقييم مدى فعالية سياساتك. ستتمكن أيضًا من استخدامه للمساعدة في كيفية توصيل المعلومات إلى الموظفين والعملاء حسب الحاجة. كما سيساعدك أيضاً على توحيد سياساتك لإصلاح أوجه القصور مثل قائمة الذمم الدائنة التي أصبحت طويلة جداً أو النفقات الرأسمالية التي لا تحقق النتائج المرجوة.
يمكنك جمع المعلومات في تقارير ربع سنوية بسيطة من كل قسم في الشركة. اطلب من المديرين تقديم تقارير مكتوبة تغطي أموراً مثل عدد الموظفين، ومدة عملهم في القسم، والتدريب الذي حصلوا عليه وما إلى ذلك. يمكنك الحصول على ملخصات عن المستحقات، وتوقعات التدفق النقدي، ومطالبات النفقات، وكل ما يهم عملك. النقطة المهمة هي أن هذا النوع من العناية الواجبة يثبت أنك على رأس الأمور. إذا أراد أحد العملاء معرفة تفاصيل عن بصمتك الكربونية على سبيل المثال، فلديك وسيلة للعثور على المعلومات ومشاركتها بسهولة. يبدو أن نظام DDS يبدو وكأنه جزء مرهق من النفقات الإدارية المرهقة، ولكنه في الواقع وسيلة لجعل إعداد التقارير وحياة الاستدامة أسهل.
معلومات المصدر: تم إنتاج هذه المقالة من قبل مشروع فيردجريس مبادرة صناعية تهدف إلى زيادة الوعي بالطباعة‘الأثر البيئي الإيجابي. يساعد هذا التعليق الأسبوعي شركات الطباعة على مواكبة المعايير البيئية، وكيف يمكن لإدارة الأعمال الصديقة للبيئة أن تساعد في تحسين أرباحها النهائية. يتم دعم Verdigris من قبل الشركات التالية: أجفا جرافيكس, EFI, فيسبا, فوجي فيلم, إتش بي, كوداك, ميراكلون, ريكو, الوحدة للنشر و زايكون.