Системата за надлежна проверка (СНП) е нещо повече от администратор; тя е жизненоважен инструмент за оценка на риска. Тя рационализира съществуващите операции, като същевременно проследява спазването на екологичните и етичните изисквания. Като централизира данните за въглеродния отпечатък и състоянието на бизнеса, DDS опростява комуникацията с клиентите и доказва, че компанията ви е организирана, устойчива и юридически издържана.
Можете ли изобщо да си направите труда да прочетете обяснение за това какво представлява системата за надлежна проверка? Вероятно си мислите, че вече имате достатъчно администратори и системи и че системата за надлежна проверка (СНПП) е нещо прекалено. Разбира се, имате счетоводен отдел и човешки ресурси. Да, имате въведен контрол на складовите наличности и системите ви за работния процес са напълно автоматизирани и високоефективни. Това са основните системи за управление, които ви помагат да управлявате всичко, така че защо, по дяволите, бихте искали да се занимавате с DDS? И какво общо има DDS с екологичната устойчивост? Ако се чувствате така, моля, опитайте се да помислите отново.
DDS е система, която прави съществуващите бизнес системи по-ефективни. Тя е и начин за проследяване на спазването на екологичните, правните и етичните стандарти, така че улеснява комуникацията с клиентите. Мислете за DDS като за инструмент за оценка на риска за бизнеса, подобно на счетоводните отчети, които са инструменти, помагащи ви да оцените финансовото състояние на бизнеса. Вашият DDS е удобен начин за съхраняване на данни за рисковете, пред които е изправен бизнесът. Това може да бъде информация за клиенти, графици за управление на съоръженията и всичко друго, което може да повлияе на бъдещото състояние на компанията.
Начинът, по който ще създадете DDS, зависи от вас, но зависи от размера на вашата компания и профилите на клиентите ви. Първият въпрос, който трябва да си зададете, е какво искате от DDS? Ако имате много еднократни клиенти, например от начална точка „от уеб до печат“, вероятно не се нуждаете от нещо твърде сложно. Но ако клиентите ви са големи компании или дори само отдели в големи компании, като първа стъпка ще трябва да интегрирате надлежната проверка в съществуващите системи за управление. Системата за ДДД е мястото, където следите какво правите, за да предотвратите, прекратите или сведете до минимум неща като неблагоприятния въглероден отпечатък. Това е и мястото, където наблюдавате и оценявате доколко ефективни са вашите политики. При необходимост ще можете да го използвате и за помощ при начина на предаване на информация на персонала и клиентите. Тя ще ви помогне и да консолидирате политиките си за отстраняване на недостатъци, като например списък със задължения, който става твърде дълъг, или капиталови разходи, които не дават резултат.
Можете да събирате информация в обикновени тримесечни отчети от всеки отдел в предприятието. Поискайте от мениджърите да предоставят писмени отчети, които да обхващат такива неща като броя на служителите, колко време работят в отдела, какво обучение са преминали и т.н. Можете да получите обобщения на вземанията, прогнози за паричните потоци, искания за възстановяване на разходи – всичко, което е от значение за вашия бизнес. Същественото е, че този вид надлежна проверка доказва, че сте в течение на нещата. Ако клиентът иска да научи подробности, да речем, за вашия въглероден отпечатък, вие разполагате със средства за лесно намиране и споделяне на информацията. DDS звучи като натоварваща административна тежест, но всъщност е начин да улесните живота си в областта на отчитането и устойчивото развитие.
Източник на информация: Тази статия е изготвена от Проект Verdigris, инициатива на индустрията, целяща да повиши осведомеността за печатането‘положителното въздействие върху околната среда. Този ежеседмичен коментар помага на печатниците да бъдат в крак с екологичните стандарти и да разберат как екологосъобразното управление на бизнеса може да помогне за подобряване на резултатите. Verdigris се подкрепя от следните компании: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Издателство Единство и Xeikon.