System należytej staranności (DDS) to coś więcej niż tylko administracja; to istotne narzędzie oceny ryzyka. Usprawnia istniejące operacje, jednocześnie śledząc zgodność środowiskową i etyczną. Dzięki centralizacji danych dotyczących śladu węglowego i kondycji biznesowej, DDS upraszcza komunikację z klientami i dowodzi, że firma jest zorganizowana, zrównoważona i prawnie uzasadniona.
Czy w ogóle jesteś w stanie przeczytać wyjaśnienie, czym jest system należytej staranności? Prawdopodobnie uważasz, że masz już wystarczająco dużo administracji i systemów, a system należytej staranności (DDS) to przesada. Oczywiście masz dział księgowości i zasoby ludzkie. Tak, masz kontrolę zapasów, a twoje systemy przepływu pracy są w pełni zautomatyzowane i wysoce wydajne. Są to podstawowe systemy zarządzania, które pomagają ci zarządzać wszystkim, więc dlaczego u licha miałbyś zawracać sobie głowę DDS? I co DDS ma wspólnego ze zrównoważonym rozwojem środowiska? Jeśli tak uważasz, spróbuj pomyśleć jeszcze raz.
DDS to system, który zwiększa wydajność istniejących systemów biznesowych. Jest to również sposób na śledzenie zgodności z normami środowiskowymi, prawnymi i etycznymi, co ułatwia komunikację z klientami. Pomyśl o DDS jako o narzędziu do oceny ryzyka dla firmy, podobnie jak raporty księgowe są narzędziami, które pomagają ocenić kondycję finansową firmy. DDS to wygodny sposób przechowywania danych o zagrożeniach dla firmy. Mogą to być informacje o klientach, harmonogramy zarządzania obiektami i wszystko inne, co może mieć wpływ na przyszłą kondycję firmy.
To, w jaki sposób skonfigurujesz DDS, zależy od Ciebie, ale zależy od wielkości Twojej firmy i profili klientów. Pierwsze pytanie, jakie należy sobie zadać, brzmi: czego oczekujesz od DDS? Jeśli masz wielu jednorazowych klientów, powiedzmy z punktu startowego web-to-print, prawdopodobnie nie potrzebujesz niczego zbyt wyszukanego. Ale jeśli Twoimi klientami są duże firmy, a nawet tylko działy w dużych firmach, będziesz musiał zintegrować należytą staranność z istniejącymi systemami zarządzania jako pierwszy krok. System należytej staranności to miejsce, w którym śledzi się działania podejmowane w celu zapobiegania, zaprzestania lub zminimalizowania takich zjawisk, jak niekorzystny ślad węglowy. Jest to również miejsce, w którym monitorujesz i oceniasz skuteczność swoich polityk. Można go również wykorzystać do pomocy w przekazywaniu informacji pracownikom i klientom w razie potrzeby. Pomoże to również w konsolidacji polityk w celu naprawienia niedociągnięć, takich jak zbyt długa lista zobowiązań lub wydatki kapitałowe, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.
Możesz zbierać informacje w prostych raportach kwartalnych z każdego działu w firmie. Poproś menedżerów o dostarczenie pisemnych raportów obejmujących takie kwestie, jak liczba pracowników, jak długo pracują w danym dziale, jakie szkolenia przeszli itp. Możesz uzyskać podsumowania należności, prognozy przepływów pieniężnych, wnioski o zwrot wydatków, cokolwiek ma znaczenie dla Twojej firmy. Chodzi o to, że ten rodzaj należytej staranności dowodzi, że jesteś na bieżąco. Jeśli klient chce poznać szczegóły dotyczące, powiedzmy, śladu węglowego, masz możliwość łatwego znalezienia i udostępnienia tych informacji. DDS brzmi jak uciążliwy narzut administracyjny, ale w rzeczywistości jest to sposób na ułatwienie raportowania i zrównoważonego rozwoju.
Źródło informacji: Ten artykuł został opracowany przez Projekt Verdigris, inicjatywa branżowa mająca na celu zwiększenie świadomości na temat druku’pozytywny wpływ na środowisko. Ten cotygodniowy komentarz pomaga firmom poligraficznym być na bieżąco ze standardami środowiskowymi i tym, jak przyjazne dla środowiska zarządzanie biznesem może pomóc poprawić ich wyniki finansowe. Verdigris jest wspierany przez następujące firmy: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing oraz Xeikon.