Ein Due Diligence System (DDS) ist mehr als nur eine Verwaltung; es ist ein wichtiges Instrument zur Risikobewertung. Es rationalisiert bestehende Abläufe und überwacht gleichzeitig die Einhaltung von Umweltvorschriften und ethischen Standards. Durch die zentrale Erfassung von Daten über den CO2-Fußabdruck und die Gesundheit des Unternehmens vereinfacht ein DDS die Kundenkommunikation und beweist, dass Ihr Unternehmen organisiert, nachhaltig und rechtlich einwandfrei ist.
Können Sie sich überhaupt die Mühe machen, eine Erklärung zu lesen, was eine Sorgfaltspflichtregelung ist? Wahrscheinlich denken Sie, dass Sie schon genug Verwaltung und Systeme haben und dass ein Due Diligence System (DDS) übertrieben ist. Natürlich haben Sie eine Buchhaltungsabteilung und eine Personalabteilung. Ja, Sie haben eine Bestandskontrolle und Ihre Workflow-Systeme sind vollständig automatisiert und hocheffizient. Das sind die grundlegenden Managementsysteme, die Ihnen helfen, alles zu verwalten. Warum in aller Welt sollten Sie sich also mit einem DDS befassen? Und was hat ein DDS mit ökologischer Nachhaltigkeit zu tun? Wenn Sie so denken, dann denken Sie bitte noch einmal nach.
Ein DDS ist ein System, das Ihre bestehenden Geschäftssysteme effizienter macht. Es ist auch eine Möglichkeit, den Überblick über die Einhaltung von Umwelt-, Rechts- und Ethikstandards zu behalten, was die Kommunikation mit Ihren Kunden erleichtert. Betrachten Sie ein DDS als ein Instrument zur Risikobewertung für Ihr Unternehmen, so wie Buchhaltungsberichte Ihnen helfen, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu beurteilen. Ihr DDS ist eine praktische Möglichkeit, Daten über die Risiken zu speichern, denen das Unternehmen ausgesetzt ist. Dabei kann es sich um Kundeninformationen, Zeitpläne für das Gebäudemanagement und alles andere handeln, was sich auf die zukünftige Gesundheit des Unternehmens auswirken könnte.
Wie Sie bei der Einrichtung eines DDS vorgehen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und Ihren Kundenprofilen ab. Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist, was Sie von einem DDS erwarten? Wenn Sie viele Einzelkunden haben, z.B. aus dem Web-to-Print-Bereich, brauchen Sie wahrscheinlich nichts allzu Aufwändiges. Wenn es sich bei Ihren Kunden jedoch um große Unternehmen oder sogar nur um Abteilungen innerhalb großer Unternehmen handelt, müssen Sie in einem ersten Schritt die Due Diligence in die bestehenden Managementsysteme integrieren. Die DDS ist der Ort, an dem Sie verfolgen, was Sie tun, um Dinge wie einen negativen CO2-Fußabdruck zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren. Hier überwachen und bewerten Sie auch, wie effektiv Ihre Richtlinien sind. Sie können es auch nutzen, um Ihren Mitarbeitern und Kunden bei Bedarf Informationen zukommen zu lassen. Es wird Ihnen auch helfen, Ihre Richtlinien zu konsolidieren, um Unzulänglichkeiten zu beheben, wie z.B. eine zu lange Liste von Verbindlichkeiten oder Investitionen, die sich nicht rentieren.
Sie können Informationen in einfachen vierteljährlichen Berichten aus jeder Abteilung des Unternehmens sammeln. Bitten Sie die Manager um schriftliche Berichte über die Anzahl der Mitarbeiter, die Dauer ihrer Zugehörigkeit zur Abteilung, ihre Ausbildung und so weiter. Sie können Zusammenfassungen von Forderungen, Cashflow-Prognosen, Kostenabrechnungen, was auch immer für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist, erhalten. Der Punkt ist, dass diese Art von Due Diligence beweist, dass Sie die Dinge im Griff haben. Wenn ein Kunde Einzelheiten über Ihren CO2-Fußabdruck wissen möchte, haben Sie die Möglichkeit, diese Informationen leicht zu finden und weiterzugeben. Ein DDS hört sich nach einem lästigen Verwaltungsaufwand an, ist aber in Wirklichkeit eine Möglichkeit, Ihre Berichterstattung und Ihr Leben in Sachen Nachhaltigkeit einfacher zu gestalten.
Quellenangaben: Dieser Artikel wurde erstellt von der Verdigris-Projekt, eine Brancheninitiative, die das Bewusstsein für den Druck schärfen soll‚s positive Auswirkungen auf die Umwelt. Dieser wöchentliche Kommentar hilft Druckereien, sich über Umweltstandards auf dem Laufenden zu halten und zu erfahren, wie eine umweltfreundliche Unternehmensführung dazu beitragen kann, ihr Geschäftsergebnis zu verbessern. Verdigris wird von den folgenden Unternehmen unterstützt: Agfa Grafiken, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing und Xeikon.