Um Sistema de Diligência Devida (DDS) é mais do que uma simples administração; é uma ferramenta vital de avaliação de riscos. Dinamiza as operações existentes e acompanha a conformidade ambiental e ética. Ao centralizar os dados sobre a pegada de carbono e a saúde do negócio, um DDS simplifica a comunicação com o cliente e prova que a tua empresa é organizada, sustentável e legalmente sólida.
Consegues sequer dar-te ao trabalho de ler uma explicação sobre o que é um Sistema de Diligência Prévia? Provavelmente pensas que já tens administração e sistemas suficientes e que um sistema de diligência devida (DDS) é um exagero. É claro que tens um departamento de contabilidade e recursos humanos. Sim, tens um controlo de stocks e os teus sistemas de fluxo de trabalho são totalmente automatizados e altamente eficientes. Estes são os sistemas de gestão básicos que te ajudam a gerir tudo, por isso, porque é que te havias de preocupar com um DDS? E o que é que um DDS tem a ver com a sustentabilidade ambiental? Se é assim que te sentes, por favor tenta pensar de novo.
Um DDS é um sistema que torna os teus sistemas comerciais existentes mais eficientes. É também uma forma de acompanhar o cumprimento das normas ambientais, legais e éticas, facilitando assim a comunicação com os clientes. Pensa num DDS como uma ferramenta de avaliação de riscos para a empresa, tal como os relatórios contabilísticos são ferramentas que te ajudam a avaliar a saúde financeira da empresa. O teu DDS é uma forma prática de armazenar dados sobre os riscos que a empresa enfrenta. Pode tratar-se de informações sobre clientes, calendários de gestão de instalações e qualquer outra coisa que possa afetar a saúde futura da empresa.
A forma de criar um DDS é da tua responsabilidade, mas depende da dimensão da tua empresa e do perfil dos teus clientes. A primeira pergunta a fazer é o que pretendes de um DDS? Se tiveres muitos clientes pontuais, por exemplo, a partir de um ponto de partida web-to-print, provavelmente não precisas de nada muito elaborado. Mas se os teus clientes são grandes empresas, ou mesmo apenas departamentos de grandes empresas, terás de integrar a diligência devida nos sistemas de gestão existentes como primeiro passo. O DDS é o local onde se mantém um registo do que se faz para prevenir, cessar ou minimizar aspectos como as pegadas de carbono adversas. É também onde monitoriza e avalia a eficácia das suas políticas. Poderás também utilizá-lo para te ajudar a comunicar informações ao pessoal e aos clientes, conforme necessário. Também te ajudará a consolidar as tuas políticas para corrigir deficiências, como uma lista de contas a pagar demasiado longa ou despesas de capital que não estão a ser cumpridas.
Podes recolher informações em simples relatórios trimestrais de cada departamento da empresa. Pede aos gestores que forneçam relatórios escritos sobre aspectos como o número de funcionários, há quanto tempo estão no departamento, que formação receberam e assim por diante. Podes obter resumos das contas a receber, previsões de fluxo de caixa, declarações de despesas, o que for importante para a tua empresa. A questão é que este tipo de diligência prévia prova que estás a par de tudo. Se um cliente quiser saber detalhes, por exemplo, sobre a tua pegada de carbono, tens os meios para encontrar e partilhar facilmente a informação. Um DDS parece uma sobrecarga administrativa, mas é, na verdade, uma forma de facilitar a tua vida de comunicação e sustentabilidade.
Informação sobre a fonte: Este artigo foi produzido pelo Projeto Verdigris, uma iniciativa do sector destinada a aumentar a sensibilização para a impressão‘s impacto ambiental positivo. Este comentário semanal ajuda as empresas gráficas a manterem-se actualizadas relativamente às normas ambientais e à forma como uma gestão empresarial amiga do ambiente pode ajudar a melhorar os seus resultados. Verdigris é apoiado pelas seguintes empresas: Gráficos Agfa, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing e Xeikon.