Ett Due Diligence-system (DDS) är mer än bara administration; det är ett viktigt riskbedömningsverktyg. Det effektiviserar den befintliga verksamheten samtidigt som det spårar efterlevnad av miljö- och etikregler. Genom att centralisera data om koldioxidavtryck och företagshälsa förenklar en DDS kundkommunikationen och bevisar att ditt företag är organiserat, hållbart och juridiskt sunt.
Kan du ens bry dig om att läsa en förklaring av vad ett Due Diligence-system är? Du tycker förmodligen att du redan har tillräckligt med administration och system på plats och att ett Due Diligence-system (DDS) är överdrivet. Du har naturligtvis en redovisningsavdelning och personalresurser. Ja, du har lagerstyrning på plats och dina arbetsflödessystem är helt automatiserade och mycket effektiva. Det här är de grundläggande ledningssystemen som hjälper dig att driva allt, så varför i hela friden skulle du vilja bry dig om en DDS? Och vad har ett DDS att göra med miljömässig hållbarhet? Om det är så här du känner, försök att tänka om.
En DDS är ett system som gör dina befintliga affärssystem mer effektiva. Det är också ett sätt att hålla koll på efterlevnaden av miljömässiga, juridiska och etiska standarder, vilket gör kundkommunikationen enklare. Tänk på ett DDS som ett riskbedömningsverktyg för verksamheten, på samma sätt som redovisningsrapporter är verktyg som hjälper dig att bedöma verksamhetens finansiella hälsa. Din DDS är ett praktiskt sätt att lagra data om risker som verksamheten står inför. Detta kan vara kundinformation, scheman för anläggningshantering och allt annat som kan påverka företagets framtida hälsa.
Hur du går tillväga för att inrätta en DDS är upp till dig men beror på storleken på ditt företag och dina kundprofiler. Den första frågan att ställa är vad du vill ha från en DDS? Om du har många engångskunder, till exempel från en webb-till-utskriftsutgångspunkt, behöver du förmodligen inte något för detaljerat. Men om dina kunder är stora företag, eller till och med bara avdelningar inom stora företag, måste du integrera due diligence i befintliga ledningssystem som ett första steg. Det är i DDS som du håller reda på vad du gör för att förebygga, upphöra med eller minimera exempelvis negativa koldioxidavtryck. Det är också där du övervakar och bedömer hur effektiva dina policyer är. Du kommer också att kunna använda det som hjälp för att kommunicera information till personal och kunder vid behov. Det hjälper dig också att konsolidera dina policyer för att åtgärda brister, t.ex. en skuldlista som börjar bli för lång eller kapitalutgifter som inte ger resultat.
Du kan samla in information i enkla kvartalsrapporter från varje avdelning i företaget. Be cheferna att lämna skriftliga rapporter som omfattar sådant som antalet anställda, hur länge de har varit på avdelningen, vilken utbildning de har fått och så vidare. Du kan få sammanfattningar av fordringar, kassaflödesprognoser, utgiftsanspråk, vad som helst som är viktigt för ditt företag. Poängen är att den här typen av due diligence visar att du har koll på läget. Om en kund vill veta detaljer om säg ditt koldioxidavtryck, har du möjlighet att enkelt hitta och dela informationen. En DDS låter som en betungande administrativ börda, men det är faktiskt ett sätt att göra livet enklare för dig när det gäller rapportering och hållbarhet.
Källinformation: Denna artikel producerades av Verdigris-projektet, ett branschinitiativ som syftar till att öka medvetenheten om print’positiva miljöpåverkan. Denna veckovisa kommentar hjälper tryckerier att hålla sig uppdaterade om miljöstandarder och hur miljövänlig företagsledning kan bidra till att förbättra deras resultat. Verdigris stöds av följande företag: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing och Xeikon.