Un Sistema de Diligencia Debida (SDD) es más que una simple administración; es una herramienta vital de evaluación de riesgos. Agiliza las operaciones existentes a la vez que realiza un seguimiento del cumplimiento medioambiental y ético. Al centralizar los datos sobre la huella de carbono y la salud empresarial, una DDS simplifica la comunicación con el cliente y demuestra que tu empresa está organizada, es sostenible y legalmente sólida.
¿Puedes siquiera molestarte en leer una explicación de lo que es un Sistema de Diligencia Debida? Probablemente pienses que ya tienes suficiente administración y sistemas y que un Sistema de Diligencia Debida (SDD) está de más. Por supuesto, tienes un departamento de contabilidad y recursos humanos. Sí, tienes un control de existencias y tus sistemas de flujo de trabajo están totalmente automatizados y son muy eficaces. Éstos son los sistemas de gestión básicos que te ayudan a gestionarlo todo, así que ¿por qué demonios ibas a molestarte en tener un DDS? ¿Y qué tiene que ver un DDS con la sostenibilidad medioambiental? Si así es como te sientes, por favor, intenta pensar de nuevo.
Un DDS es un sistema que hace que tus sistemas empresariales existentes sean más eficaces. También es una forma de hacer un seguimiento del cumplimiento de las normas medioambientales, legales y éticas, por lo que facilita la comunicación con los clientes. Piensa en un DDS como una herramienta de evaluación de riesgos para la empresa, del mismo modo que los informes contables son herramientas que te ayudan a evaluar la salud financiera de la empresa. Tu DDS es una forma práctica de almacenar datos sobre los riesgos a los que se enfrenta la empresa. Puede tratarse de información sobre clientes, programas de gestión de instalaciones y cualquier otra cosa que pueda afectar a la salud futura de la empresa.
La forma de crear un DDS es cosa tuya, pero depende del tamaño de tu empresa y del perfil de tus clientes. Lo primero que debes preguntarte es qué quieres de un DDS. Si tienes muchos clientes puntuales, por ejemplo de un punto de partida web-to-print, probablemente no necesites nada demasiado elaborado. Pero si tus clientes son grandes empresas, o incluso sólo departamentos dentro de grandes empresas, necesitarás integrar la diligencia debida en los sistemas de gestión existentes como primer paso. La DDS es donde llevas un registro de lo que haces para prevenir, detener o minimizar cosas como las huellas de carbono adversas. También es donde controlas y evalúas la eficacia de tus políticas. También podrás utilizarlo como ayuda para comunicar información al personal y a los clientes cuando sea necesario. También te ayudará a consolidar tus políticas para solucionar deficiencias, como una lista de acreedores que se está alargando demasiado o gastos de capital que no están dando resultados.
Puedes recopilar información en sencillos informes trimestrales de cada departamento de la empresa. Pide a los gerentes que te faciliten informes escritos sobre aspectos como el número de empleados, cuánto tiempo llevan en el departamento, qué formación han recibido, etc. Puedes obtener resúmenes de cuentas por cobrar, previsiones de tesorería, reclamaciones de gastos, lo que sea importante para tu empresa. La cuestión es que este tipo de diligencia debida demuestra que estás al tanto de todo. Si un cliente quiere conocer detalles de, por ejemplo, tu huella de carbono, tienes los medios para encontrar y compartir fácilmente la información. Una DDS parece un engorro administrativo, pero en realidad es una forma de facilitarte la presentación de informes y la vida sostenible.
Fuente de la información: Este artículo ha sido elaborado por el Proyecto Verdigris, una iniciativa del sector destinada a sensibilizar sobre la impresión‘s positive environmental impact. Este comentario semanal ayuda a las imprentas a estar al día de las normas medioambientales y de cómo una gestión empresarial respetuosa con el medio ambiente puede contribuir a mejorar sus resultados. Verdigris cuenta con el apoyo de las siguientes empresas: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Editorial Unity y Xeikon.