Systém náležitej starostlivosti (DDS) je viac než len administrácia; je to dôležitý nástroj na hodnotenie rizík. Zefektívňuje existujúce operácie a zároveň sleduje dodržiavanie environmentálnych a etických predpisov. Centralizáciou údajov o uhlíkovej stope a zdraví podniku DDS zjednodušuje komunikáciu so zákazníkmi a dokazuje, že vaša spoločnosť je organizovaná, udržateľná a právne spoľahlivá.
Môžete sa vôbec obťažovať prečítať si vysvetlenie, čo je to systém náležitej starostlivosti? Pravdepodobne si myslíte, že už máte dostatok administratívy a systémov a že systém náležitej starostlivosti (Due Diligence System – DDS) je nadbytočný. Samozrejme, máte účtovné oddelenie a oddelenie ľudských zdrojov. Áno, máte zavedené riadenie zásob a vaše systémy pracovného toku sú plne automatizované a vysoko efektívne. Toto sú základné systémy riadenia, ktoré vám pomáhajú všetko riadiť, tak prečo by ste sa preboha mali zaoberať systémom DDS? A čo má DDS spoločné s environmentálnou udržateľnosťou? Ak máte takýto pocit, skúste sa zamyslieť ešte raz.
DDS je systém, ktorý zefektívňuje vaše existujúce podnikové systémy. Je to tiež spôsob, ako sledovať dodržiavanie environmentálnych, právnych a etických noriem, takže uľahčuje komunikáciu so zákazníkmi. Považujte DDS za nástroj na hodnotenie rizík podniku, podobne ako sú účtovné výkazy nástrojmi, ktoré vám pomáhajú hodnotiť finančné zdravie podniku. Váš DDS je praktický spôsob uchovávania údajov o rizikách, ktorým podnik čelí. Môžu to byť informácie o klientoch, harmonogramy riadenia zariadení a čokoľvek iné, čo by mohlo ovplyvniť budúce zdravie spoločnosti.
Spôsob nastavenia DDS je na vás, ale závisí od veľkosti vašej spoločnosti a profilov vašich klientov. Prvou otázkou, ktorú si musíte položiť, je, čo od DDS chcete? Ak máte veľa jednorazových klientov, povedzme z východiskového bodu web-to-print, pravdepodobne nepotrebujete nič príliš zložité. Ak sú však vašimi klientmi veľké spoločnosti alebo dokonca len oddelenia vo veľkých spoločnostiach, budete musieť v prvom kroku integrovať due diligence do existujúcich systémov riadenia. DDS je miesto, kde sledujete, čo robíte, aby ste zabránili, zastavili alebo minimalizovali veci, ako je nepriaznivá uhlíková stopa. Je to tiež miesto, kde monitorujete a hodnotíte, aké účinné sú vaše politiky. Budete ho môcť využiť aj na pomoc pri tom, ako v prípade potreby oznamujete informácie zamestnancom a klientom. Pomôže vám tiež konsolidovať vaše politiky na odstránenie nedostatkov, ako je napríklad zoznam záväzkov, ktorý sa príliš predlžuje, alebo kapitálové výdavky, ktoré neprinášajú výsledky.
Informácie môžete zhromažďovať v jednoduchých štvrťročných správach z jednotlivých oddelení podniku. Požiadajte manažérov, aby poskytli písomné správy, ktoré budú obsahovať napríklad počet zamestnancov, ako dlho pracujú v oddelení, aké absolvovali školenia a podobne. Môžete získať súhrny pohľadávok, prognózy peňažných tokov, žiadosti o úhradu nákladov, čokoľvek, čo je pre váš podnik dôležité. Podstatou je, že tento druh hĺbkovej kontroly dokazuje, že ste nad vecou. Ak chce zákazník vedieť podrobnosti napríklad o vašej uhlíkovej stope, máte prostriedky na jednoduché nájdenie a zdieľanie informácií. DDS znie ako zaťažujúca administratívna réžia, ale v skutočnosti je to spôsob, ako si uľahčiť život v oblasti reportovania a udržateľnosti.
Zdroj informácií: Tento článok bol vypracovaný Projekt Verdigris, priemyselná iniciatíva zameraná na zvýšenie povedomia o tlači‚pozitívny vplyv na životné prostredie. Tento týždenný komentár pomáha tlačiarenským spoločnostiam udržiavať aktuálne informácie o environmentálnych normách a o tom, ako môže ekologické riadenie podniku pomôcť zlepšiť ich hospodárske výsledky. Verdigris podporujú tieto spoločnosti: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Vydavateľstvo Unity a Xeikon.