Система Due Diligence System (DDS) — это больше, чем просто администратор; это жизненно важный инструмент оценки рисков. Она упрощает существующие операции, отслеживая соблюдение экологических и этических норм. Централизуя данные об углеродном следе и здоровье бизнеса, DDS упрощает общение с клиентами и доказывает, что Ваша компания организована, устойчива и юридически грамотна.
Можете ли Вы хотя бы потрудиться прочитать объяснение того, что такое система должной осмотрительности? Вероятно, Вы думаете, что у Вас уже достаточно администраторов и систем, и что система должной осмотрительности (DDS) — это уже слишком. Конечно, у Вас есть бухгалтерия и отдел кадров. Да, Вы контролируете запасы, а Ваши системы документооборота полностью автоматизированы и высокоэффективны. Это основные системы управления, которые помогают Вам управлять всем, так зачем же Вам DDS? И какое отношение DDS имеет к экологической устойчивости? Если Вы так считаете, пожалуйста, попробуйте подумать еще раз.
DDS — это система, которая делает Ваши существующие бизнес-системы более эффективными. Это также способ отслеживать соблюдение экологических, юридических и этических стандартов, что упрощает общение с клиентами. Думайте о DDS как об инструменте оценки рисков для бизнеса, точно так же, как бухгалтерские отчеты являются инструментами, помогающими Вам оценить финансовое состояние бизнеса. Ваш DDS — это удобный способ хранения данных о рисках, с которыми сталкивается бизнес. Это может быть информация о клиентах, графики управления объектами и все остальное, что может повлиять на будущее здоровье компании.
Как организовать DDS, решать Вам, но это зависит от размера Вашей компании и профиля Ваших клиентов. Первый вопрос, который следует задать, — что Вы хотите от DDS? Если у Вас много разовых клиентов, например, если Вы начинаете с web-to-print, Вам, вероятно, не нужно ничего слишком сложного. Но если Ваши клиенты — это крупные компании или даже просто отделы в крупных компаниях, то в качестве первого шага Вам потребуется интегрировать систему должной осмотрительности в существующие системы управления. DDS — это то место, где Вы отслеживаете, что Вы делаете для предотвращения, прекращения или минимизации таких вещей, как негативный углеродный след. Здесь же Вы отслеживаете и оцениваете, насколько эффективна Ваша политика. Вы также сможете использовать его для помощи в передаче информации сотрудникам и клиентам. Она также поможет Вам консолидировать Ваши политики для устранения таких недостатков, как слишком длинный список кредиторской задолженности или капитальные затраты, которые не приносят результатов.
Вы можете собирать информацию в виде простых квартальных отчетов от каждого отдела предприятия. Попросите менеджеров предоставить письменные отчеты, содержащие такие сведения, как количество сотрудников, как долго они работают в отделе, какое обучение они прошли и так далее. Вы можете получить сводки по дебиторской задолженности, прогнозы движения денежных средств, заявления о расходах — все, что имеет значение для Вашего бизнеса. Суть в том, что подобная проверка доказывает, что Вы в курсе всех событий. Если клиент захочет узнать подробности, скажем, о Вашем углеродном следе, у Вас есть возможность легко найти и поделиться этой информацией. DDS звучит как обременительная административная нагрузка, но на самом деле это способ облегчить Вашу жизнь в сфере отчетности и устойчивого развития.
Информация об источнике: Эта статья была подготовлена Проект Вердигрис, отраслевая инициатива, призванная повысить осведомленность о печати‘положительное влияние на окружающую среду. Этот еженедельный комментарий помогает полиграфическим компаниям быть в курсе экологических стандартов и того, как экологичное управление бизнесом может помочь улучшить их итоговые показатели. Verdigris поддерживают следующие компании: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Мираклон, Ricoh, Издательство «Юнити и Xeikon.