Az átvilágítási rendszer (Due Diligence System, DDS) több mint adminisztráció; ez egy létfontosságú kockázatértékelési eszköz. Egyszerűsíti a meglévő műveleteket, miközben nyomon követi a környezetvédelmi és etikai megfelelőséget. A DDS a szén-dioxid-kibocsátásra és az üzleti egészségre vonatkozó adatok központosításával leegyszerűsíti az ügyfélkommunikációt, és bizonyítja, hogy vállalata szervezett, fenntartható és jogilag megbízható.
Egyáltalán el tudná olvasni, hogy mi is az a Due Diligence System (átvilágítási rendszer)? Valószínűleg úgy gondolja, hogy már így is elég adminisztrációval és rendszerrel rendelkezik, és hogy az átvilágítási rendszer (DDS) túlzás. Természetesen van könyvelési osztálya és humánerőforrás részlege. Igen, van készletellenőrzés, és a munkafolyamat-rendszerek teljesen automatizáltak és rendkívül hatékonyak. Ezek azok az alapvető irányítási rendszerek, amelyek segítenek mindent működtetni, tehát mi a fenéért akarnának egy DDS-szel bajlódni? És mi köze van a DDS-nek a környezeti fenntarthatósághoz? Ha így gondolja, kérem, próbáljon meg újra gondolkodni.
A DDS olyan rendszer, amely hatékonyabbá teszi a meglévő üzleti rendszereket. Emellett a környezetvédelmi, jogi és etikai szabványoknak való megfelelés nyomon követését is lehetővé teszi, így megkönnyíti az ügyfelekkel való kommunikációt. Gondoljon a DDS-re úgy, mint a vállalkozás kockázatértékelési eszközére, hasonlóan a számviteli jelentésekhez, amelyek segítenek a vállalkozás pénzügyi állapotának értékelésében. A DDS egy praktikus módja az üzletet fenyegető kockázatokra vonatkozó adatok tárolásának. Ezek lehetnek ügyfélinformációk, létesítménygazdálkodási ütemtervek és bármi más, ami befolyásolhatja a vállalat jövőbeli egészségét.
A DDS felállításának módja Öntől függ, de függ a vállalat méretétől és az ügyfélprofiloktól. Az első kérdés, amit fel kell tennie, hogy mit szeretne egy DDS-től? Ha sok egyszeri ügyfele van, mondjuk egy web-to-print kiindulópontból, akkor valószínűleg nincs szüksége semmi túl bonyolultra. Ha azonban az ügyfelei nagyvállalatok, vagy akár csak nagyvállalatokon belüli részlegek, akkor első lépésként az átvilágítást be kell építenie a meglévő irányítási rendszerekbe. A DDS-ben nyomon követi, hogy mit tesz az olyan dolgok megelőzése, megszüntetése vagy minimalizálása érdekében, mint például a káros szén-dioxid-kibocsátás. Ez az a hely, ahol nyomon követheti és értékelheti, hogy mennyire hatékonyak a politikái. Szükség esetén arra is használhatja, hogy segítséget nyújtson abban, hogyan kommunikálja az információkat a munkatársak és az ügyfelek felé. Segítségével konszolidálhatja az irányelveit az olyan hiányosságok kijavítására, mint például a túl hosszúra nyúló tartozások listája vagy a nem teljesítő tőkekiadások.
Egyszerű negyedéves jelentésekben gyűjthet információkat a vállalkozás minden egyes részlegétől. Kérje meg a vezetőket, hogy írásos jelentéseket nyújtsanak be, amelyek olyan dolgokról szólnak, mint például a személyzet létszáma, mióta dolgoznak az adott részlegen, milyen képzésben részesültek és így tovább. Kaphat összefoglalókat a kintlévőségekről, pénzforgalmi előrejelzésekről, költségelszámolásokról, bármi másról, ami az Ön vállalkozása számára fontos. A lényeg az, hogy ez a fajta átvilágítás bizonyítja, hogy Ön a helyzet magaslatán áll. Ha egy ügyfél kíváncsi például az Ön szén-dioxid-kibocsátásának részleteire, akkor Ön könnyen megtalálhatja és megoszthatja az információkat. A DDS úgy hangzik, mintha csak egy kis adminisztrációs terhet jelentene, de valójában ez egy módja annak, hogy megkönnyítse a jelentéstételt és a fenntarthatósággal kapcsolatos életét.
Forrásinformációk: A cikket a Verdigris projekt, egy iparági kezdeményezés, amelynek célja a nyomtatással kapcsolatos tudatosság növelése‘pozitív környezeti hatásait. Ez a heti kommentár segít a nyomdaipari vállalatoknak naprakészen tartani magukat a környezetvédelmi előírásokkal kapcsolatban, valamint abban, hogy a környezetbarát üzletvitel hogyan segíthet javítani a vállalat eredményeit. A Verdigris-t a következő vállalatok támogatják: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing és Xeikon.