Ένα σύστημα δέουσας επιμέλειας (DDS) είναι κάτι περισσότερο από απλή διαχείριση- είναι ένα ζωτικής σημασίας εργαλείο αξιολόγησης κινδύνων. Εξορθολογίζει τις υφιστάμενες λειτουργίες, ενώ παρακολουθεί την περιβαλλοντική και ηθική συμμόρφωση. Με τη συγκέντρωση δεδομένων σχετικά με το αποτύπωμα άνθρακα και την υγεία της επιχείρησης, ένα DDS απλοποιεί την επικοινωνία με τους πελάτες και αποδεικνύει ότι η εταιρεία σας είναι οργανωμένη, βιώσιμη και νομικά υγιής.
Μπορείτε να μπείτε στον κόπο να διαβάσετε μια εξήγηση για το τι είναι ένα σύστημα δέουσας επιμέλειας; Πιθανόν να πιστεύετε ότι έχετε ήδη αρκετή διαχείριση και συστήματα και ότι ένα Σύστημα Δέουσας Επιμέλειας (DDS) είναι υπερβολικό. Φυσικά διαθέτετε λογιστήριο και ανθρώπινο δυναμικό. Ναι, έχετε τον έλεγχο των αποθεμάτων και τα συστήματα ροής εργασιών σας είναι πλήρως αυτοματοποιημένα και εξαιρετικά αποτελεσματικά. Αυτά είναι τα βασικά συστήματα διαχείρισης που σας βοηθούν να τρέχετε τα πάντα, οπότε γιατί στο καλό να θέλετε να ασχοληθείτε με ένα DDS; Και τι σχέση έχει ένα DDS με την περιβαλλοντική βιωσιμότητα; Εάν αισθάνεστε έτσι, προσπαθήστε να σκεφτείτε ξανά.
Το DDS είναι ένα σύστημα που καθιστά τα υπάρχοντα επιχειρηματικά σας συστήματα πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης ένας τρόπος να παρακολουθείτε τις περιβαλλοντικές, νομικές και ηθικές συμμορφώσεις με τα πρότυπα, ώστε να διευκολύνετε την επικοινωνία με τους πελάτες. Σκεφτείτε ένα DDS ως ένα εργαλείο αξιολόγησης κινδύνων για την επιχείρηση, όπως οι λογιστικές εκθέσεις είναι εργαλεία που σας βοηθούν να αξιολογήσετε την οικονομική υγεία της επιχείρησης. Το DDS σας είναι ένας εύχρηστος τρόπος αποθήκευσης δεδομένων σχετικά με τους κινδύνους που αντιμετωπίζει η επιχείρηση. Αυτά μπορεί να είναι πληροφορίες πελατών, χρονοδιαγράμματα διαχείρισης εγκαταστάσεων και οτιδήποτε άλλο θα μπορούσε να επηρεάσει τη μελλοντική υγεία της επιχείρησης.
Ο τρόπος με τον οποίο θα δημιουργήσετε ένα DDS εξαρτάται από εσάς, αλλά εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας σας και το προφίλ των πελατών σας. Το πρώτο ερώτημα που πρέπει να θέσετε είναι τι θέλετε από ένα DDS. Εάν έχετε πολλούς μεμονωμένους πελάτες, π.χ. από το σημείο εκκίνησης web-to-print, μάλλον δεν χρειάζεστε κάτι πολύ περίπλοκο. Αν όμως οι πελάτες σας είναι μεγάλες εταιρείες, ή ακόμη και απλά τμήματα μέσα σε μεγάλες εταιρείες, θα χρειαστεί να ενσωματώσετε τη δέουσα επιμέλεια στα υπάρχοντα συστήματα διαχείρισης ως πρώτο βήμα. Στο DDS παρακολουθείτε τι κάνετε για να αποτρέψετε, να παύσετε ή να ελαχιστοποιήσετε πράγματα όπως το δυσμενές αποτύπωμα άνθρακα. Είναι επίσης το σημείο όπου παρακολουθείτε και αξιολογείτε πόσο αποτελεσματικές είναι οι πολιτικές σας. Θα μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για βοήθεια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνείτε τις πληροφορίες στο προσωπικό και τους πελάτες, ανάλογα με τις ανάγκες. Θα σας βοηθήσει επίσης να ενοποιήσετε τις πολιτικές σας για τον καθορισμό ελλείψεων, όπως ένας κατάλογος πληρωτέων που γίνεται πολύ μακρύς ή κεφαλαιουχικές δαπάνες που δεν αποδίδουν.
Μπορείτε να συγκεντρώσετε πληροφορίες σε απλές τριμηνιαίες εκθέσεις από κάθε τμήμα της επιχείρησης. Ζητήστε από τους διευθυντές να υποβάλουν γραπτές αναφορές που να καλύπτουν πράγματα όπως ο αριθμός του προσωπικού, ο χρόνος παραμονής του στο τμήμα, η εκπαίδευση που έχει λάβει κ.ο.κ. Μπορείτε να λάβετε περιλήψεις των απαιτήσεων, προβλέψεις ταμειακών ροών, δηλώσεις δαπανών, ό,τι έχει σημασία για την επιχείρησή σας. Το θέμα είναι ότι αυτού του είδους η δέουσα επιμέλεια αποδεικνύει ότι είστε σε εγρήγορση. Αν ένας πελάτης θέλει να μάθει λεπτομέρειες, ας πούμε, για το ανθρακικό σας αποτύπωμα, έχετε τα μέσα για να βρείτε και να μοιραστείτε εύκολα τις πληροφορίες. Ένα DDS ακούγεται σαν ένα επαχθές κομμάτι διοικητικής επιβάρυνσης, αλλά στην πραγματικότητα είναι ένας τρόπος για να κάνετε τη ζωή σας με την υποβολή εκθέσεων και τη βιωσιμότητα ευκολότερη.
Πηγή πληροφοριών: Το άρθρο αυτό παρήχθη από το Σχέδιο Verdigris, μια πρωτοβουλία του κλάδου που αποσκοπεί στην ευαισθητοποίηση για την εκτύπωση‘του θετικού περιβαλλοντικού αντίκτυπου. Αυτό το εβδομαδιαίο σχόλιο βοηθά τις εκτυπωτικές εταιρείες να ενημερώνονται για τα περιβαλλοντικά πρότυπα και για το πώς η φιλική προς το περιβάλλον διαχείριση των επιχειρήσεων μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση των αποτελεσμάτων τους. Το Verdigris υποστηρίζεται από τις ακόλουθες εταιρείες: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing και Xeikon.