Un Sistema di Due Diligence (DDS) è molto più di una semplice amministrazione: è uno strumento vitale di valutazione dei rischi. Semplifica le operazioni esistenti e tiene traccia della conformità ambientale ed etica. Centralizzando i dati sull’impronta di carbonio e sulla salute dell’azienda, un DDS semplifica la comunicazione con i clienti e dimostra che la tua azienda è organizzata, sostenibile e legalmente solida.
Riesci a prenderti la briga di leggere una spiegazione su cosa sia un Sistema di Due Diligence? Probabilmente pensi di avere già abbastanza amministrazione e sistemi in atto e che un Sistema di Due Diligence (DDS) sia eccessivo. Ovviamente hai un reparto di contabilità e risorse umane. Hai il controllo delle scorte e i tuoi sistemi di flusso di lavoro sono completamente automatizzati e altamente efficienti. Questi sono i sistemi di gestione di base che ti aiutano a gestire tutto, quindi perché mai dovresti preoccuparti di un DDS? E cosa c’entra un DDS con la sostenibilità ambientale? Se la pensi così, prova a ripensarci.
Un DDS è un sistema che rende più efficienti i sistemi aziendali esistenti. È anche un modo per tenere traccia delle norme ambientali, legali ed etiche e per facilitare le comunicazioni con i clienti. Considera il DDS come uno strumento di valutazione dei rischi per l’azienda, così come i rapporti contabili sono strumenti che ti aiutano a valutare la salute finanziaria dell’azienda. Il tuo DDS è un modo pratico per archiviare i dati sui rischi dell’azienda. Potrebbe trattarsi di informazioni sui clienti, di programmi di gestione delle strutture e di qualsiasi altra cosa che possa influire sulla salute futura dell’azienda.
Il modo in cui creare un DDS dipende da te, ma anche dalle dimensioni della tua azienda e dal profilo dei tuoi clienti. La prima domanda da porsi è: cosa vuoi da un DDS? Se hai molti clienti occasionali, ad esempio per un’attività di web-to-print, probabilmente non hai bisogno di nulla di troppo elaborato. Ma se i tuoi clienti sono grandi aziende, o anche solo reparti di grandi aziende, come primo passo dovrai integrare la due diligence nei sistemi di gestione esistenti. Il DDS è il luogo in cui si tiene traccia di ciò che si fa per prevenire, interrompere o ridurre al minimo eventi come l’impronta di carbonio negativa. È anche il luogo in cui si monitora e si valuta l’efficacia delle proprie politiche. Potrai usarlo anche per aiutarti a comunicare le informazioni al personale e ai clienti, se necessario. Ti aiuterà anche a consolidare le tue politiche per correggere le carenze, come ad esempio una lista di debiti troppo lunga o spese in conto capitale che non funzionano.
Puoi raccogliere informazioni in semplici rapporti trimestrali da ogni reparto dell’azienda. Chiedi ai manager di fornire rapporti scritti su aspetti quali il numero di dipendenti, da quanto tempo lavorano nel reparto, quale formazione hanno ricevuto e così via. Puoi ottenere un riepilogo dei crediti, delle previsioni di flusso di cassa, delle note spese e di tutto ciò che è importante per la tua azienda. Il punto è che questo tipo di due diligence dimostra che sei all’altezza della situazione. Se un cliente vuole conoscere i dettagli, ad esempio, della tua impronta di carbonio, hai i mezzi per trovare e condividere facilmente le informazioni. Un DDS sembra un onere amministrativo, ma in realtà è un modo per semplificare la tua vita di rendicontazione e sostenibilità.
Informazioni sulla fonte: Questo articolo è stato prodotto dal Progetto Verdigris, un’iniziativa del settore volta a sensibilizzare la stampa‘impatto ambientale positivo. Questo commento settimanale aiuta le aziende di stampa a tenersi aggiornate sugli standard ambientali e su come una gestione aziendale rispettosa dell’ambiente possa contribuire a migliorare i loro profitti. Verdigris è supportato dalle seguenti aziende: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing e Xeikon.