Een Due Diligence Systeem (DDS) is meer dan alleen administratie; het is een essentieel hulpmiddel voor risicobeoordeling. Het stroomlijnt bestaande activiteiten en houdt tegelijkertijd de naleving van milieu- en ethische normen bij. Door gegevens over CO2-voetafdrukken en bedrijfsgezondheid te centraliseren, vereenvoudigt een DDS de communicatie met klanten en bewijst het dat je bedrijf georganiseerd, duurzaam en wettelijk gezond is.
Kun je niet eens de moeite nemen om een uitleg te lezen over wat een Due Diligence Systeem is? Je denkt waarschijnlijk dat je al genoeg administratie en systemen hebt en dat een Due Diligence Systeem (DDS) overdreven is. Je hebt natuurlijk een boekhoudafdeling en personeelszaken. Ja, je hebt een voorraadbeheer en je workflowsystemen zijn volledig geautomatiseerd en zeer efficiënt. Dit zijn de basis managementsystemen die je helpen om alles te runnen, dus waarom zou je in hemelsnaam een DDS willen? En wat heeft een DDS te maken met milieuduurzaamheid? Als u er zo over denkt, probeer dan nog eens na te denken.
Een DDS is een systeem dat je bestaande bedrijfssystemen efficiënter maakt. Het is ook een manier om de naleving van milieu-, wettelijke en ethische normen bij te houden, zodat de communicatie met klanten eenvoudiger wordt. Beschouw een DDS als een instrument voor risicobeoordeling voor het bedrijf, net zoals boekhoudrapporten instrumenten zijn die u helpen de financiële gezondheid van het bedrijf te beoordelen. Je DDS is een handige manier om gegevens over risico’s voor het bedrijf op te slaan. Dit kan klantinformatie zijn, facilitaire planningen en al het andere dat de toekomstige gezondheid van het bedrijf kan beïnvloeden.
Hoe je een DDS opzet is aan jou, maar hangt af van de grootte van je bedrijf en je klantprofielen. De eerste vraag die u zich moet stellen is wat u wilt van een DDS? Als u veel eenmalige klanten heeft, bijvoorbeeld vanuit een web-to-print startpunt, dan heeft u waarschijnlijk niets al te uitgebreid nodig. Maar als je klanten grote bedrijven zijn, of zelfs maar afdelingen binnen grote bedrijven, dan zul je als eerste stap due diligence moeten integreren in bestaande managementsystemen. Het DDS is de plek waar je bijhoudt wat je doet om zaken als nadelige koolstofvoetafdrukken te voorkomen, te stoppen of te minimaliseren. Het is ook de plek waar je controleert en beoordeelt hoe effectief je beleid is. Je kunt het ook gebruiken om te helpen bij het communiceren van informatie aan personeel en klanten. Het zal je ook helpen bij het consolideren van je beleid om tekortkomingen te verhelpen, zoals een crediteurenlijst die te lang wordt of kapitaaluitgaven die niets opleveren.
Je kunt informatie verzamelen in eenvoudige kwartaalrapporten van elke afdeling in het bedrijf. Vraag managers om schriftelijke rapporten over zaken als het aantal personeelsleden, hoe lang ze al op de afdeling werken, welke training ze hebben gehad, enzovoort. Je kunt samenvattingen krijgen van vorderingen, cashflowprognoses, onkostendeclaraties, wat maar van belang is voor jouw bedrijf. Het punt is dat dit soort due diligence bewijst dat je er bovenop zit. Als een klant details wil weten over bijvoorbeeld je CO2-voetafdruk, dan heb je de middelen om die informatie gemakkelijk te vinden en te delen. Een DDS klinkt als een lastige administratieve rompslomp, maar het is eigenlijk een manier om je leven op het gebied van rapportage en duurzaamheid eenvoudiger te maken.
Broninformatie: Dit artikel is geproduceerd door de Verdigris Project, een initiatief van de industrie om het bewustzijn van print te vergroten‘positieve invloed op het milieu. Dit wekelijkse commentaar helpt drukkerijen op de hoogte te blijven van milieunormen en hoe milieuvriendelijke bedrijfsvoering kan bijdragen aan een beter bedrijfsresultaat. Verdigris wordt ondersteund door de volgende bedrijven: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Uitgeverij Eenheid en Xeikon.