Et Due Diligence System (DDS) er mere end bare administration; det er et vigtigt risikovurderingsværktøj. Det strømliner den eksisterende drift og sporer samtidig miljømæssig og etisk compliance. Ved at centralisere data om CO2-aftryk og virksomhedssundhed forenkler en DDS kommunikationen med kunderne og beviser, at din virksomhed er organiseret, bæredygtig og juridisk forsvarlig.
Orker du overhovedet at læse en forklaring på, hvad et due diligence-system er? Du synes sikkert, at du allerede har nok administration og systemer på plads, og at et due diligence-system (DDS) er for meget af det gode. Du har selvfølgelig en regnskabsafdeling og en personaleafdeling. Ja, du har lagerstyring på plads, og dine workflow-systemer er fuldt automatiserede og yderst effektive. Det er de grundlæggende ledelsessystemer, som hjælper dig med at drive det hele, så hvorfor i alverden skulle du gide at bruge en DDS? Og hvad har et DDS med miljømæssig bæredygtighed at gøre? Hvis det er sådan, du har det, så prøv at tænke dig om en ekstra gang.
Et DDS er et system, der gør dine eksisterende forretningssystemer mere effektive. Det er også en måde at holde styr på overholdelse af miljømæssige, juridiske og etiske standarder, så det bliver lettere at kommunikere med kunderne. Tænk på et DDS som et risikovurderingsværktøj for virksomheden, på samme måde som regnskabsrapporter er værktøjer, der hjælper dig med at vurdere virksomhedens økonomiske sundhed. Din DDS er en praktisk måde at lagre data om de risici, virksomheden står over for. Det kan være kundeoplysninger, tidsplaner for facilitetsstyring og alt andet, der kan påvirke virksomhedens fremtidige sundhed.
Det er op til dig, hvordan du vil oprette en DDS, men det afhænger af din virksomheds størrelse og dine kundeprofiler. Det første spørgsmål, du skal stille, er, hvad du vil have ud af en DDS? Hvis du har mange engangskunder, f.eks. fra et web-to-print udgangspunkt, har du sandsynligvis ikke brug for noget alt for detaljeret. Men hvis dine kunder er store virksomheder eller endda bare afdelinger i store virksomheder, skal du som et første skridt integrere due diligence i eksisterende ledelsessystemer. DDS er det sted, hvor du holder styr på, hvad du gør for at forebygge, standse eller minimere ting som negative CO2-fodaftryk. Det er også her, du overvåger og vurderer, hvor effektive dine politikker er. Du vil også kunne bruge den til at hjælpe med at kommunikere information til medarbejdere og kunder efter behov. Det vil også hjælpe dig med at konsolidere dine politikker for at rette op på mangler som f.eks. en leverandørliste, der er ved at blive for lang, eller kapitaludgifter, der ikke giver resultater.
Du kan indsamle oplysninger i enkle kvartalsrapporter fra hver afdeling i virksomheden. Bed lederne om at levere skriftlige rapporter om f.eks. antallet af medarbejdere, hvor længe de har været i afdelingen, hvilken uddannelse de har fået og så videre. Du kan få oversigter over tilgodehavender, pengestrømsprognoser, udgiftskrav, hvad som helst, der er vigtigt for din virksomhed. Pointen er, at denne form for due diligence beviser, at du har styr på tingene. Hvis en kunde vil vide mere om f.eks. dit CO2-fodaftryk, har du mulighed for nemt at finde og dele oplysningerne. En DDS lyder som en tung administrativ byrde, men det er faktisk en måde at gøre dit liv med rapportering og bæredygtighed lettere på.
Kildeinformation: Denne artikel blev produceret af Verdigris-projektet, et brancheinitiativ, der har til formål at øge bevidstheden om print‘s positive miljøpåvirkning. Denne ugentlige kommentar hjælper trykkerier med at holde sig ajour med miljøstandarder, og hvordan miljøvenlig virksomhedsledelse kan hjælpe med at forbedre deres bundlinje. Verdigris støttes af følgende virksomheder: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing og Xeikon.