Due Diligence System (DDS) on enemmän kuin pelkkä hallinto; se on elintärkeä riskinarviointiväline. Se tehostaa nykyisiä toimintoja ja seuraa samalla ympäristön ja eettisten sääntöjen noudattamista. Keskittämällä hiilijalanjälkeä ja liiketoiminnan tilaa koskevat tiedot DDS-järjestelmä yksinkertaistaa asiakasviestintää ja todistaa, että yrityksesi on järjestäytynyt, kestävä ja oikeudellisesti luotettava.
Voitteko edes vaivautua lukemaan selityksen siitä, mikä due diligence -järjestelmä on? Luultavasti ajattelet, että sinulla on jo tarpeeksi hallintoa ja järjestelmiä ja että due diligence -järjestelmä (Due Diligence System, DDS) on liikaa. Teillä on tietenkin kirjanpito- ja henkilöstöosasto. Kyllä, teillä on varastonvalvonta käytössä ja työnkulkujärjestelmänne ovat täysin automatisoituja ja erittäin tehokkaita. Nämä ovat perusjohtamisjärjestelmiä, jotka auttavat sinua pyörittämään kaikkea, joten miksi ihmeessä haluaisit vaivautua DDS:n kanssa? Ja mitä tekemistä DDS-järjestelmällä on ympäristön kestävyyden kanssa? Jos ajattelet näin, yritä miettiä asiaa uudelleen.
DDS on järjestelmä, joka tehostaa nykyisiä liiketoimintajärjestelmiäsi. Se on myös keino seurata ympäristö-, laki- ja eettisten standardien noudattamista, joten se helpottaa asiakasviestintää. Ajattele DDS-järjestelmää yrityksen riskinarviointivälineenä, aivan kuten kirjanpitoraportit ovat välineitä, joiden avulla voit arvioida yrityksen taloudellista tilaa. DDS on kätevä tapa tallentaa tietoja liiketoimintaan kohdistuvista riskeistä. Näitä voivat olla asiakastiedot, tilojen hallinnan aikataulut ja kaikki muu, mikä voi vaikuttaa yrityksen tulevaan terveyteen.
DDS-järjestelmän perustaminen on sinun päätettävissäsi, mutta se riippuu yrityksesi koosta ja asiakasprofiileistasi. Ensimmäinen kysymys on, mitä haluat DDS-järjestelmältä? Jos sinulla on paljon kertaluonteisia asiakkaita, esimerkiksi web-to-print-asiakkaita, et luultavasti tarvitse mitään liian monimutkaista. Mutta jos asiakkaasi ovat suuria yrityksiä tai jopa vain osastoja suurissa yrityksissä, sinun on ensi vaiheessa sisällytettävä due diligence -järjestelmä olemassa oleviin hallintajärjestelmiin. Huolellisuusperiaate on se paikka, jossa seuraat, mitä teet ehkäistäksesi, lopettaaksesi tai minimoidaksesi esimerkiksi haitallisen hiilijalanjäljen. Siinä myös seurataan ja arvioidaan, kuinka tehokkaita toimintatapoja noudatetaan. Voit myös käyttää sitä apuna siinä, miten välität tarvittaessa tietoa henkilöstölle ja asiakkaille. Se auttaa sinua myös konsolidoimaan toimintatapojasi, jotta voit korjata puutteita, kuten liian pitkäksi käyvän velkaluettelon tai pääomamenot, jotka eivät tuota tulosta.
Voit kerätä tietoja yksinkertaisilla neljännesvuosiraporteilla yrityksen jokaiselta osastolta. Pyydä esimiehiä toimittamaan kirjallisia raportteja, jotka kattavat esimerkiksi henkilöstön määrän, sen, kuinka kauan he ovat olleet osastolla, millaista koulutusta he ovat saaneet ja niin edelleen. Voit saada yhteenvetoja saatavista, kassavirtaennusteita, kulukorvausvaatimuksia ja mitä tahansa, millä on merkitystä yrityksellesi. Tarkoituksena on, että tällainen huolellinen tarkastus osoittaa, että olet tilanteen tasalla. Jos asiakas haluaa tietää yksityiskohtia esimerkiksi hiilijalanjäljestäsi, sinulla on keinot löytää ja jakaa tiedot helposti. DDS kuulostaa raskaalta hallinnolliselta taakalta, mutta se on itse asiassa tapa helpottaa raportointia ja kestävyyttä koskevaa elämääsi.
Lähdetiedot: Tämä artikkeli on tuotettu Verdigris-projekti, alan aloite, jonka tarkoituksena on lisätä tietoisuutta painotuotteista’s myönteinen ympäristövaikutus. Tämä viikoittainen kommentti auttaa painotaloja pysymään ajan tasalla ympäristöstandardeista ja siitä, miten ympäristöystävällinen liikkeenjohto voi auttaa parantamaan yrityksen tulosta. Verdigris-julkaisua tukevat seuraavat yritykset: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Unity Publishing ja Xeikon.