Systém náležité péče (Due Diligence System – DDS) je víc než jen administrativa, je to důležitý nástroj pro hodnocení rizik. Zefektivňuje stávající operace a zároveň sleduje dodržování ekologických a etických předpisů. Centralizací údajů o uhlíkové stopě a zdraví podniku zjednodušuje DDS komunikaci se zákazníky a dokazuje, že vaše společnost je organizovaná, udržitelná a právně nezávadná.
Můžete se vůbec obtěžovat přečíst si vysvětlení, co je to systém náležité péče? Pravděpodobně si myslíte, že už máte dostatečnou administrativu a systémy a že systém náležité péče (Due Diligence System – DDS) je nadbytečný. Samozřejmě máte účetní oddělení a lidské zdroje. Ano, máte zavedenou kontrolu zásob a vaše systémy pracovních postupů jsou plně automatizované a vysoce efektivní. To jsou základní systémy řízení, které vám pomáhají vše řídit, tak proč byste se proboha měli zabývat DDS? A co má DDS společného s udržitelností životního prostředí? Pokud máte takový pocit, zkuste se prosím zamyslet znovu.
DDS je systém, který zefektivňuje stávající podnikové systémy. Je to také způsob, jak sledovat dodržování ekologických, právních a etických norem, takže usnadňuje komunikaci se zákazníky. Považujte DDS za nástroj pro vyhodnocování rizik v podniku, podobně jako jsou účetní výkazy nástrojem, který vám pomáhá vyhodnocovat finanční zdraví podniku. Váš DDS je praktický způsob ukládání údajů o rizicích, kterým podnik čelí. Mohou to být informace o klientech, plány správy zařízení a cokoli dalšího, co by mohlo ovlivnit budoucí zdraví podniku.
Způsob nastavení DDS je na vás, ale záleží na velikosti vaší společnosti a profilech vašich klientů. První otázkou, kterou si musíte položit, je, co od DDS chcete? Pokud máte hodně jednorázových klientů, například z výchozího bodu web-to-print, pravděpodobně nepotřebujete nic příliš složitého. Pokud jsou však vašimi klienty velké společnosti, nebo dokonce jen oddělení v rámci velkých společností, budete v první řadě potřebovat integrovat due diligence do stávajících systémů řízení. DDS je místo, kde sledujete, co děláte pro prevenci, zastavení nebo minimalizaci takových věcí, jako je nepříznivá uhlíková stopa. Je to také místo, kde sledujete a vyhodnocujete, jak jsou vaše zásady účinné. Budete jej moci využít také jako pomůcku pro to, jak v případě potřeby sdělovat informace zaměstnancům a klientům. Pomůže vám také konsolidovat vaše zásady pro odstraňování nedostatků, jako je například příliš dlouhý seznam závazků nebo kapitálové výdaje, které nepřinášejí výsledky.
Informace můžete shromažďovat v jednoduchých čtvrtletních zprávách z jednotlivých oddělení podniku. Požádejte vedoucí pracovníky, aby vám poskytli písemné zprávy týkající se například počtu zaměstnanců, doby jejich působení v oddělení, absolvovaných školení apod. Můžete získat přehledy pohledávek, prognózy peněžních toků, nároky na výdaje, prostě cokoli, co je pro váš podnik důležité. Jde o to, že tento druh hloubkové kontroly dokazuje, že jste nad věcí. Pokud chce zákazník znát podrobnosti například o vaší uhlíkové stopě, máte prostředky, jak tyto informace snadno zjistit a sdílet. DDS zní jako zatěžující administrativní režie, ale ve skutečnosti je to způsob, jak si usnadnit život s výkaznictvím a udržitelností.
Zdroj informací: Tento článek byl vytvořen Projekt Verdigris, iniciativa odvětví, jejímž cílem je zvýšit povědomí o tisku‚pozitivní dopad na životní prostředí. Tento týdenní komentář pomáhá tiskařským společnostem udržovat aktuální informace o ekologických standardech a o tom, jak může ekologicky šetrné řízení podniku pomoci zlepšit jejich hospodářské výsledky. Verdigris podporují následující společnosti: Agfa Graphics, EFI, Fespa, Fujifilm, HP, Kodak, Miraclon, Ricoh, Vydavatelství Unity Publishing a Xeikon.