Wie Sie Web-to-Print-Software besser nutzen können

Web-to-Print (W2P)-Systeme automatisieren Druckaufträge durch die Integration von E-Commerce mit Produktionsabläufen und ermöglichen die Personalisierung von Kunden, die Vorabkontrolle von Dateien und die garantierte Vorauszahlung. W2P reduziert Fehler und Arbeitsaufwand und steigert so die Rentabilität von Kleinauflagen. Der Erfolg hängt von der Individualisierung und der genauen Preisgestaltung ab, aber die Dienstleister müssen bei komplexen, maßgeschneiderten Aufträgen ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung und der Aufrechterhaltung persönlicher Kundenbeziehungen finden.

Es ist seltsam, wenn man bedenkt, dass es noch vor nicht allzu langer Zeit eine Zeit gab, in der die meisten Menschen Druckaufträge per Telefon oder sogar – Gott bewahre – per Brief bestellten. Aber heutzutage bestellen und bezahlen die meisten von uns ihre Waren und Dienstleistungen online. Der kommerzielle Drucksektor hat diese Art der Online-Bestellung bereits vor über einem Jahrzehnt mit Web-to-Print- oder W2P-Systemen eingeführt, die E-Commerce-Zahlungssysteme direkt mit Druckproduktionsabläufen verbinden. Und solche W2P-Systeme werden auf dem Großformatmarkt für alles von Postern über Schilder und Display-Grafiken bis hin zu T-Shirts, Geschenken und Werbeartikeln immer häufiger eingesetzt.

Im Wesentlichen automatisiert ein W2P-System den Bestellvorgang, einschließlich der Auftragsübermittlung. Sie ermöglichen es Ihren Kunden, die von Ihnen angebotenen Standardartikel zu personalisieren, indem sie ihren eigenen Text und ihr eigenes Bild hinzufügen. Der Grad der Personalisierung variiert von System zu System und hängt davon ab, wie viel Sie aktivieren – wie z.B. die Auswahl von Schriftarten, Schriftgröße und Farben sowie die Größenänderung von grafischen Elementen. Diese Systeme helfen den Kunden beim Hochladen ihrer Dateien, beim Preflight und bei der Behebung oder Kennzeichnung von Fehlern, bevor sie in die Produktionswarteschlange gestellt werden.

Dies hat eine Reihe von Vorteilen, u.a. die Verringerung des Fehlerrisikos, da die Kunden ihre eigenen Grafiken hochladen, anhand eines Vorschaubildes prüfen können, ob sie mit der Bestellung zufrieden sind, und ihre Bestellungen online bestätigen können. Die Bestellungen können dann direkt an das Produktionssystem weitergeleitet werden, so dass keine weiteren Eingriffe erforderlich sind, die ebenfalls Fehler verursachen könnten. Dieser Automatisierungsgrad, der die menschliche Interaktion und den damit verbundenen Zeitaufwand minimiert, trägt auch dazu bei, dass Aufträge mit geringer Stückzahl wettbewerbsfähiger werden. Idealerweise sollte das Warteschlangensystem mehrere ähnliche Aufträge von verschiedenen Kunden zusammenfassen, um die Produktionseffizienz zu verbessern und Abfall zu vermeiden.

Am wichtigsten ist jedoch, dass das System auch die Zahlung entgegennimmt und eine Rechnung erstellt, bevor die Produktion beginnt, so dass Sie garantiert für den Auftrag bezahlt werden und keine Ressourcen für die spätere Zahlungsabwicklung verschwenden müssen.

Die W2P-Lösung sollte die digitale Schaufensterfront umfassen, d.h. die Frontpage-Schnittstelle im Web, die den Kunden zugewandt ist. In manchen Fällen ist es möglich, diese Schaufensterfront so umzugestalten, dass sie unter verschiedenen Markennamen läuft. Sie könnten zum Beispiel Ihre B2C- und B2B-Kunden getrennt halten wollen, obwohl alle Bestellungen denselben W2P- und Produktionsworkflow durchlaufen.

Je nachdem, welche Art von Druckerzeugnissen Sie anbieten, sollten Sie auch E-Commerce-Plattformen wie Shopify oder Magento integrieren. Das sollte Ihnen dabei helfen, mehr Kunden zu gewinnen, vorausgesetzt, Sie haben die Kapazitäten, das zu bewältigen.

Die Software muss in der Lage sein, mehrteilige Aufträge zu bewältigen, die verschiedene Druckabläufe beinhalten, wie z.B. großformatige Poster, DtG/F-T-Shirts und Etiketten. Möglicherweise bieten Sie auch andere Artikel an, die nicht gedruckt werden, aber dennoch mit der Bestellung kommissioniert und verpackt werden müssen. Und Sie brauchen Regeln, um festzulegen, was zu tun ist, wenn einige Artikel nicht auf Lager sind oder sich verzögern, denn die Aufteilung eines Auftrags in mehrere Sendungen kann sich auf den Gewinn dieses Auftrags auswirken.

Der Hauptnachteil von W2P ist, dass Sie die persönliche Verbindung zu Ihren Kunden verlieren. Das mag keine Rolle spielen, wenn Sie das W2P nutzen, um einige Kundenaufträge zu automatisieren, damit Sie mehr Zeit für die persönliche Betreuung anderer, wertvollerer Kunden haben. Es gibt immer noch viele komplexe, maßgeschneiderte Projekte, die ein Hin und Her mit dem Kunden per Telefon oder sogar von Angesicht zu Angesicht erfordern.

Aber für die Kunden, die über das W2P-System bestellen, wird es schwer sein, sich von anderen Wettbewerbern zu unterscheiden. Sie können dies durch die von Ihnen angebotene Produktpalette, die einfache Navigation Ihres Webportals und den Umfang der von Ihnen ermöglichten Anpassungen erreichen, aber der Preis wird unweigerlich eine große Rolle spielen, da die größeren Anbieter in der Lage sind, Skaleneffekte zu nutzen, um die Kosten zu senken. Andere Faktoren, wie die Qualität Ihrer Produkte oder Ihr Kundenservice, werden nur von Stammkunden wahrgenommen, wenn Sie sich nicht auch die Zeit nehmen, Ihre Bewertungen zu verwalten. Allerdings sind Bewertungen nicht immer ein Selbstläufer, und die Kunden werden Ihnen die Schuld geben, wenn sie eine schlechte Liefererfahrung machen, was nicht in Ihrer Hand liegt, wenn Sie sich auf einen Kurierdienst verlassen.

Das Wachstum solcher Systeme spiegelt die sich verändernde Natur des Großformatdrucksektors wider. Denn der erste Schritt bei der Implementierung eines W2P-Systems besteht darin, zu definieren, welche Art von Produkten Sie anbieten. Früher dachten wir bei Großformatdrucken vor allem an die Herstellung von Schildern, bei der es eine enorme Vielfalt an Aufträgen geben kann. Aber heutzutage bietet der typische Großformatdruckdienstleister eine breite Palette verschiedener Produkte an, von Bannern und Postern bis hin zu Tassen und T-Shirts – und auch Schilder -, die alle standardisiert werden können, so dass sie in eine Vorlage passen. Die Versuchung ist groß, sich auf die Produkte zu konzentrieren, die sich leicht standardisieren lassen und sich am besten für den elektronischen Handel eignen. Aber das spiegelt nicht die ganze Bandbreite des Großformatdrucksektors wider.

W2P oder MIS?

Viele Druckdienstleister sind vielleicht der Meinung, dass sie entweder ein MIS Management-Informationssystem oder ein W2P Web-to-Print benötigen, aber nicht beides. Schließlich handelt es sich um teure Systeme und es gibt viele Überschneidungen zwischen den beiden. Einige W2P-Anbieter verkaufen auch ein MIS, während die meisten MIS ein W2P- oder E-Commerce-Modul anbieten. Beide Lösungen basieren auf relationalen Datenbanken, und eine Kernkompetenz beider ist die Fähigkeit, Preise genau zu schätzen, die auf die jeweilige Bestellung zugeschnitten sind, und diesen Preis dynamisch zu aktualisieren, wenn der Kunde Änderungen an der Bestellung vornimmt.

Das wiederum hängt davon ab, dass Sie Rückmeldungen vom Produktionssystem erhalten, um zu verstehen, wie die bestellten Artikel am kosteneffektivsten produziert werden können, einschließlich aller zusätzlichen Arbeiten für die Anpassung an den Kunden. Das Kalkulationsmodul sollte auch mit dem Bestandsverwaltungssystem integriert werden, damit es die Kosten für die Rohstoffe kennt und weiß, ob alle benötigten Artikel auf Lager sind. Ob Sie sich für ein MIS, ein W2P oder eine Kombination aus beidem entscheiden, hängt von Ihrem eigenen Geschäftsaufbau ab. Aber in jedem Fall muss das W2P-Element tief in den Produktionsablauf integriert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die beiden wichtigsten Aspekte eines W2P-Systems der Grad der Individualisierung ist, der sich direkt auf das Kundenerlebnis auswirkt, und die Genauigkeit der Kalkulation, die Ihre Preisgestaltung und Rentabilität bestimmt. Es lohnt sich also, sich die Zeit zu nehmen, um das System auszuwählen, das am besten zu Ihrem Unternehmen und der Art von Kunden passt, die Sie ansprechen. Aber ein gutes Web-to-Print-Angebot sollte die Zahl der Aufträge deutlich erhöhen und dazu beitragen, den Zeitaufwand pro Auftrag zu verringern, was wiederum zu höheren Gewinnen führen sollte.