Πώς να αξιοποιήσετε το λογισμικό web-to-print

Τα συστήματα Web-to-Print (W2P) αυτοματοποιούν τις παραγγελίες εκτύπωσης ενσωματώνοντας το ηλεκτρονικό εμπόριο με τις ροές εργασίας παραγωγής, επιτρέποντας την εξατομίκευση του πελάτη, τον προφωτισμό των αρχείων και την εγγυημένη προκαταβολή. Το W2P μειώνει τα λάθη και την εργασία, ενισχύοντας την κερδοφορία χαμηλού όγκου. Η επιτυχία εξαρτάται από την εξατομίκευση και την ακριβή τιμολόγηση, αλλά οι πάροχοι υπηρεσιών πρέπει να εξισορροπούν την αυτοματοποίηση με τη διατήρηση προσωπικών σχέσεων με τους πελάτες για πολύπλοκες εργασίες κατά παραγγελία.

Είναι παράξενο να σκεφτεί κανείς ότι υπήρχε μια εποχή, όχι πολύ καιρό πριν, όπου οι περισσότεροι άνθρωποι παρήγγειλαν εργασίες εκτύπωσης μέσω τηλεφώνου ή ακόμη και – Θεός φυλάξοι – στέλνοντας μια επιστολή. Σήμερα όμως οι περισσότεροι από εμάς παραγγέλνουμε και πληρώνουμε τα αγαθά και τις υπηρεσίες μας μέσω διαδικτύου. Ο τομέας των εμπορικών εκτυπώσεων αγκάλιασε αυτές τις online παραγγελίες πριν από μια δεκαετία μέσω των συστημάτων Web-to-Print ή W2P, τα οποία παντρεύουν τα συστήματα πληρωμών ηλεκτρονικού εμπορίου απευθείας με τις ροές εργασίας παραγωγής εκτυπώσεων. Και τέτοια συστήματα W2P γίνονται όλο και πιο συνηθισμένα στην αγορά ευρείας μορφής για τα πάντα, από αφίσες μέχρι επιγραφές και γραφικά επιδείξεων, καθώς και για μπλουζάκια, δώρα και διαφημιστικά είδη.

Ουσιαστικά, ένα σύστημα W2P αυτοματοποιεί τη διαδικασία παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένης της υποβολής εργασίας. Επιτρέπουν στους πελάτες να εξατομικεύουν τα τυποποιημένα αντικείμενα που προσφέρετε, προσθέτοντας το δικό τους κείμενο και εικόνα. Ο βαθμός εξατομίκευσης ποικίλλει από σύστημα σε σύστημα και εξαρτάται από το πόσο επιτρέπετε – όπως η επιλογή γραμματοσειρών, μεγέθους και χρωμάτων τύπου και η αλλαγή μεγέθους γραφικών στοιχείων. Αυτά τα συστήματα θα βοηθήσουν τους πελάτες να ανεβάσουν τα αρχεία τους, να τα προ-ελέγξουν και να διορθώσουν ή να επισημάνουν τα σφάλματα, πριν τα προωθήσουν στην ουρά παραγωγής.

Αυτό έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως η μείωση του κινδύνου σφαλμάτων, καθώς οι πελάτες μπορούν να ανεβάζουν τα δικά τους γραφικά, να ελέγχουν ότι είναι ευχαριστημένοι με την παραγγελία από μια εικόνα προεπισκόπησης και να επιβεβαιώνουν τις παραγγελίες τους online. Στη συνέχεια, οι παραγγελίες μπορούν να περάσουν απευθείας στο σύστημα παραγωγής, ώστε να μην υπάρχει ανάγκη για περαιτέρω παρέμβαση, η οποία θα μπορούσε επίσης να εισάγει λάθη. Αυτός ο βαθμός αυτοματοποίησης, ελαχιστοποιώντας την ανθρώπινη αλληλεπίδραση και όλο τον χρόνο που απαιτείται, συμβάλλει επίσης στο να γίνουν οι παραγγελίες χαμηλού αριθμού πιο ανταγωνιστικές. Ιδανικά, το σύστημα ουράς θα πρέπει να συγκεντρώνει πολλές παρόμοιες εργασίες από διαφορετικούς πελάτες για να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της παραγωγής και να μειώσει τη σπατάλη.

Το πιο σημαντικό είναι ότι το σύστημα θα λαμβάνει επίσης την πληρωμή και θα δημιουργεί ένα τιμολόγιο πριν από την έναρξη της παραγωγής, ώστε να είναι εγγυημένη η πληρωμή της εργασίας και να μην χρειάζεται να σπαταλάτε πόρους για να κυνηγάτε την πληρωμή αργότερα.

Η λύση W2P θα πρέπει να περιλαμβάνει την ψηφιακή βιτρίνα, δηλαδή τη διεπαφή της πρώτης σελίδας στον Ιστό προς τους πελάτες. Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι δυνατή η επανασχεδίαση αυτής της βιτρίνας καταστήματος για το εμπόριο με διαφορετικά εμπορικά σήματα. Μπορεί, για παράδειγμα, να θέλετε να διατηρήσετε τους πελάτες σας B2C και B2B ξεχωριστά, παρόλο που όλες οι παραγγελίες περνούν από την ίδια ροή εργασίας W2P και παραγωγής.

Ανάλογα με τον τύπο των έντυπων προϊόντων που προσφέρετε, μπορεί επίσης να θέλετε να ενσωματωθείτε σε πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου όπως το Shopify ή το Magento. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε πολύ περισσότερες καταναλωτικές επιχειρήσεις, εφόσον έχετε την ικανότητα να το αντιμετωπίσετε.

Το λογισμικό θα πρέπει να μπορεί να ανταπεξέλθει σε παραγγελίες πολλαπλών τμημάτων, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν διαφορετικές ροές εργασίας εκτύπωσης, όπως αφίσες μεγάλου μεγέθους, μπλουζάκια DtG/F και ετικέτες. Μπορεί επίσης να προσφέρετε και άλλα αντικείμενα που δεν εκτυπώνονται, αλλά εξακολουθούν να πρέπει να συλλέγονται και να συσκευάζονται μαζί με την παραγγελία. Και θα χρειαστείτε κανόνες για να καθορίσετε τι πρέπει να κάνετε εάν κάποια είδη δεν υπάρχουν σε απόθεμα ή καθυστερούν, επειδή ο διαχωρισμός μιας παραγγελίας σε πολλαπλές αποστολές μπορεί να επηρεάσει το κέρδος από τη συγκεκριμένη εργασία.

Το βασικό μειονέκτημα του W2P είναι ότι χάνετε την προσωπική σύνδεση με τους πελάτες. Αυτό μπορεί να μην έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε το W2P για να αυτοματοποιήσετε ορισμένες παραγγελίες πελατών, ώστε να απελευθερώσετε χρόνο για να χειριστείτε προσωπικά άλλους, πιο πολύτιμους πελάτες. Υπάρχουν ακόμα πολλά πολύπλοκα έργα κατά παραγγελία που θα χρειαστούν ένα πηγαινέλα με τους πελάτες μέσω τηλεφώνου ή ακόμα και πρόσωπο με πρόσωπο.

Αλλά για τους πελάτες που παραγγέλνουν μέσω του συστήματος W2P, θα είναι δύσκολο να διαφοροποιηθείτε από τους άλλους ανταγωνιστές. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω της γκάμας των προϊόντων που προσφέρετε, της ευκολίας πλοήγησης στη διαδικτυακή σας πύλη και της έκτασης της προσαρμογής που επιτρέπετε, αλλά η τιμή θα παίξει αναπόφευκτα σημαντικό ρόλο, με τους μεγαλύτερους παίκτες να μπορούν να χρησιμοποιήσουν οικονομίες κλίμακας για να μειώσουν το κόστος. Άλλοι παράγοντες, όπως η ποιότητα των προϊόντων σας ή η εξυπηρέτηση των πελατών σας, θα γίνουν αντιληπτοί μόνο από τους επαναλαμβανόμενους πελάτες, εκτός αν αφιερώσετε χρόνο στη διαχείριση των κριτικών σας. Ωστόσο, οι κριτικές μπορεί να είναι λίγο εύστοχες και οι πελάτες θα σας κατηγορήσουν εάν υποστούν μια κακή εμπειρία παράδοσης, κάτι που δεν θα είναι στο χέρι σας εάν βασίζεστε σε μια εταιρεία ταχυμεταφορών.

Η ανάπτυξη αυτών των συστημάτων αντικατοπτρίζει τη μεταβαλλόμενη φύση του τομέα των εκτυπώσεων ευρείας μορφής. Εξάλλου, το πρώτο βήμα για την εφαρμογή ενός συστήματος W2P είναι να καθορίσετε τι είδους προϊόντα προσφέρετε. Συνηθίζαμε να θεωρούμε ότι το ευρύ φορμά αφορά κυρίως την κατασκευή πινακίδων, όπου θα μπορούσε να υπάρχει τεράστια ποικιλία μεταξύ των εργασιών. Αλλά σήμερα ο τυπικός πάροχος υπηρεσιών εκτύπωσης ευρείας μορφής προσφέρει ένα ευρύ φάσμα διαφορετικών προϊόντων, από πανό και αφίσες μέχρι κούπες και μπλουζάκια – καθώς και πινακίδες – τα οποία μπορούν να τυποποιηθούν έτσι ώστε να ταιριάζουν σε ένα πρότυπο. Ο πειρασμός είναι να επεκταθεί κανείς εστιάζοντας σε εκείνα τα προϊόντα που μπορούν εύκολα να τυποποιηθούν και ταιριάζουν καλύτερα στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Αυτό όμως δεν αντικατοπτρίζει όλο το εύρος του τομέα των εκτυπώσεων ευρείας μορφής.

W2P ή MIS;

Πολλοί πάροχοι υπηρεσιών εκτύπωσης μπορεί να αισθάνονται ότι χρειάζονται είτε ένα Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης MIS είτε ένα W2P Web-to-Print, αλλά όχι και τα δύο. Εξάλλου, πρόκειται για ακριβά συστήματα και υπάρχει μεγάλη επικάλυψη μεταξύ των δύο, καθώς ορισμένοι προμηθευτές W2P πωλούν επίσης ένα MIS, ενώ τα περισσότερα MIS προσφέρουν μια ενότητα W2P ή ηλεκτρονικού εμπορίου. Και οι δύο λύσεις βασίζονται σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων και μια βασική αρμοδιότητα και για τις δύο είναι η δυνατότητα ακριβούς εκτίμησης των τιμών προσαρμοσμένων στην ακριβή παραγγελία και η δυναμική ενημέρωση αυτής της τιμής εάν ο πελάτης κάνει αλλαγές στην παραγγελία.

Αυτό με τη σειρά του εξαρτάται από την ανάδραση από το σύστημα παραγωγής, ώστε να κατανοηθεί ο πιο αποδοτικός τρόπος παραγωγής των παραγγελθέντων ειδών, συμπεριλαμβανομένων τυχόν πρόσθετων εργασιών προσαρμογής. Η μονάδα εκτίμησης θα πρέπει επίσης να ενσωματώνεται με το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, ώστε να γνωρίζει το κόστος των πρώτων υλών και αν όλα τα απαιτούμενα είδη υπάρχουν σε απόθεμα. Το αν θα επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα MIS, ένα W2P ή έναν συνδυασμό των δύο, θα εξαρτηθεί από τη δική σας επιχειρηματική οργάνωση. Αλλά όπως και να έχει, το στοιχείο W2P θα πρέπει να ενσωματωθεί βαθιά στη ροή εργασιών παραγωγής.

Συμπερασματικά, οι δύο πιο σημαντικές πτυχές ενός συστήματος W2P είναι ο βαθμός προσαρμογής, ο οποίος επηρεάζει άμεσα την εμπειρία του πελάτη, και η ακρίβεια της εκτίμησης, η οποία θα καθορίσει την τιμολόγηση και την κερδοφορία σας. Επομένως, αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να επιλέξετε το σύστημα που ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας και στον τύπο των πελατών στους οποίους απευθύνεστε. Ωστόσο, μια καλή προσφορά Web-to-Print θα πρέπει να αυξήσει σημαντικά τον αριθμό των παραγγελιών και να συμβάλει στη μείωση του χρόνου που απαιτείται ανά παραγγελία, γεγονός που με τη σειρά του θα πρέπει να οδηγήσει σε υψηλότερα κέρδη.