Hoe gebruik maken van web-to-print software

Web-to-Print (W2P)-systemen automatiseren het bestellen van drukwerk door e-commerce te integreren met productieworkflows, waarbij personalisering van de klant, preflighting van bestanden en gegarandeerde betaling vooraf mogelijk zijn. W2P vermindert fouten en arbeid en verhoogt de winstgevendheid bij lage volumes. Succes staat of valt met maatwerk en nauwkeurige prijzen, maar dienstverleners moeten een evenwicht zien te vinden tussen automatisering en het behouden van een persoonlijke band met de klant bij complexe maatwerkopdrachten.

Het is vreemd om te bedenken dat er nog niet zo lang geleden een tijd was dat de meeste mensen drukwerk bestelden via de telefoon of zelfs – de hemel verhoede het – door een brief te sturen. Maar tegenwoordig bestellen en betalen de meesten van ons hun goederen en diensten online. De commerciële drukkerijsector omarmde dit online bestellen al meer dan tien jaar geleden met Web-to-Print of W2P-systemen, die e-commerce betalingssystemen rechtstreeks koppelen aan workflows voor drukwerkproductie. En dergelijke W2P-systemen worden steeds gebruikelijker in de grootformaatmarkt voor alles van posters tot borden en display graphics, maar ook T-shirts, geschenken en promotieartikelen.

In wezen automatiseert een W2P-systeem het bestelproces, inclusief het indienen van de opdracht. Ze stellen klanten in staat om de standaardartikelen die u aanbiedt te personaliseren door hun eigen tekst en afbeeldingen toe te voegen. De mate van personalisatie varieert van systeem tot systeem en hangt af van de mate waarin je het mogelijk maakt – zoals het selecteren van lettertypen, lettergrootte en kleuren, en het aanpassen van de grootte van grafische elementen. Deze systemen helpen klanten bij het uploaden van hun bestanden, preflighten ze en herstellen of signaleren fouten voordat ze in de productiewachtrij worden geplaatst.

Dit heeft een aantal voordelen, waaronder minder kans op fouten omdat klanten hun eigen afbeeldingen kunnen uploaden, kunnen controleren of ze tevreden zijn met de bestelling aan de hand van een voorbeeldafbeelding en hun bestellingen online kunnen bevestigen. De bestellingen kunnen dan direct worden doorgegeven aan het productiesysteem, zodat er geen verdere tussenkomst nodig is die ook weer fouten zou kunnen introduceren. Deze mate van automatisering, het minimaliseren van menselijke interactie en alle tijd die dat kost, helpt ook om orders met lage aantallen concurrerender te maken. Idealiter zou het wachtrijsysteem meerdere gelijksoortige opdrachten van verschillende klanten samen moeten voegen om de productie-efficiëntie te verbeteren en verspilling tegen te gaan.

Het belangrijkste is dat het systeem ook de betaling registreert en een factuur genereert voordat de productie begint, zodat je gegarandeerd betaald krijgt voor de opdracht en er geen middelen verspild hoeven te worden aan het najagen van betaling achteraf.

De W2P-oplossing moet de digitale storefront omvatten, dat is de voorpagina-interface op het web voor de klanten. In sommige gevallen is het mogelijk om dit storefront te re-skin om onder verschillende merknamen te handelen. Je kunt bijvoorbeeld je B2C- en B2B-klanten gescheiden willen houden, ook al gaan alle bestellingen door dezelfde W2P- en productieworkflow.

Afhankelijk van het soort drukwerk dat je aanbiedt, wil je misschien ook integreren met e-commerce platforms zoals Shopify of Magento. Dit zou moeten helpen om veel meer klanten aan te trekken, ervan uitgaande dat je de capaciteit hebt om dat aan te kunnen.

De software moet kunnen omgaan met meerdelige orders, waarbij verschillende printworkflows betrokken kunnen zijn, zoals grootformaat posters, DtG/F t-shirts en etiketten. Je kunt ook andere artikelen aanbieden die niet worden afgedrukt, maar toch moeten worden verzameld en verpakt met de bestelling. En je hebt regels nodig om te bepalen wat je moet doen als bepaalde artikelen niet op voorraad of vertraagd zijn, omdat het opsplitsen van een bestelling in meerdere zendingen de winst op die opdracht kan beïnvloeden.

Het grootste nadeel van W2P is dat je de persoonlijke band met klanten verliest. Dat maakt misschien niet uit als je de W2P gebruikt om sommige bestellingen van klanten te automatiseren, zodat je tijd vrijmaakt om andere, waardevollere klanten persoonlijk te behandelen. Er zijn nog steeds veel complexe maatwerkprojecten waarbij je telefonisch of zelfs persoonlijk contact met klanten nodig hebt.

Maar voor klanten die via het W2P-systeem bestellen, zal het moeilijk zijn om je te onderscheiden van andere concurrenten. Je kunt dit doen door het assortiment producten dat je aanbiedt, het navigatiegemak van je webportaal en de mate van maatwerk die je mogelijk maakt, maar de prijs zal onvermijdelijk een grote rol spelen omdat de grotere spelers schaalvoordelen kunnen gebruiken om de kosten te verlagen. Andere factoren, zoals de kwaliteit van uw producten of uw klantenservice, zullen alleen worden opgemerkt door terugkerende klanten tenzij u ook de tijd neemt om uw beoordelingen te beheren. Recensies kunnen echter een beetje hit and miss zijn en klanten zullen u de schuld geven als ze last hebben van een slechte levering, waar u niets aan kunt doen als u vertrouwt op een koeriersbedrijf.

De groei van dergelijke systemen weerspiegelt de veranderende aard van de grootformaat printsector. De eerste stap bij het implementeren van een W2P-systeem is immers het definiëren van het soort producten dat je aanbiedt. Vroeger dachten we bij grootformaat vooral aan het maken van borden, waarbij er een enorme variëteit aan opdrachten mogelijk was. Maar tegenwoordig biedt de typische leverancier van grootformaat printdiensten een breed scala aan verschillende producten, van banners en posters tot mokken en t-shirts – naast borden – die allemaal gestandaardiseerd kunnen worden zodat ze in een sjabloon passen. De verleiding is groot om je te concentreren op die producten die gemakkelijk gestandaardiseerd kunnen worden en het meest geschikt zijn voor e-commerce. Maar dit weerspiegelt niet de volledige breedte van de grootformaat printsector.

W2P of MIS?

Veel leveranciers van afdrukservices denken dat ze ofwel een MIS Management Informatie Systeem of een W2P Web-to-Print nodig hebben, maar niet allebei. Dit zijn tenslotte dure systemen en er is veel overlap tussen de twee: sommige W2P-leveranciers verkopen ook een MIS, terwijl de meeste MIS een W2P- of e-commercemodule bieden. Beide oplossingen zijn gebaseerd op relationele databases en een kerncompetentie voor beide is de mogelijkheid om nauwkeurig prijzen te schatten die zijn afgestemd op de exacte bestelling in kwestie, en om die prijs dynamisch bij te werken als de klant wijzigingen aanbrengt in de bestelling.

Dat is weer afhankelijk van feedback uit het productiesysteem om te begrijpen wat de meest kosteneffectieve manier is om de bestelde artikelen te produceren, inclusief eventueel extra werk voor maatwerk. De calculatiemodule moet ook integreren met het voorraadbeheersysteem zodat het weet wat de kosten van de grondstoffen zijn en of alle benodigde artikelen op voorraad zijn. Of u kiest voor een MIS, een W2P of een combinatie van de twee, hangt af van uw eigen bedrijfsstructuur. Maar hoe dan ook, het W2P-element moet diep worden geïntegreerd in de productieworkflow.

Concluderend zijn de twee belangrijkste aspecten van een W2P-systeem de mate van maatwerk, die direct van invloed is op de klantervaring, en de nauwkeurigheid van de calculatie, die bepalend is voor uw prijsstelling en winstgevendheid. Het is dus de moeite waard om de tijd te nemen om het systeem te kiezen dat het beste past bij uw bedrijf en het soort klanten waarop u zich richt. Maar een goed Web-to-Print-aanbod zou het aantal bestellingen aanzienlijk moeten verhogen en de tijd per bestelling moeten helpen verkorten, wat op zijn beurt zou moeten leiden tot hogere winsten.