Come sfruttare il software web-to-print

I sistemi Web-to-Print (W2P) automatizzano gli ordini di stampa integrando l’e-commerce con i flussi di lavoro di produzione, consentendo la personalizzazione del cliente, la prefotografia dei file e il pagamento anticipato garantito. Il W2P riduce gli errori e la manodopera, aumentando la redditività dei bassi volumi. Il successo dipende dalla personalizzazione e dall’accuratezza dei prezzi, ma i fornitori di servizi devono bilanciare l’automazione con il mantenimento di un rapporto personale con i clienti per i lavori complessi e su misura.

È strano pensare che un tempo, non molto lontano, la maggior parte delle persone ordinava lavori di stampa per telefono o addirittura – non sia mai – inviando una lettera. Al giorno d’oggi, invece, la maggior parte di noi ordina e paga i propri prodotti e servizi online. Il settore della stampa commerciale ha abbracciato questo tipo di ordini online più di dieci anni fa attraverso i sistemi Web-to-Print o W2P, che uniscono i sistemi di pagamento dell’e-commerce direttamente ai flussi di lavoro della produzione di stampa. Questi sistemi W2P stanno diventando sempre più comuni nel mercato del grande formato per tutto ciò che riguarda i manifesti, le insegne, la grafica espositiva, le magliette, i regali e gli articoli promozionali.

In sostanza, un sistema W2P automatizza il processo di ordinazione, compreso l’invio del lavoro. Consentono ai clienti di personalizzare gli articoli standard che offri, aggiungendo il proprio testo e la propria immagine. Il grado di personalizzazione varia da un sistema all’altro e dipende da quanto si abilita, come ad esempio la selezione di font, dimensioni e colori dei caratteri e il ridimensionamento degli elementi grafici. Questi sistemi aiuteranno i clienti a caricare i loro file, a prefotografarli e a correggere o segnalare gli errori prima di inserirli nella coda di produzione.

I vantaggi sono molteplici, tra cui la riduzione del rischio di errori: i clienti possono caricare la propria grafica, verificare che l’ordine sia soddisfacente grazie a un’immagine di anteprima e confermare l’ordine online. Gli ordini possono poi essere passati direttamente al sistema di produzione, senza bisogno di ulteriori interventi che potrebbero introdurre errori. Questo grado di automazione, che riduce al minimo l’interazione umana e tutto il tempo che questa richiede, contribuisce a rendere più competitivi gli ordini a basso numero di pezzi. Idealmente, il sistema di accodamento dovrebbe raggruppare più lavori simili provenienti da clienti diversi per migliorare l’efficienza della produzione e ridurre gli sprechi.

Soprattutto, il sistema accetta il pagamento e genera una fattura prima dell’inizio della produzione, in modo da garantirti il pagamento per il lavoro e non dover sprecare risorse per inseguire il pagamento in un secondo momento.

La soluzione W2P dovrebbe includere la vetrina digitale, ovvero l’interfaccia della prima pagina web rivolta ai clienti. In alcuni casi è possibile ridisegnare questa vetrina per commercializzare con marchi diversi. Ad esempio, potresti voler tenere separati i clienti B2C e B2B anche se tutti gli ordini passano attraverso lo stesso flusso di lavoro W2P e di produzione.

A seconda del tipo di prodotti stampati che offri, potresti anche decidere di integrarti con piattaforme di e-commerce come Shopify o Magento. Questo dovrebbe aiutarti a incrementare l’attività dei consumatori, sempre che tu sia in grado di gestirla.

Il software dovrà essere in grado di gestire ordini in più parti, che potrebbero coinvolgere diversi flussi di lavoro di stampa, come poster di grande formato, t-shirt DtG/F ed etichette. Potresti anche offrire altri articoli che non vengono stampati ma che devono comunque essere prelevati e imballati insieme all’ordine. Inoltre, avrai bisogno di regole per determinare cosa fare se alcuni articoli sono esauriti o in ritardo, perché la suddivisione di un ordine in più spedizioni può influire sul profitto di quel lavoro.

Il principale svantaggio del W2P è che si perde il contatto personale con i clienti. Questo può non essere importante se stai usando il W2P per automatizzare alcuni ordini dei clienti, in modo da liberare tempo per gestire personalmente altri clienti più importanti. Ci sono ancora molti progetti complessi su misura che richiedono un contatto telefonico o addirittura di persona con i clienti.

Ma per i clienti che ordinano attraverso il sistema W2P, sarà difficile differenziarsi dagli altri concorrenti. Puoi farlo attraverso la gamma di prodotti che offri, la facilità di navigazione del tuo portale web e l’ampiezza della personalizzazione che consentirai, ma il prezzo giocherà inevitabilmente un ruolo importante, in quanto gli operatori più grandi potranno sfruttare le economie di scala per ridurre i costi. Altri fattori, come la qualità dei tuoi prodotti o il tuo servizio clienti, saranno notati solo dai clienti abituali, a meno che tu non ti dedichi anche alla gestione delle recensioni. Tuttavia, le recensioni possono essere un po’ aleatorie e i clienti ti rimproverano se hanno avuto una cattiva esperienza di consegna, cosa che non dipende da te se ti affidi a un corriere.

La crescita di questi sistemi rispecchia la natura mutevole del settore della stampa di grande formato. Dopo tutto, il primo passo per implementare un sistema W2P è quello di definire il tipo di prodotti offerti. Un tempo si pensava che il grande formato riguardasse soprattutto la cartellonistica, dove si poteva avere un’enorme varietà di lavori. Al giorno d’oggi, invece, il tipico fornitore di servizi di stampa di grande formato offre un’ampia gamma di prodotti diversi, dagli striscioni ai poster, dalle tazze alle magliette, oltre alle insegne, tutti standardizzabili in modo da poterli inserire in un modello. La tentazione è quella di espandersi concentrandosi su quei prodotti che possono essere facilmente standardizzati e che sono più adatti all’e-commerce. Ma questo non riflette l’intera ampiezza del settore della stampa di grande formato.

W2P o MIS?

Molti fornitori di servizi di stampa potrebbero pensare di aver bisogno di un sistema informativo gestionale MIS o di un W2P Web-to-Print, ma non di entrambi. Dopo tutto, si tratta di sistemi costosi e c’è molta sovrapposizione tra i due: alcuni fornitori di W2P vendono anche un MIS, mentre la maggior parte dei MIS offre un modulo W2P o di ecommerce. Entrambe le soluzioni si basano su database relazionali e una competenza fondamentale per entrambe è la capacità di stimare accuratamente i prezzi in base all’ordine in questione e di aggiornarli dinamicamente se il cliente apporta modifiche all’ordine.

A sua volta, questo dipende dal feedback del sistema di produzione per capire quale sia il modo più conveniente per produrre gli articoli ordinati, compreso l’eventuale lavoro aggiuntivo per la personalizzazione. Il modulo di stima dovrebbe anche integrarsi con il sistema di gestione dell’inventario in modo da conoscere il costo delle materie prime e sapere se tutti gli articoli richiesti sono in magazzino. La scelta di utilizzare un MIS, un W2P o una combinazione dei due dipende dalla struttura della tua azienda. In ogni caso, l’elemento W2P dovrà essere profondamente integrato nel flusso di lavoro della produzione.

In conclusione, i due aspetti più importanti di un sistema W2P sono il grado di personalizzazione, che influisce direttamente sull’esperienza del cliente, e l’accuratezza della stima, che determinerà i prezzi e la redditività. Vale quindi la pena dedicare del tempo alla scelta del sistema più adatto alla tua attività e al tipo di clienti a cui ti rivolgi. Tuttavia, una buona offerta Web-to-Print dovrebbe far aumentare in modo significativo il numero di ordini e contribuire a ridurre il tempo impiegato per ogni ordine, il che a sua volta dovrebbe portare a un aumento dei profitti.