Ako využiť softvér na webovú tlač

Systémy Web-to-Print (W2P) automatizujú objednávanie tlače integráciou elektronického obchodu s výrobnými pracovnými postupmi, umožňujú personalizáciu zákazníka, predtlač súborov a garantovanú platbu vopred. W2P znižuje chybovosť a prácnosť, čím zvyšuje ziskovosť pri malých objemoch. Úspech závisí od prispôsobenia a presného stanovenia ceny, ale poskytovatelia služieb musia vyvážiť automatizáciu a zachovanie osobných kontaktov so zákazníkmi pri zložitých zákazkách na mieru.

Je zvláštne, že ešte nedávno bola doba, keď si väčšina ľudí objednávala tlačové úlohy telefonicky alebo dokonca – nedajbože – posielala listy. V súčasnosti však väčšina z nás objednáva a platí za tovar a služby online. Sektor komerčnej tlače prijal takéto online objednávanie pred viac ako desiatimi rokmi prostredníctvom systémov Web-to-Print alebo W2P, ktoré spájajú platobné systémy elektronického obchodu priamo s pracovnými postupmi tlačovej výroby. Takéto systémy W2P sú čoraz bežnejšie aj na trhu s veľkoformátovou tlačou pre všetko od plagátov po nápisy a grafické zobrazenia, ako aj tričká, darčeky a propagačné predmety.

Systém W2P v podstate automatizuje proces objednávania vrátane odosielania úloh. Umožňujú zákazníkom prispôsobiť štandardné položky, ktoré ponúkate, pridaním vlastného textu a obrázka. Stupeň personalizácie sa v jednotlivých systémoch líši a závisí od toho, aký rozsah personalizácie umožníte – napríklad výber písma, veľkosti písma a farieb a zmenu veľkosti grafických prvkov. Tieto systémy pomôžu zákazníkom nahrať ich súbory, predtlačiť ich a opraviť alebo označiť chyby ešte pred tým, ako ich posunú do výrobného frontu.

Má to niekoľko výhod vrátane zníženia rizika chýb, pretože zákazníci môžu nahrať vlastnú grafiku, skontrolovať, či sú s objednávkou spokojní, a potvrdiť objednávku online. Objednávky sa potom môžu odovzdať priamo do výrobného systému, takže nie je potrebný žiadny ďalší zásah, ktorý by sám o sebe tiež mohol priniesť chyby. Takýto stupeň automatizácie, ktorý minimalizuje ľudskú interakciu a všetok čas, ktorý si vyžaduje, tiež pomáha zvýšiť konkurencieschopnosť zákaziek s nízkym počtom kusov. V ideálnom prípade by mal systém radenia do frontu spájať viacero podobných zákaziek od rôznych zákazníkov, aby sa zvýšila efektívnosť výroby a znížilo plytvanie.

Najdôležitejšie je, že systém prijme platbu a vygeneruje faktúru ešte pred začatím výroby, takže máte istotu, že dostanete za prácu zaplatené a nemusíte neskôr plytvať prostriedkami na zháňanie platby.

Riešenie W2P by malo zahŕňať digitálny obchod, t. j. rozhranie titulnej stránky na webe, ktoré je určené zákazníkom. V niektorých prípadoch je možné túto výkladnú skriňu preskenovať tak, aby bolo možné obchodovať pod rôznymi obchodnými značkami. Môžete napríklad chcieť mať oddelených zákazníkov B2C a B2B, aj keď všetky objednávky prechádzajú rovnakým pracovným postupom W2P a výroby.

V závislosti od typu tlačených produktov, ktoré ponúkate, môžete tiež chcieť integráciu s platformami elektronického obchodu, ako je Shopify alebo Magento. To by malo pomôcť získať oveľa viac zákazníckych obchodov za predpokladu, že máte kapacitu, aby ste to zvládli.

Softvér bude musieť byť schopný zvládnuť viacdielne objednávky, ktoré môžu zahŕňať rôzne pracovné postupy tlače, ako napríklad veľkoformátové plagáty, tričká DtG/F a etikety. Môžete ponúkať aj iné položky, ktoré sa netlačia, ale napriek tomu sa musia vybrať a zabaliť spolu s objednávkou. A budete potrebovať pravidlá na určenie toho, čo robiť, ak niektoré položky nie sú na sklade alebo sa oneskoria, pretože rozdelenie objednávky na viacero zásielok môže ovplyvniť zisk z danej zákazky.

Hlavnou nevýhodou W2P je, že strácate osobný kontakt so zákazníkmi. To nemusí byť dôležité, ak používate W2P na automatizáciu niektorých zákazníckych objednávok, aby ste si uvoľnili čas na osobnú obsluhu iných, cennejších zákazníkov. Stále existuje veľa zložitých projektov na mieru, ktoré budú vyžadovať spätnú komunikáciu so zákazníkmi po telefóne alebo dokonca osobne.

Ale pre zákazníkov, ktorí objednávajú prostredníctvom systému W2P, bude ťažké odlíšiť sa od ostatných konkurentov. Môžete to dosiahnuť prostredníctvom sortimentu produktov, ktoré ponúkate, jednoduchou navigáciou na vašom webovom portáli a rozsahom prispôsobenia, ktoré umožňujete, ale hlavnú úlohu bude nevyhnutne zohrávať cena, pričom väčší hráči môžu využívať úspory z rozsahu na zníženie nákladov. Ostatné faktory, ako je kvalita vašich produktov alebo služby zákazníkom, si všimnú len opakovaní zákazníci, ak nevenujete čas aj správe recenzií. Recenzie však môžu byť trochu náhodné a zákazníci vás budú obviňovať, ak budú mať zlé skúsenosti s doručením, čo nebude vo vašich rukách, ak sa spoliehate na kuriérsku spoločnosť.

Rast takýchto systémov odráža meniaci sa charakter odvetvia veľkoformátovej tlače. Koniec koncov, prvým krokom pri zavádzaní systému W2P je definovať, aké produkty ponúkate. Kedysi sme si mysleli, že široký formát sa týka predovšetkým výroby nápisov, kde mohla byť obrovská rozmanitosť medzi jednotlivými úlohami. V súčasnosti však typický poskytovateľ služieb v oblasti veľkoformátovej tlače ponúka širokú škálu rôznych produktov, od bannerov a plagátov cez hrnčeky a tričká až po nápisy, ktoré sa dajú štandardizovať tak, aby sa zmestili do šablóny. Lákavé je rozšíriť svoju ponuku tým, že sa sústredíme na tie produkty, ktoré sa dajú ľahko štandardizovať a sú najvhodnejšie pre elektronický obchod. To však neodráža celú šírku sektora veľkoformátovej tlače.

W2P alebo MIS?

Mnohí poskytovatelia tlačových služieb môžu mať pocit, že potrebujú buď informačný systém pre správu MIS, alebo W2P Web-to-Print, ale nie oboje. Koniec koncov, ide o drahé systémy a oba sa v mnohom prekrývajú, pričom niektorí dodávatelia W2P predávajú aj MIS, zatiaľ čo väčšina MIS ponúka modul W2P alebo elektronického obchodu. Obe riešenia sú založené na relačných databázach a základnou kompetenciou oboch je schopnosť presne odhadnúť ceny prispôsobené presne danej objednávke a dynamicky aktualizovať túto cenu, ak zákazník vykoná zmeny v objednávke.

To zase závisí od získania spätnej väzby z výrobného systému, aby sa pochopil nákladovo najefektívnejší spôsob výroby objednaných položiek vrátane prípadných dodatočných prác na prispôsobenie. Odhadový modul by sa mal tiež integrovať so systémom riadenia zásob, aby vedel, aké sú náklady na suroviny a či sú všetky požadované položky na sklade. To, či sa rozhodnete používať systém MIS, W2P alebo ich kombináciu, bude závisieť od vášho vlastného nastavenia podniku. V každom prípade však bude potrebné, aby bol prvok W2P hlboko integrovaný do výrobného pracovného postupu.

Na záver možno povedať, že dva najdôležitejšie aspekty systému W2P sú miera prispôsobenia, ktorá priamo ovplyvňuje skúsenosti zákazníkov, a presnosť odhadu, od ktorej závisí vaša cenotvorba a ziskovosť. Preto sa oplatí venovať čas výberu systému, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu podnikaniu a typu zákazníkov, na ktorých sa zameriavate. Dobrá ponuka služby Web-to-Print by však mala výrazne zvýšiť počet objednávok a pomôcť skrátiť čas potrebný na jednu objednávku, čo by malo následne viesť k vyšším ziskom.