Comment tirer parti des logiciels d’impression en ligne ?

Les systèmes Web-to-Print (W2P) automatisent les commandes d’impression en intégrant le commerce électronique aux flux de production, ce qui permet la personnalisation du client, le contrôle en amont des fichiers et le paiement garanti à l’avance. Le W2P réduit les erreurs et la main-d’œuvre, ce qui stimule la rentabilité des petits volumes. Le succès dépend de la personnalisation et de la précision des prix, mais les prestataires de services doivent trouver un équilibre entre l’automatisation et le maintien de relations personnelles avec les clients pour les travaux complexes sur mesure.

Il est étrange de penser qu’il n’y a pas si longtemps, la plupart des gens commandaient des travaux d’impression par téléphone ou même – Dieu nous en préserve – en envoyant une lettre. Aujourd’hui, la plupart d’entre nous commandent et paient leurs biens et services en ligne. Le secteur de l’impression commerciale a adopté ce type de commande en ligne il y a plus d’une décennie grâce aux systèmes Web-to-Print ou W2P, qui associent directement les systèmes de paiement du commerce électronique aux flux de production de l’impression. Ces systèmes W2P sont de plus en plus répandus sur le marché du grand format, qu’il s’agisse d’affiches, de panneaux ou de graphiques d’affichage, ou encore de t-shirts, de cadeaux et d’articles promotionnels.

Pour l’essentiel, un système W2P automatise le processus de commande, y compris la soumission des travaux. Ils permettent aux clients de personnaliser les articles standard que vous proposez, en y ajoutant leur propre texte et leur propre image. Le degré de personnalisation varie d’un système à l’autre et dépend de ce que vous permettez, comme la sélection des polices, de la taille des caractères et des couleurs, ainsi que le redimensionnement des éléments graphiques. Ces systèmes aideront les clients à télécharger leurs fichiers, à les contrôler en amont et à corriger ou signaler les erreurs avant de les placer dans la file d’attente de la production.

Cela présente un certain nombre d’avantages, notamment la réduction du risque d’erreurs, car les clients peuvent télécharger leurs propres graphiques, vérifier qu’ils sont satisfaits de la commande à partir d’une image de prévisualisation et confirmer leur commande en ligne. Les commandes peuvent ensuite être transmises directement au système de production, ce qui évite toute intervention supplémentaire susceptible d’introduire des erreurs. Ce degré d’automatisation, qui minimise l’interaction humaine et tout le temps qu’elle prend, contribue également à rendre les commandes à faible nombre plus compétitives. Idéalement, le système de file d’attente devrait regrouper plusieurs commandes similaires provenant de différents clients afin d’améliorer l’efficacité de la production et de réduire les déchets.

Plus important encore, le système prend en charge le paiement et génère une facture avant le début de la production, de sorte que vous êtes assuré d’être payé pour le travail et qu’il n’est pas nécessaire de gaspiller des ressources à courir après le paiement par la suite.

La solution W2P doit inclure la vitrine numérique, c’est-à-dire l’interface de la page d’accueil sur le web qui fait face aux clients. Dans certains cas, il est possible de remodeler cette vitrine pour faire du commerce sous différentes marques. Vous pouvez, par exemple, vouloir séparer vos clients B2C et B2B même si toutes les commandes passent par le même W2P et le même flux de production.

En fonction du type de produits imprimés que vous proposez, vous pouvez également intégrer des plateformes de commerce électronique telles que Shopify ou Magento. Cela devrait vous permettre d’augmenter considérablement votre chiffre d’affaires auprès des consommateurs, à condition que vous en ayez la capacité.

Le logiciel devra être capable de traiter des commandes en plusieurs parties, qui peuvent impliquer différents flux d’impression, tels que des affiches grand format, des t-shirts et des étiquettes DtG/F. Vous pouvez également proposer d’autres articles qui ne sont pas imprimés mais qui doivent tout de même être préparés et emballés avec la commande. Vous pouvez également proposer d’autres articles qui ne sont pas imprimés mais qui doivent tout de même être préparés et emballés avec la commande. Vous aurez également besoin de règles pour déterminer ce qu’il convient de faire si certains articles sont en rupture de stock ou retardés, car la division d’une commande en plusieurs expéditions peut avoir une incidence sur le bénéfice de ce travail.

Le principal inconvénient du W2P est que vous perdez le lien personnel avec les clients. Cela n’a peut-être pas d’importance si vous utilisez le W2P pour automatiser certaines commandes de clients, afin de libérer du temps pour vous occuper personnellement d’autres clients plus précieux. Il existe encore de nombreux projets complexes sur mesure qui nécessitent des échanges avec les clients par téléphone ou même en face à face.

Mais pour les clients qui commandent par l’intermédiaire du système W2P, il sera difficile de se différencier des autres concurrents. Vous pouvez le faire grâce à la gamme de produits que vous proposez, à la facilité de navigation de votre portail web et à l’étendue de la personnalisation que vous permettez, mais le prix jouera inévitablement un rôle majeur, les plus grands acteurs étant en mesure d’utiliser les économies d’échelle pour réduire les coûts. D’autres facteurs, tels que la qualité de vos produits ou de votre service à la clientèle, ne seront remarqués que par les clients réguliers, à moins que vous ne preniez également le temps de gérer vos évaluations. Cependant, les avis peuvent être un peu aléatoires et les clients vous blâmeront s’ils souffrent d’une mauvaise expérience de livraison, ce qui ne sera pas de votre ressort si vous dépendez d’une société de messagerie.

La croissance de ces systèmes reflète la nature changeante du secteur de l’impression grand format. Après tout, la première étape de la mise en œuvre d’un système W2P consiste à définir le type de produits que vous proposez. Nous avions l’habitude de penser que le grand format concernait principalement la fabrication d’enseignes, où il pouvait y avoir une grande variété entre les travaux. Mais aujourd’hui, le prestataire de services d’impression grand format type propose une large gamme de produits différents, allant des bannières et des affiches aux tasses et aux t-shirts, en passant par les enseignes, qui peuvent tous être standardisés de manière à s’intégrer dans un modèle. La tentation est grande de se développer en se concentrant sur les produits qui peuvent être facilement standardisés et qui conviennent le mieux au commerce électronique. Mais cela ne reflète pas toute l’étendue du secteur de l’impression grand format.

W2P ou MIS ?

De nombreux prestataires de services d’impression peuvent penser qu’ils ont besoin soit d’un système d’information de gestion MIS, soit d’un système Web-to-Print W2P, mais pas des deux. Après tout, ce sont des systèmes coûteux et il y a beaucoup de chevauchements entre les deux, certains fournisseurs de W2P vendant également un MIS tandis que la plupart des MIS offrent un module W2P ou un module de commerce électronique. Les deux solutions reposent sur des bases de données relationnelles et l’une de leurs principales compétences est la capacité d’estimer avec précision des prix adaptés à la commande en question et d’actualiser dynamiquement ce prix si le client apporte des modifications à la commande.

Pour cela, il faut obtenir des informations en retour du système de production afin de déterminer la manière la plus rentable de produire les articles commandés, y compris tout travail supplémentaire de personnalisation. Le module d’estimation doit également s’intégrer au système de gestion des stocks afin de connaître le coût des matières premières et de savoir si tous les articles requis sont en stock. Le choix d’un MIS, d’un W2P ou d’une combinaison des deux dépendra de la structure de votre entreprise. Mais dans tous les cas, l’élément W2P devra être profondément intégré dans le flux de production.

En conclusion, les deux aspects les plus importants d’un système W2P sont le degré de personnalisation, qui affecte directement l’expérience du client, et la précision de l’estimation, qui déterminera votre tarification et votre rentabilité. Il vaut donc la peine de prendre le temps de choisir le système qui correspond le mieux à votre entreprise et au type de clients que vous visez. Mais une bonne offre de Web-to-Print devrait permettre d’augmenter sensiblement le nombre de commandes et de réduire le temps nécessaire à chaque commande, ce qui devrait se traduire par une augmentation des bénéfices.