Jak wykorzystać oprogramowanie web-to-print

Systemy Web-to-Print (W2P) automatyzują zamawianie druku poprzez integrację handlu elektronicznego z przepływami pracy produkcyjnej, umożliwiając personalizację klienta, wstępne naświetlanie plików i gwarantowaną płatność z góry. W2P zmniejsza liczbę błędów i nakład pracy, zwiększając rentowność niskich nakładów. Sukces zależy od personalizacji i dokładnej wyceny, ale dostawcy usług muszą zrównoważyć automatyzację z utrzymywaniem osobistych kontaktów z klientami w przypadku złożonych zadań na zamówienie.

Dziwnie jest pomyśleć, że nie tak dawno temu większość ludzi zamawiała drukowanie przez telefon, a nawet – nie daj Boże – wysyłając list. Obecnie jednak większość z nas zamawia i płaci za swoje towary i usługi online. Sektor druku komercyjnego przyjął takie zamówienia online ponad dekadę temu dzięki systemom Web-to-Print lub W2P, które łączą systemy płatności e-commerce bezpośrednio z przepływami pracy w produkcji poligraficznej. Takie systemy W2P stają się coraz bardziej powszechne na rynku wielkoformatowym, obejmując wszystko, od plakatów po znaki i grafiki wystawowe, a także koszulki, upominki i artykuły promocyjne.

Zasadniczo system W2P automatyzuje proces zamawiania, w tym przesyłanie zleceń. Pozwalają one klientom personalizować standardowe elementy, które oferujesz, dodając własny tekst i obraz. Stopień personalizacji różni się w zależności od systemu i zależy od tego, w jakim stopniu można go włączyć – na przykład wybierając czcionki, rozmiar czcionki i kolory oraz zmieniając rozmiar elementów graficznych. Systemy te pomagają klientom przesyłać pliki, wstępnie je kontrolować i naprawiać lub oznaczać błędy przed umieszczeniem ich w kolejce produkcyjnej.

Ma to wiele zalet, w tym zmniejszenie ryzyka błędów, ponieważ klienci mogą przesyłać własne grafiki, sprawdzać, czy są zadowoleni z zamówienia na podstawie podglądu obrazu i potwierdzać swoje zamówienia online. Zamówienia mogą być następnie przekazywane bezpośrednio do systemu produkcyjnego, dzięki czemu nie ma potrzeby dalszej interwencji, która mogłaby również wprowadzić błędy. Ten stopień automatyzacji, minimalizujący ludzką interakcję i cały czas, który jest potrzebny, pomaga również zwiększyć konkurencyjność zamówień o niskiej liczbie. W idealnej sytuacji system kolejkowania powinien grupować wiele podobnych zleceń od różnych klientów, aby poprawić wydajność produkcji i ograniczyć ilość odpadów.

Co najważniejsze, system przyjmie również płatność i wygeneruje fakturę przed rozpoczęciem produkcji, dzięki czemu masz gwarancję otrzymania zapłaty za pracę i nie ma potrzeby marnowania zasobów na późniejsze dochodzenie płatności.

Rozwiązanie W2P powinno obejmować cyfrową witrynę sklepową, czyli interfejs strony głównej w Internecie skierowany do klientów. W niektórych przypadkach możliwe jest przekształcenie tej witryny sklepowej w celu prowadzenia handlu pod różnymi markami. Możesz na przykład chcieć oddzielić swoich klientów B2C i B2B, nawet jeśli wszystkie zamówienia przechodzą przez ten sam przepływ pracy W2P i produkcji.

W zależności od rodzaju oferowanych produktów drukowanych, możesz również chcieć zintegrować się z platformami e-commerce, takimi jak Shopify lub Magento. Powinno to pomóc w zdobyciu znacznie większej liczby klientów, zakładając, że jesteś w stanie sobie z tym poradzić.

Oprogramowanie będzie musiało być w stanie poradzić sobie z wieloczęściowymi zamówieniami, które mogą obejmować różne procesy drukowania, takie jak plakaty wielkoformatowe, koszulki DtG/F i etykiety. Możesz także oferować inne elementy, które nie są drukowane, ale nadal muszą być kompletowane i pakowane wraz z zamówieniem. Potrzebne będą również reguły określające, co zrobić, jeśli niektóre elementy są niedostępne lub opóźnione, ponieważ podzielenie zamówienia na wiele przesyłek może wpłynąć na zysk z tego zadania.

Główną wadą W2P jest utrata osobistego kontaktu z klientami. Może to nie mieć znaczenia, jeśli używasz W2P do automatyzacji niektórych zamówień klientów, aby zwolnić czas na osobistą obsługę innych, bardziej wartościowych klientów. Nadal istnieje wiele złożonych projektów na zamówienie, które będą wymagały kontaktu z klientami przez telefon lub nawet twarzą w twarz.

Jednak w przypadku klientów zamawiających za pośrednictwem systemu W2P trudno będzie wyróżnić się na tle konkurencji. Można to zrobić za pomocą gamy oferowanych produktów, łatwości nawigacji po portalu internetowym i zakresu dostosowywania, które umożliwiasz, ale cena nieuchronnie będzie odgrywać główną rolę, a więksi gracze będą w stanie wykorzystać efekt skali w celu obniżenia kosztów. Inne czynniki, takie jak jakość produktów lub obsługa klienta, zostaną zauważone tylko przez stałych klientów, chyba że poświęcisz czas na zarządzanie recenzjami. Jednak recenzje mogą być nieco chybione, a klienci będą cię obwiniać, jeśli będą cierpieć z powodu złych doświadczeń z dostawą, na co nie będziesz mieć wpływu, jeśli polegasz na firmie kurierskiej.

Rozwój takich systemów odzwierciedla zmieniający się charakter sektora druku wielkoformatowego. W końcu pierwszym krokiem do wdrożenia systemu W2P jest określenie rodzaju oferowanych produktów. Kiedyś myśleliśmy o druku wielkoformatowym przede wszystkim jako o tworzeniu znaków, w którym może występować ogromna różnorodność między zadaniami. Jednak obecnie typowy dostawca usług druku wielkoformatowego oferuje szeroką gamę różnych produktów, od banerów i plakatów po kubki i koszulki – a także znaki – z których wszystkie można ustandaryzować tak, aby pasowały do szablonu. Pokusą jest rozszerzenie działalności poprzez skoncentrowanie się na tych produktach, które można łatwo ustandaryzować i które najlepiej nadają się do handlu elektronicznego. Nie odzwierciedla to jednak pełnego zakresu sektora druku wielkoformatowego.

W2P czy MIS?

Wielu dostawców usług druku może uważać, że potrzebują albo systemu informacji zarządczej MIS, albo W2P Web-to-Print, ale nie obu. W końcu są to drogie systemy i wiele z nich się pokrywa, a niektórzy dostawcy W2P sprzedają również MIS, podczas gdy większość MIS oferuje moduł W2P lub e-commerce. Oba rozwiązania opierają się na relacyjnych bazach danych, a podstawową kompetencją obu jest możliwość dokładnego oszacowania cen dostosowanych do konkretnego zamówienia i dynamicznej aktualizacji tej ceny, jeśli klient wprowadzi zmiany w zamówieniu.

To z kolei zależy od uzyskania informacji zwrotnej z systemu produkcyjnego, aby zrozumieć najbardziej opłacalny sposób produkcji zamówionych produktów, w tym wszelkie dodatkowe prace związane z dostosowaniem. Moduł szacowania powinien również integrować się z systemem zarządzania zapasami, aby znać koszt surowców i wiedzieć, czy wszystkie wymagane elementy znajdują się w magazynie. To, czy zdecydujesz się na korzystanie z MIS, W2P lub kombinacji tych dwóch, będzie zależeć od Twojej własnej konfiguracji biznesowej. Ale tak czy inaczej, element W2P będzie musiał być głęboko zintegrowany z przepływem pracy produkcyjnej.

Podsumowując, dwa najważniejsze aspekty systemu W2P to stopień dostosowania, który bezpośrednio wpływa na doświadczenie klienta, oraz dokładność szacowania, która określi ceny i rentowność. Warto więc poświęcić czas na wybór systemu, który najlepiej pasuje do Twojej firmy i rodzaju klientów, do których kierujesz swoją ofertę. Jednak dobra oferta Web-to-Print powinna znacznie zwiększyć liczbę zamówień i pomóc skrócić czas potrzebny na realizację zamówienia, co z kolei powinno prowadzić do wyższych zysków.