Как использовать программное обеспечение для веб-печати

Системы Web-to-Print (W2P) автоматизируют заказ печати, интегрируя электронную коммерцию с производственными процессами, позволяя персонализировать клиентов, предварительно засвечивать файлы и гарантировать предварительную оплату. W2P сокращает количество ошибок и трудозатрат, повышая рентабельность малотиражного производства. Успех зависит от персонализации и точного ценообразования, но поставщики услуг должны балансировать между автоматизацией и сохранением личных связей с клиентами при выполнении сложных работ на заказ.

Странно подумать, что не так давно было время, когда большинство людей заказывали печать по телефону или даже — не дай Бог — отправляли письмо. Но сегодня большинство из нас заказывают и оплачивают товары и услуги через Интернет. Сектор коммерческой печати начал использовать такие онлайн-заказы более десяти лет назад с помощью систем Web-to-Print или W2P, которые соединяют платежные системы электронной коммерции непосредственно с рабочими процессами печатного производства. И такие системы W2P становятся все более распространенными на рынке широкоформатной печати для всего — от плакатов до вывесок и дисплейной графики, а также футболок, подарков и рекламной продукции.

По сути, система W2P автоматизирует процесс заказа, включая отправку задания. Они позволяют клиентам персонализировать стандартные изделия, которые Вы предлагаете, добавляя свой собственный текст и изображение. Степень персонализации варьируется от одной системы к другой и зависит от того, какие возможности Вы предоставляете — например, выбор шрифтов, размера шрифта и цветов, а также изменение размера графических элементов. Эти системы помогут клиентам загрузить свои файлы, предварительно засветить их, исправить или отметить ошибки, прежде чем отправить их в очередь на производство.

В этом есть ряд преимуществ, включая снижение риска ошибок, поскольку клиенты могут загружать собственную графику, проверять, устраивает ли их заказ по предварительному изображению, и подтверждать свои заказы онлайн. Затем заказы могут быть переданы непосредственно в производственную систему, так что нет необходимости в каком-либо дополнительном вмешательстве, которое может привести к ошибкам. Такая степень автоматизации, сводящая к минимуму взаимодействие с человеком и все затрачиваемое на это время, также помогает сделать малотиражные заказы более конкурентоспособными. В идеале система очередей должна объединять несколько одинаковых заказов от разных клиентов, чтобы повысить эффективность производства и сократить количество отходов.

Самое главное, система также будет принимать оплату и генерировать счет до начала производства, так что Вы гарантированно получите деньги за работу, и Вам не придется тратить ресурсы на поиски оплаты в дальнейшем.

W2P-решение должно включать цифровую витрину, то есть интерфейс первой страницы в Интернете, обращенный к покупателям. В некоторых случаях эту витрину можно изменить, чтобы торговать под разными брендами. Например, Вы можете захотеть разделить своих клиентов B2C и B2B, даже если все заказы будут проходить через один и тот же W2P и производственный процесс.

В зависимости от типа печатной продукции, которую Вы предлагаете, Вы также можете захотеть интегрироваться с платформами электронной коммерции, такими как Shopify или Magento. Это поможет Вам привлечь гораздо больше покупателей, если, конечно, у Вас есть возможность справиться с этой задачей.

Программное обеспечение должно уметь работать с заказами, состоящими из нескольких частей, которые могут включать в себя различные процессы печати, например, широкоформатные плакаты, футболки DtG/F и этикетки. Вы также можете предлагать другие товары, которые не печатаются, но все равно должны быть отобраны и упакованы вместе с заказом. И Вам понадобятся правила, чтобы определить, что делать, если каких-то товаров нет в наличии или они задерживаются, поскольку разделение заказа на несколько партий может повлиять на прибыль от этой работы.

Основной недостаток W2P заключается в том, что Вы теряете личную связь с клиентами. Это может не иметь значения, если Вы используете W2P для автоматизации некоторых заказов клиентов, чтобы освободить время для личного общения с другими, более ценными клиентами. Все равно существует множество сложных проектов, которые требуют общения с клиентами по телефону или даже лично.

Но тем клиентам, которые заказывают через систему W2P, будет трудно выделиться на фоне других конкурентов. Вы можете сделать это с помощью ассортимента предлагаемых Вами товаров, простоты навигации на Вашем веб-портале и степени возможной персонализации, но цена неизбежно будет играть важную роль, поскольку более крупные игроки могут использовать эффект масштаба для снижения затрат. Другие факторы, такие как качество Ваших товаров или обслуживание клиентов, будут замечены только повторными покупателями, если Вы не уделите время работе с отзывами. Однако отзывы могут быть не совсем корректными, и покупатели будут винить Вас, если у них возникнут проблемы с доставкой, что будет не в Ваших силах, если Вы полагаетесь на курьерскую компанию.

Рост числа таких систем отражает меняющуюся природу сектора широкоформатной печати. В конце концов, первый шаг к внедрению системы W2P — это определение того, какого рода продукцию Вы предлагаете. Раньше мы думали, что широкоформатная печать — это, прежде всего, изготовление вывесок, где между работами может быть огромное разнообразие. Но сегодня типичный поставщик услуг широкоформатной печати предлагает широкий спектр различных продуктов, от баннеров и плакатов до кружек и футболок, а также вывесок — все они могут быть стандартизированы, чтобы соответствовать шаблону. Возникает соблазн расширить ассортимент, сосредоточившись на тех товарах, которые легко стандартизировать и которые лучше всего подходят для электронной коммерции. Но это не отражает всей широты сектора широкоформатной печати.

W2P или MIS?

Многие поставщики услуг печати могут считать, что им нужна либо информационная система управления MIS, либо W2P Web-to-Print, но не обе системы. В конце концов, это дорогие системы, и они во многом дублируют друг друга: некоторые поставщики W2P продают также MIS, а большинство MIS предлагают модуль W2P или электронной коммерции. Оба решения основаны на реляционных базах данных, и ключевой компетенцией обоих является способность точно рассчитывать цены с учетом конкретного заказа и динамически обновлять их, если клиент вносит изменения в заказ.

Это, в свою очередь, зависит от получения обратной связи от производственной системы, чтобы понять, как наиболее экономически эффективно произвести заказанные товары, включая любые дополнительные работы по изготовлению на заказ. Модуль оценки также должен быть интегрирован с системой управления запасами, чтобы знать стоимость сырья и материалов, а также наличие всех необходимых предметов на складе. Что Вы выберете — MIS, W2P или их комбинацию — зависит от особенностей Вашего бизнеса. Но в любом случае, элемент W2P должен быть глубоко интегрирован в производственный процесс.

В заключение хочу сказать, что два наиболее важных аспекта системы W2P — это степень персонализации, которая напрямую влияет на впечатления клиентов, и точность оценки, которая определяет Ваше ценообразование и прибыльность. Поэтому стоит потратить время на то, чтобы выбрать систему, которая лучше всего подходит для Вашего бизнеса и типа клиентов, на которых Вы ориентируетесь. Но хорошее предложение Web-to-Print должно значительно увеличить количество заказов и помочь сократить время, затрачиваемое на один заказ, что, в свою очередь, приведет к увеличению прибыли.