Cómo aprovechar el software web-to-print

Los sistemas Web-to-Print (W2P) automatizan los pedidos de impresión integrando el comercio electrónico con los flujos de trabajo de producción, lo que permite la personalización del cliente, la verificación previa de archivos y el pago garantizado por adelantado. W2P reduce los errores y la mano de obra, aumentando la rentabilidad de los volúmenes bajos. El éxito depende de la personalización y los precios exactos, pero los proveedores de servicios deben equilibrar la automatización con el mantenimiento de las conexiones personales con el cliente para los trabajos complejos a medida.

Resulta extraño pensar que hubo un tiempo, no hace tanto, en que la mayoría de la gente encargaba trabajos de impresión por teléfono o incluso, Dios no lo quiera, enviando una carta. Pero hoy en día, la mayoría de nosotros encargamos y pagamos nuestros productos y servicios por Internet. El sector de la impresión comercial adoptó este tipo de pedidos en línea hace más de una década a través de los sistemas Web-to-Print o W2P, que combinan los sistemas de pago del comercio electrónico directamente con los flujos de trabajo de producción de impresión. Y estos sistemas W2P son cada vez más comunes en el mercado del gran formato, para todo tipo de productos, desde carteles a rótulos y gráficos para expositores, así como camisetas, regalos y artículos promocionales.

Esencialmente, un sistema W2P automatiza el proceso de pedido, incluido el envío del trabajo. Permiten a los clientes personalizar los artículos estándar que ofreces, añadiendo su propio texto e imagen. El grado de personalización varía de un sistema a otro, y depende de lo que permita, como seleccionar fuentes, tamaño de letra y colores, y cambiar el tamaño de los elementos gráficos. Estos sistemas ayudarán a los clientes a cargar sus archivos, comprobarlos previamente y corregir o señalar errores, antes de ponerlos en la cola de producción.

Esto tiene una serie de ventajas, como la reducción del riesgo de errores, ya que los clientes pueden cargar sus propios gráficos, comprobar que están satisfechos con el pedido a partir de una imagen de vista previa y confirmar sus pedidos en línea. A continuación, los pedidos pueden pasarse directamente al sistema de producción, de modo que no hay necesidad de ninguna otra intervención que pueda introducir errores. Este grado de automatización, que minimiza la interacción humana y todo el tiempo que lleva, también ayuda a que los pedidos de bajo número sean más competitivos. Lo ideal sería que el sistema de colas agrupara varios trabajos similares de distintos clientes para mejorar la eficacia de la producción y reducir los residuos.

Y lo que es más importante, el sistema también aceptará el pago y generará una factura antes de que comience la producción, de modo que tengas la garantía de que te pagarán por el trabajo y no haya necesidad de malgastar recursos persiguiendo el pago más adelante.

La solución W2P debe incluir el escaparate digital, es decir, la interfaz de la página principal en la Web de cara a los clientes. En algunos casos, es posible cambiar el aspecto de este escaparate para comerciar con diferentes marcas. Por ejemplo, puede que quieras mantener separados a tus clientes B2C y B2B, aunque todos los pedidos pasen por el mismo flujo de trabajo W2P y de producción.

Dependiendo del tipo de productos impresos que ofrezcas, puede que también quieras integrarte con plataformas de comercio electrónico como Shopify o Magento. Esto debería ayudarte a captar mucho más negocio de consumo, suponiendo que tengas capacidad para ello.

El programa deberá ser capaz de gestionar pedidos de varias partes, que pueden implicar distintos flujos de trabajo de impresión, como carteles de gran formato, camisetas DtG/F y etiquetas. También es posible que ofrezcas otros artículos que no se imprimen, pero que deben recogerse y empaquetarse con el pedido. Y necesitarás reglas para determinar qué hacer si algunos artículos se agotan o se retrasan, porque dividir un pedido en varios envíos puede afectar al beneficio de ese trabajo.

La principal desventaja del W2P es que pierdes la conexión personal con los clientes. Eso puede no importar si utilizas el W2P para automatizar algunos pedidos de clientes, a fin de liberar tiempo para ocuparte personalmente de otros clientes más valiosos. Sigue habiendo muchos proyectos complejos a medida que necesitarán un ida y vuelta con los clientes por teléfono o incluso cara a cara.

Pero para los clientes que hacen sus pedidos a través del sistema W2P, va a ser difícil diferenciarse de otros competidores. Puedes hacerlo a través de la gama de productos que ofreces, la facilidad de navegación de tu portal web y el grado de personalización que permites, pero el precio va a desempeñar inevitablemente un papel importante, ya que los más grandes pueden utilizar las economías de escala para reducir costes. Otros factores, como la calidad de tus productos o tu servicio de atención al cliente, sólo serán percibidos por los clientes habituales, a menos que también dediques tiempo a gestionar tus reseñas. Sin embargo, las reseñas pueden ser un poco imprecisas y los clientes te culparán si sufren una mala experiencia de entrega, lo que estará fuera de tu alcance si confías en una empresa de mensajería.

El crecimiento de estos sistemas refleja la naturaleza cambiante del sector de la impresión de gran formato. Al fin y al cabo, el primer paso para implantar un sistema W2P es definir qué tipo de productos ofreces. Antes pensábamos que el gran formato se refería principalmente a la rotulación, donde podía haber una enorme variedad entre los trabajos. Pero hoy en día, el típico proveedor de servicios de impresión en gran formato ofrece una amplia gama de productos diferentes, desde pancartas y carteles hasta tazas y camisetas -además de rótulos-, todos los cuales pueden estandarizarse para que encajen en una plantilla. La tentación es expandirse concentrándose en los productos que pueden estandarizarse fácilmente y que se adaptan mejor al comercio electrónico. Pero esto no refleja toda la amplitud del sector de la impresión en gran formato.

¿W2P o MIS?

Muchos proveedores de servicios de impresión pueden pensar que necesitan un Sistema de Información de Gestión MIS o un Web-to-Print W2P, pero no ambos. Al fin y al cabo, son sistemas caros y hay mucho solapamiento entre ambos, ya que algunos proveedores de W2P también venden un MIS, mientras que la mayoría de los MIS ofrecen un módulo W2P o de comercio electrónico. Ambas soluciones se basan en bases de datos relacionales y una competencia básica de ambas es la capacidad de estimar con precisión precios adaptados al pedido exacto en cuestión, y de actualizar dinámicamente ese precio si el cliente realiza cambios en el pedido.

Esto, a su vez, depende de la información que reciba del sistema de producción para saber cuál es la forma más rentable de producir los artículos pedidos, incluido cualquier trabajo adicional de personalización. El módulo de estimación también debe integrarse con el sistema de gestión de inventarios para conocer el coste de las materias primas, y si todos los artículos necesarios están en stock. Si decides utilizar un MIS, un W2P o una combinación de ambos, dependerá de la configuración de tu empresa. Pero en cualquier caso, el elemento W2P deberá estar profundamente integrado en el flujo de trabajo de producción.

En conclusión, los dos aspectos más importantes de un sistema W2P son el grado de personalización, que afecta directamente a la experiencia del cliente, y la precisión de la estimación, que determinará tus precios y tu rentabilidad. Así que merece la pena tomarse el tiempo necesario para elegir el sistema que mejor se adapte a tu negocio y al tipo de clientes a los que te diriges. Pero una buena oferta Web-to-Print debería aumentar significativamente el número de pedidos y ayudar a reducir el tiempo empleado por pedido, lo que a su vez debería traducirse en mayores beneficios.