Sådan udnytter du web-to-print-software

Web-to-Print (W2P)-systemer automatiserer printbestilling ved at integrere e-handel med produktionsworkflows, hvilket giver mulighed for kundetilpasning, preflighting af filer og garanteret forudbetaling. W2P reducerer fejl og arbejdskraft og øger rentabiliteten ved lave oplag. Succes afhænger af tilpasning og nøjagtig prisfastsættelse, men tjenesteudbydere skal finde en balance mellem automatisering og opretholdelse af personlige kundeforbindelser til komplekse skræddersyede opgaver.

Det er mærkeligt at tænke på, at der var en tid for ikke så længe siden, hvor de fleste mennesker bestilte tryksager via telefon eller endda – Gud forbyde det – ved at sende et brev. Men i dag bestiller og betaler de fleste af os for vores varer og tjenesteydelser online. Den kommercielle printsektor tog sådanne onlinebestillinger til sig for over et årti siden gennem Web-to-Print- eller W2P-systemer, som forbinder betalingssystemer til e-handel direkte med workflows til printproduktion. Og sådanne W2P-systemer bliver stadig mere almindelige på bredformatmarkedet for alt fra plakater til skilte og displaygrafik samt t-shirts, gaver og reklameartikler.

I bund og grund automatiserer et W2P-system bestillingsprocessen, herunder indsendelse af opgaver. De giver kunderne mulighed for at personliggøre de standardvarer, du tilbyder, ved at tilføje deres egen tekst og billede. Graden af personalisering varierer fra system til system og afhænger af, hvor meget du giver mulighed for – f.eks. at vælge skrifttyper, skriftstørrelse og farver og ændre størrelsen på grafiske elementer. Disse systemer hjælper kunderne med at uploade deres filer, preflighte dem og rette eller påpege fejl, før de sættes i produktionskøen.

Der er en række fordele ved dette, bl.a. at risikoen for fejl reduceres, da kunderne kan uploade deres egen grafik, tjekke, om de er tilfredse med ordren ud fra et eksempelbillede, og bekræfte deres ordrer online. Ordrerne kan derefter sendes direkte ind i produktionssystemet, så der ikke er behov for yderligere indgreb, som i sig selv også kan medføre fejl. Denne grad af automatisering, der minimerer menneskelig interaktion og al den tid, det tager, er også med til at gøre ordrer med et lavt antal mere konkurrencedygtige. Ideelt set bør køsystemet samle flere lignende jobs fra forskellige kunder for at forbedre produktionseffektiviteten og reducere spild.

Vigtigst af alt vil systemet også tage imod betaling og generere en faktura, før produktionen starter, så du er sikker på at få betaling for jobbet, og der er ingen grund til at spilde ressourcer på at jagte betaling senere.

W2P-løsningen bør omfatte den digitale butiksfacade, dvs. den forside på nettet, der vender ud mod kunderne. I nogle tilfælde er det muligt at re-skinne denne butiksfacade, så man kan handle under forskellige varemærker. Du kan f.eks. ønske at holde dine B2C- og B2B-kunder adskilt, selv om alle ordrer går gennem det samme W2P- og produktionsworkflow.

Afhængigt af hvilken type trykte produkter du tilbyder, kan du også integrere med e-handelsplatforme som Shopify eller Magento. Det kan hjælpe dig med at få mange flere kunder, hvis du har kapacitet til at klare det.

Softwaren skal kunne håndtere ordrer i flere dele, som kan involvere forskellige printworkflows, f.eks. bredformatplakater, DtG/F-t-shirts og etiketter. Du kan også tilbyde andre varer, som ikke er trykt, men som stadig skal plukkes og pakkes sammen med ordren. Og du skal have regler for, hvad du skal gøre, hvis nogle varer ikke er på lager eller er forsinkede, fordi opdeling af en ordre i flere forsendelser kan påvirke fortjenesten på det pågældende job.

Den største ulempe ved W2P er, at man mister den personlige kontakt med kunderne. Det betyder måske ikke noget, hvis du bruger W2P til at automatisere nogle kundeordrer for at frigøre tid til at håndtere andre, mere værdifulde kunder personligt. Der er stadig mange komplekse, skræddersyede projekter, som kræver, at man taler frem og tilbage med kunderne via telefon eller endda ansigt til ansigt.

Men for de kunder, der bestiller gennem W2P-systemet, vil det være svært at differentiere sig fra andre konkurrenter. Det kan du gøre gennem det produktsortiment, du tilbyder, den nemme navigation i din webportal og omfanget af den tilpasning, du muliggør, men prisen kommer uundgåeligt til at spille en stor rolle, da de større aktører kan bruge stordriftsfordele til at reducere omkostningerne. Andre faktorer, som f.eks. kvaliteten af dine produkter eller din kundeservice, vil kun blive bemærket af tilbagevendende kunder, hvis du ikke også tager dig tid til at administrere dine anmeldelser. Men anmeldelser kan være lidt tilfældige, og kunderne vil bebrejde dig, hvis de får en dårlig leveringsoplevelse, hvilket er ude af dine hænder, hvis du er afhængig af et kurerfirma.

Væksten i sådanne systemer afspejler den skiftende karakter af sektoren for bredformatprint. Når alt kommer til alt, er det første skridt i implementeringen af et W2P-system at definere, hvilken slags produkter man tilbyder. Vi plejede at tænke på bredformat som noget, der primært handlede om skilteproduktion, hvor der kunne være en enorm variation mellem opgaverne. Men i dag tilbyder den typiske udbyder af bredformatprint en bred vifte af forskellige produkter, fra bannere og plakater til krus og t-shirts – samt skilte – som alle kan standardiseres, så de passer ind i en skabelon. Det er fristende at udvide ved at koncentrere sig om de produkter, der let kan standardiseres og egner sig bedst til e-handel. Men det afspejler ikke den fulde bredde i sektoren for bredformatprint.

W2P eller MIS?

Mange printudbydere føler måske, at de enten har brug for et MIS Management Information System eller et W2P Web-to-Print, men ikke begge dele. Det er trods alt dyre systemer, og der er meget overlapning mellem de to, idet nogle W2P-leverandører også sælger et MIS, mens de fleste MIS tilbyder et W2P- eller e-handelsmodul. Begge løsninger er baseret på relationsdatabaser, og en kernekompetence for begge er evnen til nøjagtigt at estimere priser, der er skræddersyet til den pågældende ordre, og til dynamisk at opdatere den pris, hvis kunden foretager ændringer i ordren.

Det afhænger igen af at få feedback fra produktionssystemet for at forstå den mest omkostningseffektive måde at producere de bestilte varer på, herunder eventuelt ekstra arbejde til tilpasning. Estimeringsmodulet bør også integreres med lagerstyringssystemet, så det ved, hvad råvarerne koster, og om alle de nødvendige varer er på lager. Om du vælger at bruge et MIS, en W2P eller en kombination af de to, afhænger af dit eget forretnings-setup. Men uanset hvad skal W2P-elementet være dybt integreret i produktionsworkflowet.

Konklusionen er, at de to vigtigste aspekter af et W2P-system er graden af tilpasning, som direkte påvirker kundeoplevelsen, og nøjagtigheden af estimeringen, som bestemmer din prissætning og rentabilitet. Så det er værd at tage sig tid til at vælge det system, der passer bedst til din virksomhed og den type kunder, du henvender dig til. Men et godt web-to-print-tilbud bør øge antallet af ordrer betydeligt og hjælpe med at reducere den tid, det tager pr. ordre, hvilket igen bør føre til højere fortjeneste.