De drukkerijsector staat voor een ingrijpende verandering: cloudtechnologieën maken werkprocessen sneller, flexibeler en betrouwbaarder. Waar moeten drukkerijen op letten om cloudoplossingen efficiënt te kunnen inzetten?

In 2026 houdt een moderne workflow veel meer in dan alleen de automatisering van afzonderlijke productiestappen. Het omvat de volledige digitale koppeling van orderverwerking, gegevensvoorbereiding, productie en levering.

Cloudgebaseerde systemen vormen de ruggengraat van deze processen. Ze bieden realtime toegang tot productiegegevens, ongeacht de locatie, en leggen de basis voor een naadloze samenwerking tussen klanten, bureaus en PSP’s.

Alles-in-één cloudoplossing voor de drukkerijsector: HP PrintOS.

De cloud: voor- en nadelen voor PSP’s

In wezen is de cloud een netwerk van servers die via het internet toegankelijk zijn. In plaats van gegevens en applicaties lokaal op een computer of server in de drukkerij op te slaan, worden ze gehost op de servers van de cloudprovider.

Dit biedt tal van voordelen. Medewerkers hebben vanaf elke locatie en onderweg toegang tot productiegegevens, orders en software. Gecentraliseerde opslag helpt fouten te voorkomen die worden veroorzaakt door dubbele gegevens of verouderde versies. Aangezien de cloudprovider het onderhoud voor zijn rekening neemt, wordt de IT-werkdruk ter plaatse verminderd. Dit kan leiden tot aanzienlijke besparingen, met name bij kleinere drukkerijen zonder een eigen IT-afdeling. Clouddiensten zijn bovendien zeer schaalbaar. Voor nieuwe medewerkers of grote orders kan eenvoudig extra capaciteit worden toegevoegd.

Er zijn echter ook mogelijke nadelen voor PSP’s wanneer zij gedeeltelijk of volledig gebruikmaken van clouddiensten. Het is vaak niet eenvoudig om vast te stellen waar de gegevens daadwerkelijk worden opgeslagen. Dit kan leiden tot nalevingsproblemen ten opzichte van klanten. Bovendien zijn bedrijven die gebruikmaken van cloudapplicaties altijd afhankelijk van een stabiele en snelle internetverbinding. Ook bestaat vaak de vrees dat men bij het gebruik van clouddiensten gemakkelijker het slachtoffer wordt van cyberaanvallen.

In Duitsland veel gebruikt voor boekhouding en het opstellen van boekingen in de cloud: Datev Unternehmen online.

Software as a Service (SaaS) en clouddiensten – Wat is het verschil?

SaaS is een specifiek model binnen de cloudtechnologie waarbij softwareapplicaties via internet worden aangeboden en gebruikt. In plaats van programma’s lokaal te installeren, openen gebruikers de applicatie via een webbrowser of app. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft 365, Adobe Express of Datev Unternehmen Online.

Clouddiensten is een overkoepelende term die, naast SaaS, ook Infrastructure as a Service (IaaS) en Platform as a Service (PaaS) omvat. Terwijl SaaS het gebruik van kant-en-klare software mogelijk maakt, bieden IaaS en PaaS basis-IT-middelen zoals servers, opslagruimte of ontwikkelingsplatforms.

De volledige workflow van een grootformaatdrukkerij met cloudondersteuning: Print Factory.

Voorbeelden van toepassingen van de cloud in een drukkerij

Cloudoplossingen worden al op veel plaatsen gebruikt in digitale drukkerijen en bij signmakers:

  • Administratie, klanten- en contactbeheer (bijv. iCloud, Google One)
  • Registratie van werktijden (bijv. Toggl)
  • Gegevensoverdracht en archivering (bijv. WeTransfer)
  • Gegevensoptimalisatie en drukvoorbereiding (bijv. Printfactory Connect)
  • Bediening, onderhoud en bewaking van machines (bijv. Mutoh Direct)
  • Logistiek en het volgen van zendingen (bijv. Paketda)
  • Facturering, financieel beheer en boekhouding (bijv. Lexware)

In de meeste gevallen, vooral bij kleinere bedrijven, gaat het om individuele oplossingen. Dit betekent dat het bedrijf niet één, maar meerdere clouds van zeer uiteenlopende aanbieders gebruikt.

Toch is er bij het gebruik van clouddiensten doorgaans sprake van een merkbare productiviteitsstijging. Dit geldt met name wanneer medewerkers deels hybride werken, vanuit huis of op afstand, aangezien zij via hun laptop of smartphone eenvoudig toegang hebben tot alle belangrijke gegevens. Wijzigingen of vertragingen die ter plaatse optreden, zijn snel zichtbaar voor alle betrokken collega’s. Langdurige telefoongesprekken of communicatie via berichtenapps zijn niet langer nodig. Het gebruik van veel verschillende clouddiensten kan echter ook uitdagingen opleveren voor een PSP. Dit komt doordat gratis of goedkope cloudabonnementen, zoals Apple iCloud, niet bedoeld zijn voor professioneel gebruik. De aanbieder kan het account daarom snel blokkeren omdat de gebruiksvoorwaarden zijn geschonden. Als gevolg hiervan kan de toegang tot belangrijke bedrijfsgegevens, en mogelijk ook tot waardevolle hardware, verloren gaan.

Wanneer u gebruikmaakt van veel verschillende clouddiensten, bestaat er altijd een kans dat er tijdens het handmatig kopiëren of de automatische synchronisatie overdrachtsfouten optreden. Kwesties op het gebied van gegevensbescherming kunnen lastig zijn, vooral wanneer u gebruikmaakt van clouddiensten met vestigingen in landen buiten de EU.

Ten slotte is er ook nog de kwestie van de economische efficiëntie. In de meeste gevallen zijn de maandelijkse kosten per gebruiker en per maand voor clouddiensten relatief laag. Maar zelfs een handvol apps en diensten kan al snel duur uitvallen voor bedrijven met slechts een tiental medewerkers. Bovendien kan het beheer van meerdere cloudabonnementen een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengen.

Eenvoudige cloudtools voor facturering en boekhouding: Lexware Office.

Efficiënte cloudoplossingen ontwikkelen

Vooral voor kleinere bedrijven is het erg aantrekkelijk om voor de afzonderlijke werkgebieden binnen een PSP gebruik te maken van veel verschillende cloudoplossingen. Dit komt doordat de afzonderlijke diensten vaak vrij eenvoudig in te stellen en te gebruiken zijn.

Uitgebreide cloudoplossingen voor de drukkerijsector, zoals die uit de Agfa Asanti-familie, Caldera Primecenter, Roland DG Connect of HP PrintOS, bestrijken daarentegen een groot deel van de procesketen – van de webshop tot de facturering – in één enkele cloudapplicatie. De installatie en de eerste configuratie kunnen echter behoorlijk tijdrovend zijn.

Dit komt doordat uitgebreide bedrijfsprocessen in kaart moeten worden gebracht. Bovendien werken veel oplossingen hybride, waardoor er in sommige gevallen extra software ter plaatse moet worden geïnstalleerd. In veel gevallen moeten printserviceproviders een beroep doen op freelance consultants of medewerkers van gespecialiseerde leveranciers. Dit kan leiden tot aanzienlijke opstartkosten.

Als de invoering van clouddiensten in een drukkerij echter op professionele wijze wordt begeleid, zijn ook verdere automatiseringsstappen denkbaar . Zo kunnen er bijvoorbeeld auditbestendige e-mailworkflows worden opgezet, bijvoorbeeld met Konnect E-Mail.

Clouddiensten beschikken doorgaans ook over API’s (Application Programming Interfaces). Via deze interfaces kunnen verschillende softwaretoepassingen met elkaar communiceren en gegevens of functies uitwisselen. Hierdoor kunnen bestaande kantoortoepassingen worden gekoppeld aan software voor productieplanning en -sturing, afwerking en logistiek. Het resultaat is een consistente, transparante workflow waarin veel taken vanaf elke plek ter wereld kunnen worden uitgevoerd.

Is de cloud op de lange termijn de moeite waard voor PSP’s?

Bij de meeste drukkerijen en signmakers worden waarschijnlijk al cloudoplossingen gebruikt, ook al gaat het slechts om losse apps op de smartphones van medewerkers. Zonder bijvoorbeeld MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobiele e-mail of extra server- en computercapaciteit, bijvoorbeeld van AWS, kunnen veel drukkerijen hun dagelijkse werkzaamheden niet meer uitvoeren.

Niet alle printserviceproviders hebben echter de volgende stap gezet om de efficiëntie te verhogen. Want met clouddiensten die alle belangrijke processen binnen het bedrijf in kaart brengen, worden veel typische bronnen van fouten weggenomen. Er ontstaan moderne, flexibele werkplekken die aantrekkelijk zijn voor hooggekwalificeerde medewerkers en jong talent aantrekken.

Op dit moment zijn uitgebreide, goed afgestemde cloudoplossingen voor kleine bedrijven vaak nog te ingewikkeld of simpelweg te duur. Hopelijk komen er in de nabije toekomst eenvoudige, praktische diensten voor hen op de markt.

Want één ding staat nu al vast: kunstmatige intelligentie zal ook voor drukkerijen de cloud en de efficiëntie naar een geheel nieuw niveau tillen. Bedrijven uit de drukkerijsector die hier niet op kunnen of willen inspelen, zullen in de toekomst alleen nog succesvol zijn in zeer kleine niches.

Ontdek meer informatie over de nieuwste software in de sector