Hur man utnyttjar programvara för webb-till-tryck

W2P-system (Web-to-Print) automatiserar beställningar av trycksaker genom att integrera e-handel med produktionsarbetsflöden, vilket möjliggör kundanpassning, preflighting av filer och garanterad förskottsbetalning. W2P minskar antalet fel och arbetsinsatser, vilket ökar lönsamheten för små volymer. Framgång hänger på kundanpassning och korrekt prissättning, men tjänsteleverantörerna måste balansera automatisering mot att upprätthålla personliga kundkontakter för komplexa skräddarsydda jobb.

Det är märkligt att tänka på att det fanns en tid för inte så länge sedan då de flesta beställde trycksaker via telefon eller till och med – gud förbjude – genom att skicka ett brev. Men nuförtiden beställer och betalar de flesta av oss våra varor och tjänster på nätet. Den kommersiella tryckerisektorn tog till sig sådana onlinebeställningar för över tio år sedan genom Web-to-Print- eller W2P-system, som kopplar ihop betalningssystem för e-handel direkt med arbetsflöden för tryckeriproduktion. Och sådana W2P-system blir allt vanligare på marknaden för bredformatstryck av allt från affischer till skyltar och displaygrafik samt t-shirts, gåvor och reklamartiklar.

Ett W2P-system automatiserar i princip beställningsprocessen, inklusive inlämning av jobb. De gör det möjligt för kunderna att anpassa de standardartiklar som du erbjuder genom att lägga till sin egen text och bild. Graden av anpassning varierar från ett system till ett annat och beror på hur mycket du möjliggör – till exempel att välja teckensnitt, typstorlek och färger samt ändra storlek på grafiska element. Dessa system hjälper kunderna att ladda upp sina filer, förgranska dem och åtgärda eller flagga för fel innan de läggs in i produktionskön.

Det finns ett antal fördelar med detta, bland annat minskas risken för fel eftersom kunderna kan ladda upp sin egen grafik, kontrollera att de är nöjda med beställningen med hjälp av en förhandsgranskningsbild och bekräfta sina beställningar online. Beställningarna kan sedan skickas direkt till produktionssystemet så att det inte finns något behov av ytterligare åtgärder som i sig också kan leda till fel. Denna grad av automatisering, som minimerar mänsklig interaktion och all den tid det tar, bidrar också till att göra beställningar med låga antal mer konkurrenskraftiga. Helst ska kösystemet samla ihop flera liknande jobb från olika kunder för att förbättra produktionseffektiviteten och minska svinnet.

Viktigast av allt är att systemet också tar emot betalning och genererar en faktura innan produktionen startar, så att du garanterat får betalt för jobbet och inte behöver slösa resurser på att jaga betalning i efterhand.

W2P-lösningen bör omfatta det digitala skyltfönstret, det vill säga den första sidan på webben som vänder sig till kunderna. I vissa fall är det möjligt att göra om den här butiksfronten så att den går under olika varumärken. Du kanske till exempel vill hålla dina B2C- och B2B-kunder åtskilda även om alla beställningar går genom samma W2P- och produktionsarbetsflöde.

Beroende på vilken typ av tryckta produkter du erbjuder kanske du också vill integrera med e-handelsplattformar som Shopify eller Magento. Detta bör hjälpa till att plocka upp mycket mer konsumentverksamhet, förutsatt att du har kapacitet att klara det.

Programvaran måste kunna hantera order i flera delar, som kan omfatta olika arbetsflöden för tryck, t.ex. affischer i storformat, DtG/F-t-shirts och etiketter. Du kanske också erbjuder andra artiklar som inte trycks men som ändå måste plockas och packas med ordern. Och du behöver regler för att avgöra vad som ska göras om vissa artiklar är slut i lager eller försenade, eftersom en order som delas upp i flera försändelser kan påverka vinsten på det jobbet.

Den största nackdelen med W2P är att du förlorar den personliga kontakten med kunderna. Det kanske inte spelar någon roll om du använder W2P för att automatisera vissa kundorder, så att du frigör tid för att personligen hantera andra, mer värdefulla kunder. Det finns fortfarande många komplexa skräddarsydda projekt som kommer att behöva en fram och tillbaka med kunder via telefon eller till och med ansikte mot ansikte.

Men för de kunder som beställer via W2P-systemet kommer det att bli svårt att skilja sig från andra konkurrenter. Det kan du göra genom ditt produktutbud, hur lättnavigerad din webbportal är och i vilken utsträckning du möjliggör kundanpassning, men priset kommer oundvikligen att spela en viktig roll eftersom de större aktörerna kan utnyttja stordriftsfördelar för att sänka kostnaderna. Andra faktorer, som kvaliteten på dina produkter eller din kundservice, kommer bara att märkas av återkommande kunder om du inte också tar dig tid att hantera dina recensioner. Recensioner kan dock vara lite slumpmässiga och kunderna kommer att skylla på dig om de får en dålig leveransupplevelse, vilket du inte kan göra något åt om du förlitar dig på en budfirma.

Tillväxten av sådana system speglar den föränderliga karaktären hos sektorn för storformatstryck. Det första steget i implementeringen av ett W2P-system är trots allt att definiera vilken typ av produkter man erbjuder. Förr tänkte vi på storformat som något som främst handlade om skyltar, där det kunde finnas en enorm variation mellan olika jobb. Men idag erbjuder den typiska leverantören av bredformatstryck ett brett utbud av olika produkter, från banderoller och affischer till muggar och t-shirts – och även skyltar – som alla kan standardiseras så att de passar in i en mall. Det är frestande att expandera genom att koncentrera sig på de produkter som lätt kan standardiseras och som lämpar sig bäst för e-handel. Men detta återspeglar inte den fulla bredden inom sektorn för storformatstryck.

W2P eller MIS?

Många leverantörer av trycktjänster kan känna att de behöver antingen ett MIS Management Information System eller ett W2P Web-to-Print, men inte båda. Det här är trots allt dyra system och det finns en hel del överlappning mellan de två, där vissa W2P-leverantörer också säljer ett MIS medan de flesta MIS erbjuder en W2P- eller e-handelsmodul. Båda lösningarna är baserade på relationsdatabaser och en kärnkompetens för båda är förmågan att korrekt uppskatta priser som är skräddarsydda för den exakta ordern i fråga och att dynamiskt uppdatera det priset om kunden gör ändringar i ordern.

Detta är i sin tur beroende av att man får feedback från produktionssystemet för att förstå det mest kostnadseffektiva sättet att producera de beställda artiklarna, inklusive eventuellt extra arbete för kundanpassning. Kalkylmodulen bör också integreras med lagerhanteringssystemet så att det vet vad råvarorna kostar och om alla nödvändiga artiklar finns i lager. Om du väljer att använda ett MIS, en W2P eller en kombination av de två beror på hur din egen verksamhet är uppbyggd. Men i vilket fall som helst måste W2P-elementet vara djupt integrerat i produktionsarbetsflödet.

Sammanfattningsvis är de två viktigaste aspekterna av ett W2P-system graden av kundanpassning, som direkt påverkar kundupplevelsen, och noggrannheten i beräkningen, som avgör din prissättning och lönsamhet. Så det är värt att ta sig tid att välja det system som passar bäst för ditt företag och den typ av kunder du riktar dig till. Men ett bra Web-to-Print-erbjudande bör avsevärt öka antalet order och bidra till att minska tidsåtgången per order, vilket i sin tur bör leda till högre vinster.