Como tirar partido do software web-to-print

Os sistemas Web-to-Print (W2P) automatizam as encomendas de impressão, integrando o comércio eletrónico com os fluxos de trabalho de produção, permitindo a personalização do cliente, a pré-impressão de ficheiros e o pagamento antecipado garantido. O W2P reduz os erros e a mão de obra, aumentando a rentabilidade dos baixos volumes. O sucesso depende da personalização e da exatidão dos preços, mas os fornecedores de serviços têm de equilibrar a automatização com a manutenção de ligações pessoais com os clientes para trabalhos complexos feitos à medida.

É estranho pensar que houve uma altura, não há muito tempo, em que a maioria das pessoas encomendava trabalhos de impressão por telefone ou mesmo – Deus nos livre – enviando uma carta. Mas hoje em dia, a maioria de nós encomenda e paga os seus bens e serviços online. O sector da impressão comercial adoptou este tipo de encomendas online há mais de uma década, através dos sistemas Web-to-Print ou W2P, que associam os sistemas de pagamento de comércio eletrónico diretamente aos fluxos de trabalho de produção de impressão. E esses sistemas W2P estão a tornar-se cada vez mais comuns no mercado de grande formato para tudo, desde cartazes a sinais e gráficos de exposição, bem como t-shirts, presentes e artigos promocionais.

Essencialmente, um sistema W2P automatiza o processo de encomenda, incluindo a apresentação do trabalho. Permite que os clientes personalizem os artigos padrão que oferece, acrescentando o seu próprio texto e imagem. O grau de personalização varia de um sistema para outro e depende do nível de personalização que permite – como a seleção de tipos de letra, tamanho e cores, e redimensionamento de elementos gráficos. Estes sistemas ajudarão os clientes a carregar os seus ficheiros, a pré-verificá-los e a corrigir ou assinalar erros, antes de os colocar na fila de produção.

Há uma série de vantagens por detrás disto, incluindo a redução do risco de erros, uma vez que os clientes podem carregar os seus próprios gráficos, verificar se estão satisfeitos com a encomenda a partir de uma imagem de pré-visualização e confirmar as suas encomendas online. As encomendas podem então ser passadas diretamente para o sistema de produção, de modo a que não haja necessidade de qualquer outra intervenção que possa também introduzir erros. Este grau de automatização, minimizando a interação humana e todo o tempo necessário, também ajuda a tornar mais competitivas as encomendas de baixo número. Idealmente, o sistema de filas de espera deve agrupar vários trabalhos semelhantes de diferentes clientes para melhorar a eficiência da produção e reduzir o desperdício.

O mais importante é que o sistema também recebe o pagamento e gera uma fatura antes do início da produção, para que tenhas a garantia de que serás pago pelo trabalho e para que não tenhas de desperdiçar recursos a tentar obter o pagamento mais tarde.

A solução W2P deve incluir a montra digital, ou seja, a interface da primeira página na Web destinada aos clientes. Nalguns casos, é possível reestilizar esta montra para negociar com marcas diferentes. Podes, por exemplo, querer manter os teus clientes B2C e B2B separados, embora todas as encomendas passem pelo mesmo fluxo de trabalho W2P e de produção.

Dependendo do tipo de produtos impressos que oferece, também pode querer integrar-se em plataformas de comércio eletrónico, como a Shopify ou a Magento. Isto deve ajudar a angariar muito mais clientes, desde que tenhas capacidade para o fazer.

O software terá de ser capaz de lidar com encomendas de várias partes, que podem envolver diferentes fluxos de trabalho de impressão, tais como cartazes de grande formato, t-shirts DtG/F e etiquetas. Poderá também oferecer outros artigos que não são impressos, mas que têm de ser recolhidos e embalados com a encomenda. Além disso, necessitará de regras para determinar o que fazer se alguns artigos estiverem em rutura de stock ou atrasados, uma vez que a divisão de uma encomenda em vários envios pode afetar o lucro desse trabalho.

A principal desvantagem do W2P é que perde a ligação pessoal com os clientes. Isso pode não ter importância se estiveres a utilizar o W2P para automatizar algumas encomendas de clientes, de modo a libertar tempo para tratar pessoalmente de outros clientes mais valiosos. Há ainda muitos projectos complexos feitos à medida que necessitam de um contacto telefónico ou mesmo presencial com os clientes.

Mas para os clientes que encomendam através do sistema W2P, vai ser difícil diferenciares-te dos outros concorrentes. Podes fazê-lo através da gama de produtos que ofereces, da facilidade de navegação do teu portal Web e da extensão da personalização que permites, mas o preço vai inevitavelmente desempenhar um papel importante, uma vez que os maiores operadores podem utilizar economias de escala para reduzir os custos. Outros factores, como a qualidade dos teus produtos ou o teu serviço de apoio ao cliente, só serão notados por clientes habituais, a não ser que dediques tempo a gerir as tuas críticas. No entanto, as críticas podem ser um pouco imprevisíveis e os clientes irão culpar-te se tiverem uma má experiência de entrega, o que estará fora do teu alcance se estiveres a depender de uma empresa de correio.

O crescimento de tais sistemas reflecte a natureza evolutiva do sector da impressão de grande formato. Afinal, o primeiro passo para implementar um sistema W2P é definir o tipo de produtos que oferece. Costumava-se pensar no grande formato como sendo principalmente a produção de sinalética, onde podia haver uma enorme variedade entre trabalhos. Mas, hoje em dia, o típico fornecedor de serviços de impressão de grande formato oferece uma vasta gama de produtos diferentes, desde banners e cartazes a canecas e t-shirts – bem como sinalética – todos eles normalizados de forma a caberem num modelo. A tentação é expandir-se, concentrando-se nos produtos que podem ser facilmente normalizados e que são mais adequados ao comércio eletrónico. Mas isto não reflecte toda a amplitude do sector da impressão de grande formato.

W2P ou MIS?

Muitos fornecedores de serviços de impressão podem pensar que precisam de um Sistema de Informação de Gestão (MIS) ou de um Web-to-Print W2P, mas não de ambos. Afinal de contas, trata-se de sistemas dispendiosos e existe uma grande sobreposição entre os dois, com alguns fornecedores W2P a venderem também um MIS, enquanto a maioria dos MIS oferece um módulo W2P ou de comércio eletrónico. Ambas as soluções se baseiam em bases de dados relacionais e uma competência essencial para ambas é a capacidade de estimar com precisão os preços adaptados à encomenda exacta em questão e de atualizar dinamicamente esse preço se o cliente fizer alterações à encomenda.

Por sua vez, isto depende da obtenção de feedback do sistema de produção para compreender a forma mais económica de produzir os artigos encomendados, incluindo qualquer trabalho adicional de personalização. O módulo de orçamentação deve também integrar-se com o sistema de gestão de inventário para que saiba o custo das matérias-primas e se todos os artigos necessários estão em stock. A escolha entre um MIS, um W2P ou uma combinação dos dois dependerá da configuração da tua empresa. Mas, de qualquer forma, o elemento W2P terá de ser profundamente integrado no fluxo de trabalho de produção.

Em conclusão, os dois aspectos mais importantes de um sistema W2P são o grau de personalização, que afecta diretamente a experiência do cliente, e a precisão da estimativa, que determinará os seus preços e a sua rentabilidade. Por isso, vale a pena dedicar algum tempo a escolher o sistema que melhor se adapta à sua empresa e ao tipo de clientes a que se dirige. No entanto, uma boa oferta Web-to-Print deve aumentar significativamente o número de encomendas e ajudar a reduzir o tempo gasto por encomenda, o que, por sua vez, deve conduzir a lucros mais elevados.