Hogyan használjuk ki a web-to-print szoftvereket

A Web-to-Print (W2P) rendszerek automatizálják a nyomtatási megrendeléseket azáltal, hogy integrálják az e-kereskedelmet a gyártási munkafolyamatokkal, lehetővé téve az ügyfelek személyre szabását, a fájlok előzetes fényesítését és a garantált előzetes fizetést. A W2P csökkenti a hibákat és a munkaerőt, növelve a kis volumenű nyereségességet. A siker a testreszabáson és a pontos árazáson múlik, de a szolgáltatóknak egyensúlyt kell teremteniük az automatizálás és a személyes ügyfélkapcsolat fenntartása között az összetett, egyedi megrendelések esetében.

Furcsa belegondolni, hogy nem is olyan régen volt idő, amikor a legtöbb ember telefonon vagy – ne adj’ isten – levélben rendelt nyomtatási feladatokat. Manapság azonban a legtöbben online rendelnek és fizetnek az árukért és szolgáltatásokért. A kereskedelmi nyomdaipar több mint egy évtizede fogadta be az ilyen online megrendeléseket a Web-to-Print vagy W2P rendszereken keresztül, amelyek az e-kereskedelmi fizetési rendszereket közvetlenül összekapcsolják a nyomtatási munkafolyamatokkal. Az ilyen W2P-rendszerek egyre inkább elterjedtek a széles formátumú nyomtatási piacon a plakátoktól kezdve a táblákon és a display grafikákon át a pólókig, ajándéktárgyakig és promóciós cikkekig.

A W2P-rendszer lényegében automatizálja a megrendelési folyamatot, beleértve a megbízás benyújtását is. Lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy saját szöveggel és képpel kiegészítve személyre szabják az Ön által kínált standard tételeket. A személyre szabás mértéke rendszerenként eltérő, és attól függ, hogy mennyire engedélyezi – például a betűtípusok, a betűméret és a színek kiválasztását, valamint a grafikai elemek méretének átméretezését. Ezek a rendszerek segítenek az ügyfeleknek feltölteni a fájljaikat, előflightolják azokat, és kijavítják vagy jelzik a hibákat, mielőtt a gyártási sorba kerülnének.

Ennek számos előnye van, többek között a hibakockázat csökkentése, mivel az ügyfelek feltölthetik saját grafikáikat, ellenőrizhetik, hogy elégedettek-e a megrendeléssel egy előnézeti képen, és online megerősíthetik a megrendelésüket. A megrendeléseket ezután közvetlenül a gyártási rendszerbe lehet továbbítani, így nincs szükség további beavatkozásra, amely maga is hibákat okozhat. Ez a fokú automatizálás, amely minimalizálja az emberi beavatkozást és az ezzel járó időt, hozzájárul ahhoz is, hogy a kis darabszámú megrendelések versenyképesebbé váljanak. Ideális esetben a sorba állítási rendszernek a különböző ügyfelektől származó több hasonló megbízást kell egy csoportba sorolnia, hogy javítsa a termelés hatékonyságát és csökkentse a hulladékot.

Ami a legfontosabb, hogy a rendszer a termelés megkezdése előtt átveszi a fizetést és számlát állít ki, így garantáltan megkapja a munkáért járó pénzt, és nem kell erőforrásokat pazarolni a későbbi fizetésre.

A W2P megoldásnak tartalmaznia kell a digitális kirakatot, azaz a vásárlókkal szemben a webes felületet. Bizonyos esetekben lehetőség van arra, hogy ezt a kirakati felületet újra-bőrözzék, hogy különböző márkanevek alatt kereskedhessenek. Lehet, hogy például külön szeretné tartani a B2C és a B2B ügyfeleit, még akkor is, ha minden megrendelés ugyanazon a W2P és gyártási munkafolyamaton megy keresztül.

Attól függően, hogy milyen típusú nyomtatott termékeket kínál, érdemes lehet integrálni az olyan e-kereskedelmi platformokkal, mint a Shopify vagy a Magento. Ez segíthet sokkal több fogyasztói üzletet felvenni, feltéve, hogy rendelkezik a megfelelő kapacitással.

A szoftvernek képesnek kell lennie a több részből álló megrendelések kezelésére, amelyek különböző nyomtatási munkafolyamatokat foglalhatnak magukban, például széles formátumú poszterek, DtG/F pólók és címkék. Lehet, hogy egyéb olyan tételeket is kínál, amelyeket nem nyomtatnak, de amelyeket mégis fel kell szedni és csomagolni kell a megrendeléssel együtt. És szabályokra lesz szüksége annak meghatározásához, hogy mit tegyen, ha egyes tételek elfogytak vagy késnek, mert egy megrendelés több szállítmányra való felosztása befolyásolhatja az adott munka nyereségét.

A W2P alapvető hátránya, hogy elveszíti a személyes kapcsolatot az ügyfelekkel. Ez nem feltétlenül számít, ha a W2P-t néhány ügyfélmegrendelés automatizálására használja, hogy időt tudjon szakítani más, értékesebb ügyfelek személyes kezelésére. Még mindig sok olyan összetett, testre szabott projekt van, amelyhez az ügyfelekkel telefonon vagy akár személyesen kell egyeztetni.

A W2P rendszeren keresztül rendelő ügyfelek számára azonban nehéz lesz megkülönböztetni magát a többi versenytársától. Ezt megteheti az Ön által kínált termékkínálat, a webes portál könnyű navigációja és az Ön által lehetővé tett testreszabás mértéke révén, de az ár elkerülhetetlenül nagy szerepet fog játszani, mivel a nagyobb szereplők a méretgazdaságosságot kihasználva képesek csökkenteni a költségeket. Az egyéb tényezőket, például a termékek minőségét vagy az ügyfélszolgálatot csak a visszatérő ügyfelek fogják észrevenni, hacsak nem szán időt az értékelések kezelésére is. Az értékelések azonban egy kicsit eltalálhatók, és a vásárlók Önt fogják hibáztatni, ha rossz szállítási tapasztalatot tapasztalnak, ami nem az Ön kezében van, ha egy futárcégre támaszkodik.

Az ilyen rendszerek növekedése tükrözi a széles formátumú nyomtatási ágazat változó jellegét. Végül is a W2P-rendszer bevezetésének első lépése annak meghatározása, hogy milyen termékeket kínál. Régebben úgy gondoltunk a széles formátumra, mint ami elsősorban a táblák készítését jelenti, ahol a munkák között óriási lehet a változatosság. Manapság azonban a tipikus széles formátumú nyomtatási szolgáltató a különböző termékek széles skáláját kínálja, a bannerektől és poszterektől kezdve a bögréken és pólókon át – valamint a táblákon keresztül -, amelyek mindegyike szabványosítható, hogy egy sablonba illeszkedjen. Nagy a kísértés, hogy a bővítés során azokra a termékekre koncentráljunk, amelyek könnyen szabványosíthatók és a legjobban megfelelnek az e-kereskedelemnek. Ez azonban nem tükrözi a széles formátumú nyomtatási ágazat teljes szélességét.

W2P vagy MIS?

Sok nyomtatási szolgáltató úgy érzi, hogy vagy egy MIS irányítási információs rendszerre vagy egy W2P Web-to-Printre van szüksége, de mindkettőre nem. Végül is ezek drága rendszerek, és a kettő között sok átfedés van, mivel néhány W2P-szolgáltató MIS-t is árul, míg a legtöbb MIS W2P- vagy e-kereskedelmi modult is kínál. Mindkét megoldás relációs adatbázisokon alapul, és mindkettő alapvető kompetenciája az, hogy képes pontosan megbecsülni az adott megrendelésre szabott árakat, és dinamikusan frissíteni az árat, ha az ügyfél módosítja a megrendelést.

Ez viszont attól függ, hogy a gyártási rendszer visszajelzést ad-e a megrendelt tételek előállításának legköltséghatékonyabb módjáról, beleértve a testreszabással járó további munkákat is. A becslési modulnak integrálódnia kell a készletgazdálkodási rendszerrel is, hogy ismerje a nyersanyagok költségét, és hogy az összes szükséges tétel raktáron van-e. Az, hogy MIS-t, W2P-t vagy a kettő kombinációját választja-e, az Ön saját vállalkozásának felépítésétől függ. De akárhogy is, a W2P elemet mélyen integrálni kell a termelési munkafolyamatba.

Összefoglalva, a W2P-rendszer két legfontosabb szempontja a testreszabás mértéke, amely közvetlenül befolyásolja az ügyfélélményt, valamint a becslés pontossága, amely meghatározza az árképzést és a nyereségességet. Érdemes tehát időt szánni arra, hogy az Ön vállalkozásának és a megcélzott ügyféltípusnak leginkább megfelelő rendszert válassza ki. Egy jó Web-to-Print ajánlatnak azonban jelentősen meg kell növelnie a megrendelések számát, és segítenie kell csökkenteni az egy megrendelésre fordított időt, ami viszont magasabb nyereséget eredményezhet.