Workflow 2026: Sådan udnytter trykkerier skyen til at opnå maksimal effektivitet

Trykkeribranchen står over for en gennemgribende forandring: Cloud-teknologier gør arbejdsgangene hurtigere, mere fleksible og pålidelige. Hvad skal trykkerier være opmærksomme på for at kunne udnytte cloud-løsninger effektivt?

I 2026 vil et moderne arbejdsforløb betyde langt mere end blot automatisering af de enkelte produktionstrin. Det omfatter en fuldstændig digital sammenkobling af ordremodtagelse, databehandling, produktion og levering.

Cloudbaserede systemer udgør rygraden i disse processer. De giver adgang til produktionsdata i realtid, uanset hvor man befinder sig, og danner grundlaget for et problemfrit samarbejde mellem kunder, bureauer og trykkerier.

Cloud-løsninger: fordele og ulemper for PSP’er

I sin kerne er skyen et netværk af servere, som man kan få adgang til via internettet. I stedet for at gemme data og applikationer lokalt på en computer eller server i trykkeriet, hostes de på cloududbyderens servere.

Dette giver en række fordele. Medarbejderne kan få adgang til produktionsdata, ordrer og software uanset hvor de befinder sig og mens de er på farten. Centraliseret lagring er med til at forhindre fejl forårsaget af dublerede data eller forældede versioner. Da cloududbyderen står for vedligeholdelsen, reduceres IT-arbejdsbyrden på stedet. Dette kan føre til betydelige besparelser, især for mindre trykkerier uden en dedikeret IT-afdeling. Cloudtjenester er desuden meget skalerbare. Ved ansættelse af nye medarbejdere eller store ordrer kan der nemt tilføjes yderligere kapacitet.

Der er dog også potentielle ulemper for PSP’er ved delvis eller fuldstændig at benytte cloud-tjenester. Det er ofte ikke let at fastslå, hvor dataene rent faktisk er lagret. Dette kan føre til problemer med overholdelse af kundernes krav. Desuden er virksomheder, der benytter cloud-applikationer, altid afhængige af en stabil og hurtig internetforbindelse. Der er også ofte en frygt for, at man lettere bliver offer for cyberangreb, når man bruger cloud-tjenester.

Software as a Service (SaaS) og cloudtjenester – hvad er forskellen?

SaaS er en specifik model inden for cloud-teknologi, hvor softwareapplikationer leveres og anvendes via internettet. I stedet for at installere programmer lokalt får brugerne adgang til applikationen via en webbrowser eller en app. Eksempler herpå er Microsoft 365, Adobe Express og Datev Unternehmen Online.

»Cloud-tjenester« er et overordnet begreb, der ud over SaaS også omfatter Infrastructure as a Service (IaaS) og Platform as a Service (PaaS). Mens SaaS giver mulighed for at benytte færdigudviklet software, stiller IaaS og PaaS grundlæggende IT-ressourcer til rådighed, såsom servere, lagerplads eller udviklingsplatforme.

Eksempler på anvendelsesscenarier for cloud-løsninger i et trykkeri

Cloud-løsninger er allerede i brug mange steder i digitale trykkerier og hos skiltemagere:

• Administration, kunde- og kontaktstyring (f.eks. iCloud, Google One)
• Registrering af arbejdstid (f.eks. Toggl)
• Dataoverførsel og arkivering (f.eks. WeTransfer)
• Dataoptimering og udskriftsforberedelse (f.eks. Printfactory Connect)
• Styring, service og overvågning af maskiner (f.eks. Mutoh Direct)
• Logistik og forsendelsessporing (f.eks. Paketda)
• Fakturering, økonomistyring og bogføring (f.eks. Lexware)

I de fleste tilfælde, især i mindre virksomheder, drejer det sig om individuelle løsninger. Det betyder, at virksomheden ikke bruger én, men flere cloud-tjenester fra meget forskellige udbydere.

Ikke desto mindre ses der som regel en mærkbar stigning i produktiviteten ved brug af cloudtjenester. Dette gælder især, hvis medarbejderne arbejder delvist i hybridform, fra hjemmekontoret eller på afstand, da de nemt kan få adgang til alle vigtige data via bærbar computer eller smartphone. Ændringer eller forsinkelser, der opstår på arbejdspladsen, bliver hurtigt synlige for alle ansvarlige kolleger. Langvarige telefonopkald eller kommunikation via messaging-apps er ikke længere nødvendige. Mange forskellige cloudtjenester kan dog også skabe udfordringer for en PSP. Det skyldes, at gratis eller billige cloudabonnementer, såsom Apple iCloud, ikke er beregnet til professionel brug. Udbyderen kan derfor hurtigt spærre kontoen, fordi vilkårene og betingelserne er blevet overtrådt. Som følge heraf kan adgangen til vigtige virksomhedsdata – og muligvis også værdifuld hardware – gå tabt.

Når man bruger mange forskellige cloudtjenester, er der altid en risiko for, at der opstår overførselsfejl under manuel kopiering eller automatisk synkronisering. Spørgsmål om databeskyttelse kan være komplicerede, især når man bruger cloudtjenester, der er placeret i lande uden for EU.

Endelig er der også spørgsmålet om økonomisk effektivitet. I de fleste tilfælde er det månedlige gebyr pr. bruger og måned for cloud-tjenester relativt lavt. Men selv blot en håndfuld apps og tjenester kan hurtigt blive en dyr affære for virksomheder, der kun har et dusin medarbejdere. Derudover kan administrationen af flere cloud-abonnementer udgøre en betydelig administrativ byrde.

Udvikl effektive cloud-løsninger

Brugen af mange forskellige cloud-løsninger til de enkelte arbejdsområder inden for en PSP er især fristende for mindre virksomheder. Det skyldes, at de enkelte tjenester ofte er ret nemme at sætte op og bruge.

Omfattende cloud-løsninger til trykkeribranchen, såsom dem fra Agfa Asanti-serien, Caldera Primecenter, Roland DG Connect eller HP PrintOS, dækker derimod en stor del af proceskæden – fra webshoppen til fakturering – i én enkelt cloud-applikation. Installation og indledende opsætning kan dog være ret tidskrævende.

Det skyldes, at omfattende processer i virksomheden skal kortlægges. Derudover kører mange løsninger i hybridform, så der i nogle tilfælde skal installeres yderligere software på stedet. I mange tilfælde er udbydere af udskrivningstjenester nødt til at inddrage freelancekonsulenter eller medarbejdere fra specialforhandlere. Dette kan medføre betydelige startomkostninger.

Hvis indførelsen af cloud-tjenester i et trykkeri imidlertid sker med professionel støtte, er yderligere automatiseringstrin også mulige . Man kan f.eks. oprette revisionssikre e-mail-arbejdsgange, bl.a. med Konnect E-Mail.

Cloudtjenester har som regel også API’er (Application Programming Interfaces). Disse grænseflader gør det muligt for forskellige softwareprogrammer at kommunikere med hinanden og udveksle data eller funktioner. Dermed kan eksisterende kontorprogrammer kobles sammen med software til produktionsplanlægning og -styring, efterbehandling og logistik. Resultatet er en sammenhængende og gennemsigtig arbejdsgang, hvor mange opgaver kan udføres fra hvor som helst i verden.

Er cloud-løsninger en god investering for PSP’er på lang sigt?

Cloud-løsninger er sandsynligvis allerede i brug hos de fleste trykkerier og skiltemagere, selvom det blot drejer sig om enkelte apps på medarbejdernes smartphones. Uden f.eks. MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobil e-mail eller ekstra server- og computerkapacitet, f.eks. fra AWS, kan mange trykkerier ikke længere klare deres daglige drift.

Det er dog ikke alle udbydere af tryktjenester, der har taget det næste skridt mod øget effektivitet. For med cloud-tjenester, der dækker alle vigtige processer i virksomheden, fjernes mange typiske fejlkilder. Der skabes moderne, fleksible arbejdspladser, der er attraktive for højt kvalificerede medarbejdere og tiltrækker unge talenter.

I øjeblikket er omfattende og veltilpassede cloud-løsninger til små virksomheder ofte stadig for komplicerede eller simpelthen for dyre. Forhåbentlig vil der i den nærmeste fremtid komme enkle og praktiske tjenester på markedet, der er rettet mod dem.

For én ting står allerede fast: Kunstig intelligens vil også for trykkerier løfte cloud-løsninger og effektiviteten op på et helt nyt niveau. Virksomheder i trykkeribranchen, der ikke kan eller ikke vil følge med denne udvikling, vil i fremtiden kun kunne klare sig i meget små nicher.