Как да използвате софтуера за отпечатване от интернет

Системите Web-to-Print (W2P) автоматизират поръчките за печат, като интегрират електронната търговия с производствените работни процеси, позволяват персонализиране на клиентите, предварителна обработка на файловете и гарантирано предварително плащане. W2P намалява грешките и труда, като повишава рентабилността при малки обеми. Успехът зависи от персонализацията и точното ценообразуване, но доставчиците на услуги трябва да балансират между автоматизацията и поддържането на лични връзки с клиентите за сложни поръчкови задачи.

Странно е да си помислим, че е имало време, когато повечето хора са поръчвали печат по телефона или дори – не дай си боже – с писмо. Но в днешно време повечето от нас поръчват и плащат стоките и услугите си онлайн. Секторът на търговския печат възприе такова онлайн поръчване преди повече от десетилетие чрез системите Web-to-Print или W2P, които свързват системите за плащане в електронната търговия директно с работните процеси на печатното производство. Такива W2P системи стават все по-разпространени на широкоформатния пазар за всичко – от плакати до табели и графики за дисплеи, както и за тениски, подаръци и рекламни материали.

По същество системата W2P автоматизира процеса на поръчване, включително подаването на задания. Те позволяват на клиентите да персонализират стандартните артикули, които предлагате, като добавят собствен текст и изображение. Степента на персонализация е различна при различните системи и зависи от това колко много неща позволявате – например избор на шрифтове, размер и цветове на шрифта и промяна на размера на графичните елементи. Тези системи помагат на клиентите да качват файловете си, да ги обработват предварително и да поправят или сигнализират за грешки, преди да ги вкарат в производствената опашка.

Това има редица предимства, включително намаляване на риска от грешки, тъй като клиентите могат да качват свои собствени графики, да проверяват дали са доволни от поръчката чрез изображение за предварителен преглед и да потвърждават поръчките си онлайн. След това поръчките могат да бъдат предадени директно в производствената система, така че да няма нужда от допълнителна намеса, която също може да доведе до грешки. Тази степен на автоматизация, свеждаща до минимум човешкото взаимодействие и цялото време, което то отнема, също спомага за повишаване на конкурентоспособността на поръчките с малък брой потребители. В идеалния случай системата за подреждане на опашки трябва да обединява множество сходни поръчки от различни клиенти, за да се подобри ефективността на производството и да се намалят загубите.

Най-важното е, че системата също така приема плащане и генерира фактура преди началото на производството, така че да сте сигурни, че ще получите заплащане за работата и няма нужда да губите ресурси, за да търсите плащане по-късно.

Решението W2P трябва да включва дигиталната витрина на магазина, т.е. интерфейса на първата страница в мрежата, насочен към клиентите. В някои случаи е възможно да се преосмисли тази витрина, за да се търгува под различни търговски марки. Например може да искате да запазите клиентите си B2C и B2B отделно, въпреки че всички поръчки преминават през един и същ W2P и производствен работен процес.

В зависимост от вида на печатните продукти, които предлагате, може да искате да се интегрирате и с платформи за електронна търговия, като Shopify или Magento. Това би трябвало да ви помогне да привлечете много повече потребители, ако приемем, че имате капацитета да се справите с това.

Софтуерът ще трябва да може да се справя с многокомпонентни поръчки, които могат да включват различни работни процеси за печат, като широкоформатни плакати, тениски DtG/F и етикети. Възможно е да предлагате и други артикули, които не се отпечатват, но все пак трябва да бъдат подбрани и опаковани заедно с поръчката. И ще ви трябват правила, за да определите какво да правите, ако някои артикули са изчерпани или се забавят, защото разделянето на поръчката на няколко пратки може да повлияе на печалбата от тази работа.

Основният недостатък на W2P е, че губите личната връзка с клиентите. Това може да няма значение, ако използвате W2P за автоматизиране на някои поръчки на клиенти, за да освободите време за лична работа с други, по-ценни клиенти. Все още има много сложни проекти по поръчка, които ще се нуждаят от обратна връзка с клиентите по телефона или дори лице в лице.

Но за тези клиенти, които поръчват чрез системата W2P, ще бъде трудно да се разграничат от другите конкуренти. Можете да направите това чрез гамата от продукти, които предлагате, лесната навигация на вашия уеб портал и степента на персонализация, която позволявате, но цената неизбежно ще играе основна роля, като по-големите играчи могат да използват икономии от мащаба, за да намалят разходите. Други фактори, като например качеството на вашите продукти или обслужването на клиентите, ще бъдат забелязани само от постоянни клиенти, освен ако не отделите време да управлявате отзивите си. Въпреки това отзивите могат да бъдат малко неуспешни и клиентите ще ви обвинят, ако имат лош опит с доставката, което не зависи от вас, ако разчитате на куриерска фирма.

Разрастването на тези системи отразява променящото се естество на сектора на широкоформатния печат. В края на краищата първата стъпка при внедряването на система W2P е да определите какъв вид продукти предлагате. Преди мислехме, че широкоформатният печат се отнася предимно за изработката на знаци, където може да има огромно разнообразие между отделните задания. Но в днешно време типичният доставчик на широкоформатен печат предлага широка гама от различни продукти – от банери и плакати до чаши и тениски, както и знаци – като всички те могат да бъдат стандартизирани, така че да се впишат в шаблон. Изкушението е да се разшири дейността, като се съсредоточи върху тези продукти, които могат лесно да бъдат стандартизирани и са най-подходящи за електронна търговия. Но това не отразява пълния обхват на сектора на широкоформатния печат.

W2P или MIS?

Много доставчици на печатни услуги смятат, че се нуждаят или от информационна система за управление MIS, или от W2P Web-to-Print, но не и от двете. В края на краищата това са скъпи системи и има голямо припокриване между тях, като някои доставчици на W2P продават и MIS, докато повечето MIS предлагат модул за W2P или електронна търговия. И двете решения се основават на релационни бази данни и основна компетентност и за двете е способността за точна оценка на цените, съобразени с конкретната поръчка, и за динамично актуализиране на тази цена, ако клиентът направи промени в поръчката.

Това от своя страна зависи от получаването на обратна връзка от производствената система, за да се разбере най-рентабилният начин за производство на поръчаните артикули, включително и допълнителната работа за персонализиране. Модулът за оценяване трябва да се интегрира и със системата за управление на запасите, така че да знае цената на суровините и дали всички необходими елементи са на склад. Дали ще изберете да използвате MIS, W2P или комбинация от двете, зависи от собствената ви бизнес структура. Но и в двата случая елементът W2P ще трябва да бъде дълбоко интегриран в производствения процес.

В заключение, двата най-важни аспекта на системата W2P са степента на персонализация, която пряко влияе върху преживяването на клиентите, и точността на оценката, която ще определи ценообразуването и рентабилността ви. Затова си струва да отделите време, за да изберете системата, която най-добре отговаря на вашия бизнес и на вида клиенти, към които се насочвате. Но едно добро предложение за Web-to-Print би трябвало значително да увеличи броя на поръчките и да спомогне за намаляване на времето, необходимо за една поръчка, което от своя страна би трябвало да доведе до по-високи печалби.