Det första steget i optimeringen av processer på tryckerier förbises ofta: Utan ett fastställt arbetsflöde som alla medarbetare accepterar är automatisering omöjlig.
Den digitala tryckbranschen står under enormt tryck: stigande kostnader, brist på kvalificerad arbetskraft och strävan efter hållbar produktion tvingar företagen att göra sina processer mer effektiva. Automatisering verkar vara den logiska lösningen. Men för att sätta igång omställningen från manuella till automatiserade processer måste man gå tillväga på ett strukturerat sätt. Endast på så sätt kan automatiseringen bli en framgång på lång sikt.
Arbetsflöde – mer än bara ett modeord
Under de senaste åren har begreppet ”arbetsflöde” blivit allt viktigare inom tryckindustrin. Det beror inte bara på den ökande tillgången till specialiserade mjukvarulösningar, såsom HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) eller OneVision Wide Format Automation Suite. Det beror även på de ekonomiska och samhälleliga förutsättningarna. Men vad är egentligen ett arbetsflöde?
Enligt Wikipedia är ett arbetsflöde eller en arbetsprocess en ”rumslig och tidsmässig följd av arbetsmoment som hör samman funktionellt, fysiskt eller tekniskt på en arbetsplats”. I den digitala tryckbranschen omfattar detta betydligt mer än bara själva tryck- och efterbehandlingsprocesserna. Från den första kundkontakten via databehandling, produktionsplanering och logistik till efterberäkning och fakturering – vart och ett av dessa steg ingår i ett omfattande arbetsflöde.
Ett centralt problem: Många processer i ett företags vardag är svåra att förstå för utomstående – och ofta även för ledningen. Om arbetsflödena är ganska informella eller inte dokumenterade är det svårt att förbättra dem. Framför allt blir det dock nästan omöjligt att automatisera dem helt eller delvis.
Site Flow är ett arbetsflödesprogram från HP – Bild: Skärmdump
Dokumentation är bara det första steget
Automatisering innebär att arbetsprocesser överförs till maskiner eller programvara, som sedan utför dem självständigt. Det låter enkelt, men är i praktiken komplext och förknippas ofta med oro. Anställda fruktar nämligen att automatiseringsprocesser ska leda till att deras vanliga arbetsrutiner förändras eller till och med att de förlorar sina jobb.
Många tryckerier stöter redan på svårigheter när det gäller att dokumentera arbetsflödena vid genomförandet av omfattande automatiseringsstrategier. Även om det finns arbetsanvisningar är det nämligen möjligt att dessa inte följs i det dagliga arbetet, vare sig av enskilda medarbetare eller hela avdelningar.
Här kan extern hjälp från specialiserade konsultföretag vara till nytta. Dessa bidrar inte bara med teknisk expertis, utan också med erfarenhet av förändringshantering – en framgångsfaktor som ofta underskattas. Förändringar måste nämligen inte bara planeras, utan också följas upp. Och det lyckas bäst med en partner som talar branschens språk och känner till utmaningarna. Leverantörer av arbetsflödesprogramvara och automatiseringslösningar erbjuder därför oftast även konsulttjänster.
Ofta är det dock lämpligt att anlita oberoende konsultföretag som Colorbugs, Schwarz Consulting eller FourPees för större automatiseringsprojekt. Dessa företag har nämligen en bredare överblick över de produkter som finns på marknaden. De kan därför sätta ihop den lösning som är optimal för kunden, oavsett tillverkare.
Förutom automatiseringsprogramvara erbjuder OneVision även rådgivning inom arbetsflöden. Foto: Skärmdump.
På väg mot automatisering
För att automatiseringen ska lyckas måste fem förutsättningar vara uppfyllda:
- Målformulering: Vad ska automatiseras – och varför? Vilka nyckeltal mäter framgången?
- Processanalys: Vilka steg i arbetsflödet lämpar sig överhuvudtaget för automatisering?
- Val av teknik: Vilka verktyg, plattformar eller maskiner är lämpliga? Förutom robotteknik och AI kan även enkla anpassningar av arbetsflöden ge stora effekter.
- Genomförande: Tekniska, organisatoriska och rättsliga aspekter måste beaktas.
- Integration av medarbetare: Utbildning, motivation och delaktighet är avgörande för acceptansen.
Automatisering är alltså inte ett engångsprojekt, utan en kontinuerlig process som oftast inleds med dokumentationen av det aktuella arbetsflödet. Detta måste dock övervakas löpande.
Processkontroll innebär att man samlar in, analyserar och visualiserar data om varje steg i arbetsflödet. Det är det enda sättet att upptäcka flaskhalsar, undvika fel och säkerställa kvaliteten. Moderna system utnyttjar i allt högre grad AI för att identifiera mönster och göra prognoser som går utöver vad mänsklig erfarenhet kan erbjuda.
Processkontroll är dock inte en uppgift som enbart tillhör ledningen. Den bör omfatta alla nivåer inom verksamheten. Det är nämligen först när alla berörda parter har tillgång till den information som är relevant för dem inom arbetsflödet som de kan fatta välgrundade beslut och reagera i tid.
Detta främjar inte bara effektiviteten inom det digitala tryckeriet, utan också medarbetarnas tillfredsställelse. Den som informeras om problem i ett tidigt skede kan nämligen vidta optimala motåtgärder.
Automatisering kan bidra till att avsevärt minska flaskhalsar, övertid och helgarbete. Det sparar inte bara lönekostnader, utan bidrar också till att medarbetarna känner sig uppskattade.
Xerox FreeFlow är främst avsett för arbetsflöden i prepress. Foto: Skärmdump
Automatisering fungerar bara om vi samarbetar
Automatisering är inte ett mål i sig, utan ett medel för att öka effektiviteten, förbättra kvaliteten och avlasta personalen. Automatiseringen kan dock bara bli framgångsrik om de underliggande processerna förstås, dokumenteras och kontrolleras.
Ett väl genomtänkt arbetsflöde är därför en förutsättning för automatisering. Processkontroll säkerställer att detta arbetsflöde förblir transparent, styrbart och anpassningsbart – och gör produktionen inom digitaltryck redo för framtiden.