O primeiro passo na otimização dos processos nas gráficas é muitas vezes esquecido: sem um fluxo de trabalho definido e aceite por todos os colaboradores, a automatização não é possível.
O setor da impressão digital está sob uma pressão enorme: custos crescentes, falta de mão de obra qualificada e a procura por uma produção sustentável obrigam as empresas a tornar os seus processos mais eficientes. A automatização parece ser a resposta lógica. Mas, para dar início à transformação de processos manuais em fluxos automatizados, é preciso agir de forma estruturada. Só assim a automatização pode ser um sucesso a longo prazo.
Workflow – mais do que só uma palavra da moda
Nos últimos anos, o tema «fluxo de trabalho» ganhou muita importância na indústria gráfica. Isso não se deve apenas à crescente disponibilidade de soluções de software especializadas, como, por exemplo, o HP Site Flow, o Xerox FreeFlow (vídeo) ou o OneVision Wide Format Automation Suite. Mas também às condições económicas e sociais. Mas o que é, afinal, um fluxo de trabalho?
Segundo a Wikipédia, um fluxo de trabalho é uma «sequência espacial e temporal de operações de trabalho funcionalmente, fisicamente ou tecnicamente interligadas num local de trabalho». Na prática da indústria da impressão digital, isto abrange muito mais do que apenas os processos propriamente ditos de impressão e acabamento. Desde o primeiro contacto com o cliente, passando pela preparação dos dados, pelo planeamento da produção e pela logística, até ao cálculo posterior dos custos e à faturação – cada uma destas etapas faz parte de um fluxo de trabalho abrangente.
Um problema central: muitos processos do dia-a-dia de uma empresa são difíceis de compreender para quem está de fora – e, muitas vezes, até mesmo para a própria gestão. Quando os fluxos de trabalho são mais informais ou não estão documentados, é difícil melhorá-los. Mas, acima de tudo, torna-se quase impossível automatizá-los total ou parcialmente.
O Site Flow é um software de fluxo de trabalho da HP – Foto: captura de ecrã
A documentação é só o primeiro passo
A automatização significa transferir processos de trabalho para máquinas ou software, que depois os executam de forma autónoma. Parece simples, mas na prática é complexo e, muitas vezes, também suscita receios. Isso porque, quando se trata de processos de automatização, os colaboradores e colaboradoras ficam com medo de perder as suas rotinas habituais ou até mesmo o emprego.
Muitas gráficas, ao implementarem estratégias de automatização abrangentes, já atingem os seus limites na documentação dos fluxos de trabalho. Pois, mesmo que existam instruções a seguir, estas podem não ser cumpridas no dia-a-dia, seja por funcionários individuais, seja por departamentos inteiros.
Nesse caso, o apoio externo de empresas de consultoria especializadas pode ajudar. Estas não só trazem conhecimentos técnicos, como também experiência em gestão da mudança – um fator de sucesso muitas vezes subestimado. Afinal, as mudanças não só têm de ser planeadas, como também acompanhadas. E isso consegue-se melhor com um parceiro que conheça a linguagem do setor e os desafios que este apresenta. Por isso, os fornecedores de software de fluxo de trabalho e de soluções de automatização costumam também oferecer serviços de consultoria.
No entanto, muitas vezes faz sentido recorrer a empresas de consultoria independentes, como a Colorbugs, a Schwarz Consulting ou a FourPees, para tarefas de automatização de maior envergadura. Isso porque estas empresas têm uma visão mais abrangente dos produtos disponíveis no mercado. Por isso, conseguem criar a solução ideal para o cliente, independentemente do fabricante.
Além de software de automatização, a OneVision também oferece consultoria em fluxos de trabalho. Foto: captura de ecrã.
A caminho da automatização
Para que a automatização resulte, é preciso que cinco condições estejam reunidas:
- Definição de objetivos: O que é que se pretende automatizar – e porquê? Que indicadores medem o sucesso?
- Análise de processos: Que etapas do fluxo de trabalho são, afinal, adequadas para a automatização?
- Escolha da tecnologia: que ferramentas, plataformas ou máquinas são as mais adequadas? Além da robótica e da IA, até mesmo pequenas adaptações no fluxo de trabalho podem ter um grande impacto.
- Implementação: É preciso ter em conta os aspetos técnicos, organizacionais e jurídicos.
- Integração dos colaboradores: a formação, a motivação e a participação são fundamentais para a aceitação.
A automatização não é, portanto, um projeto pontual, mas sim um processo contínuo que, na maioria das vezes, começa com a documentação dos fluxos de trabalho atuais. No entanto, este processo tem de ser monitorizado constantemente.
O controlo de processos significa recolher, analisar e visualizar dados sobre cada etapa do fluxo de trabalho. Só assim é possível identificar pontos de estrangulamento, evitar erros e garantir a qualidade. Os sistemas modernos recorrem cada vez mais à IA para identificar padrões e fazer previsões que vão além da experiência humana.
No entanto, o controlo dos processos não é uma tarefa exclusiva da gestão. Deve envolver todos os níveis da empresa. Afinal, só quando todos os envolvidos tiverem acesso às informações relevantes para si no âmbito do fluxo de trabalho é que poderão tomar decisões fundamentadas e reagir a tempo.
Isso não só promove a eficiência na gráfica digital, como também a satisfação dos colaboradores e colaboradoras. Afinal, quem é informado atempadamente sobre os problemas consegue tomar as medidas certas para os resolver.
A automatização pode ajudar a reduzir significativamente os gargalos, as horas extraordinárias e o trabalho ao fim de semana. Isso não só poupa nos custos salariais, como também ajuda os colaboradores e colaboradoras a sentirem-se valorizados.
O Xerox FreeFlow destina-se principalmente a fluxos de trabalho na fase de pré-impressão. Foto: captura de ecrã
A automação só funciona se trabalharmos juntos
A automatização não é um fim em si mesma, mas sim um meio para aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e aliviar a carga de trabalho dos colaboradores. No entanto, a automatização só pode ser bem-sucedida se os processos subjacentes forem compreendidos, documentados e controlados.
Um fluxo de trabalho bem planeado é, por isso, um pré-requisito para a automatização. O controlo dos processos garante que esse fluxo de trabalho se mantenha transparente, controlável e adaptável – e prepara a produção de impressão digital para o futuro.