Painotalojen prosessien optimoinnin ensimmäinen vaihe jää usein huomiotta: ilman määriteltyä ja kaikkien työntekijöiden hyväksymää työnkulkua automatisointi ei ole mahdollista.
Digitaalipainoteollisuus on valtavan paineen alla: nousevat kustannukset, ammattitaitoisen työvoiman puute ja pyrkimys kestävään tuotantoon pakottavat yritykset tehostamaan prosessejaan. Automaatio vaikuttaa loogiselta ratkaisulta. Manuaalisten prosessien muuttaminen automatisoiduiksi vaatii kuitenkin järjestelmällistä lähestymistapaa. Vain näin automaatio voi onnistua kestävällä tavalla.
Työnkulku – enemmän kuin pelkkä muotisana
Viime vuosina ”työnkulku” on noussut painoteollisuudessa yhä merkittävämmäksi aiheeksi. Tämä ei johdu pelkästään erikoistuneiden ohjelmistoratkaisujen, kuten HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) tai OneVision Wide Format Automation Suite, kasvavasta saatavuudesta, vaan myös taloudellisista ja yhteiskunnallisista olosuhteista. Mutta mikä tarkalleen ottaen on työnkulku?
Wikipedian mukaan työnkulku (workflow) on ”työpaikalla suoritettavien, toiminnallisesti, fyysisesti tai teknisesti toisiinsa liittyvien työprosessien tilallinen ja ajallinen järjestys”. Digitaalipainoteollisuuden käytännössä se kattaa paljon enemmän kuin pelkästään varsinaiset painatus- ja viimeistelyprosessit. Ensimmäisestä asiakaskontaktista tietojen valmistelun, tuotannonsuunnittelun ja logistiikan kautta jälkilaskennan ja laskutukseen – jokainen näistä vaiheista on osa kattavaa työnkulkua.
Keskeinen ongelma: Monet yrityksen arjen prosessit ovat vaikeasti ymmärrettäviä ulkopuolisille – ja usein jopa johdolle. Jos työnkulut ovat luonteeltaan epävirallisia tai niitä ei ole dokumentoitu, niitä on vaikea parantaa. Ennen kaikkea niiden täydellinen tai osittainen automatisointi on lähes mahdotonta.
Site Flow on HP:n työnkulkuohjelmisto – Kuva: Näyttökuva
Dokumentointi on vasta ensimmäinen askel
Automaatio tarkoittaa työprosessien siirtämistä koneille tai ohjelmistoille, jotka suorittavat ne sitten itsenäisesti. Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä se on monimutkaista ja liittyy usein myös pelkoihin. Työntekijät nimittäin pelkäävät automaatioprosessien yhteydessä menettävänsä totutut työmenetelmänsä tai jopa työpaikkansa.
Monet painotalot törmäävät laaja-alaisten automatisointistrategioiden toteuttamisessa jo työnkulkujen dokumentoinnin vaiheessa rajoihinsa. Vaikka ohjeita olisikin olemassa, yksittäiset työntekijät tai kokonaiset osastot eivät välttämättä noudata niitä päivittäisessä työssään.
Tässä tilanteessa erikoistuneiden konsulttiyritysten tarjoama ulkoinen tuki voi olla avuksi. Ne tuovat mukanaan paitsi teknistä osaamista myös kokemusta muutoksenhallinnasta – joka on usein aliarvioitu menestystekijä. Muutoksia ei nimittäin tarvitse vain suunnitella, vaan niitä on myös tuettava. Tämä onnistuu parhaiten kumppanin kanssa, joka puhuu alan kieltä ja tuntee haasteet. Siksi työnkulkuohjelmistojen ja automaatioratkaisujen toimittajat tarjoavatkin yleensä myös konsultointipalveluja.
Usein on kuitenkin järkevää ottaa suurempien automaatioprojektien yhteydessä avuksi riippumattomia konsulttiyrityksiä, kuten Colorbugs, Schwarz Consulting tai FourPees. Näillä yrityksillä on nimittäin laajempi yleiskuva markkinoilla saatavilla olevista tuotteista. Siksi ne pystyvät kokoamaan asiakkaalle optimaalisen ratkaisun eri valmistajien tuotteista.
OneVision tarjoaa automaatio-ohjelmistojen lisäksi myös työnkulkukonsultointia. Kuva: Näyttökuva.
Matkalla kohti automaatiota
Automaation onnistumiseksi viiden edellytyksen on täytyttävä:
- Tavoitteiden määrittely: Mitä tulisi automatisoida – ja miksi? Millä avainlukemilla menestystä mitataan?
- Prosessianalyysi: Mitkä työnkulun vaiheet soveltuvat ylipäätään automatisointiin?
- Teknologian valinta: Mitkä työkalut, alustat tai koneet ovat sopivia? Robotiikan ja tekoälyn lisäksi myös yksinkertaiset työnkulun muutokset voivat tuottaa merkittäviä tuloksia.
- Toteutus: Tekniset, organisatoriset ja oikeudelliset näkökohdat on otettava huomioon.
- Henkilöstön integrointi: Koulutus, motivaatio ja osallistuminen ovat ratkaisevia tekijöitä hyväksynnän kannalta.
Automaatio ei siis ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva prosessi, joka alkaa useimmiten nykyisen työnkulun dokumentoinnilla. Tätä prosessia on kuitenkin seurattava jatkuvasti.
Prosessinhallinta tarkoittaa työnkulun jokaisen vaiheen tietojen keräämistä, analysointia ja visualisointia. Vain näin voidaan tunnistaa pullonkauloja, välttää virheitä ja varmistaa laatu. Nykyaikaisissa järjestelmissä hyödynnetään yhä enemmän tekoälyä, jotta voidaan tunnistaa malleja ja laatia ennusteita, jotka ylittävät ihmisen kokemuksen rajoitukset.
Prosessien hallinta ei kuitenkaan ole yksinomaan johdon tehtävä. Sen tulisi kattaa kaikki organisaation tasot. Vain silloin, kun kaikilla osapuolilla on pääsy heille merkityksellisiin tietoihin työnkulun sisällä, he voivat tehdä perusteltuja päätöksiä ja reagoida ajoissa.
Tämä edistää paitsi digitaalisen painotalon tehokkuutta myös työntekijöiden tyytyväisyyttä. Sillä kun ongelmista tiedotetaan ajoissa, niihin voidaan puuttua parhaalla mahdollisella tavalla.
Automaatio voi auttaa vähentämään merkittävästi pullonkauloja, ylityötunteja ja viikonlopputyötä. Tämä ei ainoastaan säästä palkkakustannuksia, vaan myös edistää sitä, että työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja.
Xerox FreeFlow on tarkoitettu erityisesti painovalmistelun työnkulkuihin. Kuva: Näyttökuva
Automaatio onnistuu vain yhteistyöllä
Automaatio ei ole päämäärä sinänsä, vaan keino tehokkuuden lisäämiseen, laadun parantamiseen ja työntekijöiden kuormituksen keventämiseen. Automaatio voi kuitenkin onnistua vain, jos sen taustalla olevat prosessit ymmärretään, dokumentoidaan ja valvotaan.
Hyvin suunniteltu työnkulku on siksi automaation edellytys. Prosessinhallinta varmistaa, että tämä työnkulku pysyy läpinäkyvänä, hallittavana ja mukautuvana – ja valmistaa digitaalisen painotuotannon tulevaisuutta varten.