De eerste stap bij het optimaliseren van processen in drukkerijen wordt vaak over het hoofd gezien: zonder een duidelijk omschreven workflow die door alle medewerkers wordt geaccepteerd, is automatisering niet mogelijk.
De digitale drukkerijsector staat onder enorme druk: stijgende kosten, een tekort aan geschoold personeel en de wens om duurzaam te produceren dwingen bedrijven ertoe hun processen efficiënter in te richten. Automatisering lijkt het logische antwoord. Maar om de omzetting van handmatige processen naar geautomatiseerde werkwijzen op gang te brengen, moet men gestructureerd te werk gaan. Alleen zo kan automatisering op duurzame wijze slagen.
Workflow – meer dan alleen een modewoord
De afgelopen jaren is het thema ‘workflow’ in de drukindustrie sterk in belang toegenomen. Dat komt niet alleen door de toenemende beschikbaarheid van gespecialiseerde softwareoplossingen, zoals bijvoorbeeld HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) of OneVision Wide Format Automation Suite, maar ook door de economische en maatschappelijke omstandigheden. Maar wat is een workflow nu precies?
Volgens Wikipedia is een workflow of werkstroom een „ruimtelijke en temporele volgorde van functioneel, fysiek of technisch samenhangende werkprocessen op een werkplek“. In de praktijk van de digitale drukindustrie omvat dit veel meer dan alleen de eigenlijke druk- en afwerkingsprocessen. Van het eerste contact met de klant via de gegevensvoorbereiding, productieplanning en logistiek tot en met de nacalculatie en facturering – elk van deze stappen maakt deel uit van een uitgebreide workflow.
Een centraal probleem: veel processen in het dagelijkse reilen en zeilen van een bedrijf zijn voor buitenstaanders – en vaak zelfs al voor het management – moeilijk te doorgronden. Als workflows nogal informeel zijn of niet gedocumenteerd, kunnen ze maar moeilijk worden verbeterd. Maar bovenal wordt het vrijwel onmogelijk om ze geheel of gedeeltelijk te automatiseren.
Site Flow is workflowsoftware van HP – Foto: screenshot
Documentatie is slechts de eerste stap
Automatisering houdt in dat werkprocessen worden overgedragen aan machines of software, die deze vervolgens zelfstandig uitvoeren. Dat klinkt eenvoudig, maar is in de praktijk complex en gaat vaak gepaard met angsten. Medewerkers vrezen namelijk dat automatiseringsprocessen hun vertrouwde werkwijzen of zelfs hun baan in gevaar brengen.
Veel drukkerijen stuitten bij de implementatie van uitgebreide automatiseringsstrategieën al op hun grenzen bij het documenteren van de workflows. Want zelfs als er instructies zijn, worden deze in de dagelijkse praktijk mogelijk niet nageleefd door individuele medewerkers of hele afdelingen.
Hier kan externe ondersteuning door gespecialiseerde adviesbureaus uitkomst bieden. Deze beschikken niet alleen over technische knowhow, maar ook over ervaring met verandermanagement – een vaak onderschatte succesfactor. Veranderingen moeten namelijk niet alleen worden gepland, maar ook begeleid. En dat lukt het beste met een partner die de taal van de branche spreekt en de uitdagingen kent. Aanbieders van workflowsoftware en automatiseringsoplossingen bieden daarom meestal ook adviesdiensten aan.
Voor grotere automatiseringsprojecten is het echter vaak zinvol om een beroep te doen op onafhankelijke adviesbureaus zoals Colorbugs, Schwarz Consulting of FourPees. Deze bureaus hebben namelijk een breder overzicht van de producten die op de markt verkrijgbaar zijn. Daardoor kunnen ze, ongeacht de fabrikant, de voor de klant optimale oplossing samenstellen.
OneVision biedt naast automatiseringssoftware ook advies op het gebied van workflows aan. Foto: screenshot.
Op weg naar automatisering
Om automatisering te laten slagen, moet aan vijf voorwaarden worden voldaan:
- Doelstelling: Wat moet worden geautomatiseerd – en waarom? Welke kengetallen geven het succes weer?
- Procesanalyse: Welke stappen in de workflow komen überhaupt in aanmerking voor automatisering?
- Technologiekeuze: welke tools, platforms of machines zijn geschikt? Naast robotica en AI kunnen ook eenvoudige aanpassingen in de workflow een groot effect hebben.
- Uitvoering: Er moet rekening worden gehouden met technische, organisatorische en juridische aspecten.
- Integratie van medewerkers: opleiding, motivatie en betrokkenheid zijn cruciaal voor de acceptatie.
Automatisering is dus geen eenmalig project, maar een continu proces dat meestal begint met het in kaart brengen van de huidige werkprocessen. Dit proces moet echter voortdurend worden gecontroleerd.
Procescontrole houdt in dat gegevens over elke stap in de workflow worden vastgelegd, geanalyseerd en gevisualiseerd. Alleen zo kunnen knelpunten worden opgespoord, fouten worden voorkomen en de kwaliteit worden gewaarborgd. Moderne systemen maken daarbij steeds vaker gebruik van AI om patronen te herkennen en voorspellingen te doen die verder gaan dan wat op basis van menselijke ervaring mogelijk is.
Procescontrole is echter geen taak die uitsluitend bij het management ligt. Hierbij moeten alle niveaus binnen het bedrijf worden betrokken. Want alleen als alle betrokkenen toegang hebben tot de voor hen relevante informatie binnen de workflow, kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen en tijdig reageren.
Dat bevordert niet alleen de efficiëntie binnen de digitale drukkerij, maar ook de tevredenheid van de medewerkers. Want wie tijdig op de hoogte wordt gebracht van problemen, kan daar optimaal op inspelen.
Automatisering kan helpen om knelpunten, overuren en weekendwerk aanzienlijk te verminderen. Dat bespaart niet alleen loonkosten, maar draagt er ook toe bij dat medewerkers zich gewaardeerd voelen.
Xerox FreeFlow is vooral bedoeld voor workflows in de prepress. Foto: screenshot
Automatisering kan alleen samen
Automatisering is geen doel op zich, maar een middel om de efficiëntie te verhogen, de kwaliteit te verbeteren en de werkdruk van medewerkers te verlichten. Automatisering kan echter alleen succesvol zijn als de onderliggende processen worden begrepen, gedocumenteerd en gecontroleerd.
Een goed doordachte workflow is daarom een voorwaarde voor automatisering. Procescontrole zorgt ervoor dat deze workflow transparant, beheersbaar en flexibel blijft – en maakt de digitale drukproductie klaar voor de toekomst.