Prvi korak u optimizaciji procesa u tiskarama često se zanemaruje: Automatizacija nije moguća bez definiranog tijeka rada koji prihvaćaju svi zaposlenici.
Industrija digitalnog tiska je pod ogromnim pritiskom: rastući troškovi, nedostatak kvalificiranih radnika i želja za održivom proizvodnjom prisiljavaju tvrtke da svoje procese učine učinkovitijima. Automatizacija se čini logičnim odgovorom. No, za pokretanje procesa pretvaranja ručnih procesa u automatizirane tijekove rada, neophodan je strukturirani pristup. Samo na taj način automatizacija može biti uspješna dugoročno.
Tijek rada – više od pukog fraze
Posljednjih godina tema “tijeka rada” dobila je značajnu važnost u tiskarskoj industriji. To nije samo zbog sve veće dostupnosti specijaliziranih softverskih rješenja, kao što su HP SiteFlow , Xerox FreeFlow ( video ) ili OneVision Wide Format Automation Suite , već i zbog prevladavajućih ekonomskih i društvenih uvjeta. Ali što je točno tijek rada?
Prema Wikipediji, tijek rada je “prostorni i vremenski slijed funkcionalno, fizički ili tehnički povezanih radnih procesa na radnom mjestu”. U praksi, u industriji digitalnog tiska, to obuhvaća puno više od samih procesa tiska i završne obrade. Od početnog kontakta s kupcem, preko pripreme podataka, planiranja proizvodnje i logistike, do naknadnog izračuna i fakturiranja – svaki od ovih koraka dio je sveobuhvatnog tijeka rada.
Ključni problem: Mnogi procesi u svakodnevnom poslovanju tvrtke teško su razumljivi vanjskim osobama – a često čak i upravi. Ako su tijekovi rada neformalni ili nedokumentirani, teško ih je poboljšati. Iznad svega, gotovo ih je nemoguće automatizirati, bilo u potpunosti ili djelomično.
Site Flow je HP-ov softver za upravljanje radnim procesima. Fotografija: Snimka zaslona
Dokumentacija je samo prvi korak
Automatizacija znači prenošenje radnih procesa na strojeve ili softver koji ih zatim izvršavaju neovisno. To zvuči jednostavno, ali u praksi je složeno i često popraćeno tjeskobom. Zaposlenici se boje da će procesi automatizacije poremetiti njihove uobičajene rutine ili čak ugroziti njihove poslove.
Mnoge tiskare dosežu svoje granice prilikom implementacije sveobuhvatnih strategija automatizacije, počevši od dokumentiranja tijeka rada. Čak i ako upute postoje, pojedini zaposlenici ili cijeli odjeli ih možda neće slijediti u svakodnevnoj praksi.
Vanjska podrška specijaliziranih konzultantskih tvrtki ovdje može biti neprocjenjiva. Oni donose ne samo tehničku stručnost već i iskustvo u upravljanju promjenama – često podcijenjeni faktor uspjeha. Promjene treba ne samo planirati već i upravljati. A to se najbolje postiže s partnerom koji govori jezik industrije i razumije njezine izazove. Stoga, pružatelji softvera za tijek rada i rješenja za automatizaciju obično nude i konzultantske usluge.
Međutim, za veće projekte automatizacije često je preporučljivo konzultirati neovisne konzultantske tvrtke poput Colorbugs , Schwarz Consulting ili FourPees . Ove tvrtke imaju širi pregled proizvoda dostupnih na tržištu i stoga mogu sastaviti optimalno rješenje za klijenta, bez obzira na proizvođača.
Osim softvera za automatizaciju, OneVision nudi i savjetovanje o tijeku rada. Fotografija: Snimka zaslona.
Na putu prema automatizaciji
Za uspjeh automatizacije, mora biti ispunjeno pet preduvjeta:
- Definiranje cilja: Što treba automatizirati – i zašto? Koji ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) mjere uspjeh?
- Analiza procesa: Koji su procesi u tijeku rada zapravo prikladni za automatizaciju?
- Odabir tehnologije: Koji su alati, platforme ili strojevi prikladni? Uz robotiku i umjetnu inteligenciju, jednostavne prilagodbe tijeka rada također mogu imati značajan utjecaj.
- Provedba: Moraju se uzeti u obzir tehnički, organizacijski i pravni aspekti.
- Integracija zaposlenika: Obuka, motivacija i sudjelovanje ključni su za prihvaćanje.
Automatizacija stoga nije jednokratni projekt, već kontinuirani proces koji obično počinje dokumentiranjem trenutnog tijeka rada. Međutim, taj se proces mora kontinuirano pratiti.
Kontrola procesa znači prikupljanje, analizu i vizualizaciju podataka o svakom koraku tijeka rada. To je jedini način za prepoznavanje uskih grla, izbjegavanje pogrešaka i osiguranje kvalitete. Moderni sustavi sve se više oslanjaju na umjetnu inteligenciju kako bi prepoznali obrasce i generirali predviđanja koja nadilaze ljudsko iskustvo.
Kontrola procesa nije isključivo odgovornost menadžmenta. Trebala bi uključivati sve razine organizacije. Samo kada svi dionici imaju pristup relevantnim informacijama unutar tijeka rada, mogu donositi informirane odluke i brzo reagirati.
To ne samo da potiče učinkovitost unutar tvrtke za digitalni tisak, već i zadovoljstvo zaposlenika. Jer oni koji su rano obaviješteni o problemima mogu poduzeti najbolje moguće protumjere.
Automatizacija može značajno pomoći u smanjenju uskih grla, prekovremenog rada i rada vikendom. To ne samo da štedi troškove rada, već i doprinosi osjećaju da su zaposlenici cijenjeni.
Xerox FreeFlow je prvenstveno dizajniran za tijekove pripreme za tisak. Fotografija: Snimka zaslona
Automatizacija radi samo zajedno
Automatizacija nije sama sebi cilj, već sredstvo za povećanje učinkovitosti, poboljšanje kvalitete i rasterećenje zaposlenika. Međutim, automatizacija može biti uspješna samo ako su temeljni procesi shvaćeni, dokumentirani i kontrolirani.
Dobro osmišljen tijek rada stoga je preduvjet za automatizaciju. Kontrola procesa osigurava da taj tijek rada ostane transparentan, kontroliran i prilagodljiv – čineći digitalnu tisak prikladnom za budućnost.