Первый шаг в оптимизации процессов на типографиях зачастую упускается из виду: без четко определённого и принятого всеми сотрудниками рабочего процесса автоматизация невозможна.
Отрасль цифровой печати испытывает огромное давление: растущие затраты, нехватка квалифицированных кадров и стремление к экологически устойчивому производству вынуждают компании повышать эффективность своих процессов. Автоматизация представляется логичным решением. Однако для того чтобы инициировать процесс преобразования ручных операций в автоматизированные рабочие процессы, необходимо действовать систематически. Только так автоматизация может принести устойчивый успех.
Рабочий процесс — это не просто модное слово
В последние годы тема «рабочего процесса» приобрела огромное значение в полиграфической отрасли. Это связано не только с растущей доступностью специализированных программных решений, таких как HP Site Flow, Xerox FreeFlow (видео) или OneVision Wide Format Automation Suite, но и с экономическими и социальными условиями. Однако что именно представляет собой рабочий процесс?
Согласно Википедии, рабочий процесс (workflow) представляет собой «пространственную и временную последовательность функционально, физически или технически взаимосвязанных рабочих операций на одном рабочем месте». На практике в сфере цифровой печати это понятие охватывает гораздо больше, чем просто собственно процессы печати и послепечатной обработки. От первого контакта с клиентом через подготовку данных, планирование производства и логистику вплоть до калькуляции затрат и выставления счетов — каждый из этих этапов является частью комплексного рабочего процесса.
Одна из ключевых проблем заключается в том, что многие процессы повседневной деятельности компании трудно понять посторонним — а зачастую даже самому руководству. Если рабочие процессы носят неформальный характер или не задокументированы, их сложно усовершенствовать. Но, прежде всего, становится практически невозможно полностью или частично автоматизировать их.
Site Flow — это программное обеспечение для управления рабочими процессами от HP. Фото: скриншот
Составление документации — это лишь первый шаг
Автоматизация означает передачу рабочих процессов машинам или программному обеспечению, которые затем выполняют их самостоятельно. Это звучит просто, однако на практике представляет собой сложный процесс и зачастую вызывает опасения. Ведь в связи с процессами автоматизации сотрудники опасаются за свои привычные рабочие процедуры или даже за свое рабочее место.
Многие типографии при реализации комплексных стратегий автоматизации сталкиваются с трудностями уже на этапе документирования рабочих процессов. Ведь даже при наличии инструкций отдельные сотрудники или целые подразделения в повседневной работе могут не соблюдать их.
В данном случае может помочь внешняя поддержка со стороны специализированных консалтинговых компаний. Они обладают не только техническими знаниями, но и опытом в области управления изменениями — фактором успеха, который зачастую недооценивают. Ведь изменения необходимо не только планировать, но и сопровождать на всех этапах. И лучше всего это удаётся сделать с партнёром, который владеет языком отрасли и знаком с её вызовами. Поэтому поставщики программного обеспечения для организации рабочих процессов и решений по автоматизации, как правило, также предлагают консультационные услуги.
Однако при решении более крупных задач по автоматизации зачастую целесообразно привлекать независимые консалтинговые компании, такие как Colorbugs, Schwarz Consulting или FourPees. Дело в том, что они обладают более широким представлением о продуктах, доступных на рынке. Благодаря этому они могут сформировать оптимальное для клиента решение с учетом предложений различных производителей.
Помимо программного обеспечения для автоматизации, компания OneVision также предоставляет консультационные услуги по организации рабочих процессов. Фото: скриншот.
На пути к автоматизации
Для успешной автоматизации необходимо выполнить пять условий:
- Определение цели: Что следует автоматизировать — и почему? Какие показатели позволяют оценить успех?
- Анализ процессов: какие именно этапы рабочего процесса подходят для автоматизации?
- Выбор технологий: какие инструменты, платформы или оборудование подходят? Помимо робототехники и искусственного интеллекта, значительный эффект могут дать даже простые изменения в рабочих процессах.
- Реализация: необходимо учитывать технические, организационные и правовые аспекты.
- Интеграция сотрудников: обучение, мотивация и вовлеченность играют решающую роль в обеспечении принятия.
Таким образом, автоматизация — это не разовый проект, а непрерывный процесс, который, как правило, начинается с документирования текущего рабочего процесса. Однако этот процесс необходимо постоянно контролировать.
Контроль процессов подразумевает сбор, анализ и визуализацию данных о каждом этапе рабочего процесса. Только так можно выявлять узкие места, предотвращать ошибки и обеспечивать качество. Современные системы все чаще используют искусственный интеллект для распознавания закономерностей и составления прогнозов, выходящих за рамки человеческого опыта.
При этом контроль процессов не является исключительной задачей руководства. Он должен охватывать все уровни предприятия. Ведь только в том случае, если все участники процесса имеют доступ к необходимой им информации в рамках рабочего процесса, они могут принимать обоснованные решения и своевременно реагировать.
Это способствует не только повышению эффективности работы типографии, специализирующейся на цифровой печати, но и повышению удовлетворённости сотрудников. Ведь тот, кто своевременно получает информацию о проблемах, может принять оптимальные меры для их устранения.
Автоматизация может помочь значительно сократить количество узких мест, сверхурочную работу и работу в выходные дни. Это не только позволяет сэкономить на затратах на заработную плату, но и способствует тому, что сотрудники и сотрудницы чувствуют себя ценными.
Xerox FreeFlow в первую очередь предназначен для рабочих процессов на этапе допечатной подготовки. Фото: скриншот
Автоматизация возможна только при совместной работе
Автоматизация — это не самоцель, а средство повышения эффективности, улучшения качества и снижения нагрузки на сотрудников. Однако автоматизация может быть успешной только в том случае, если лежащие в ее основе процессы поняты, задокументированы и находятся под контролем.
Поэтому тщательно продуманный рабочий процесс является необходимым условием для автоматизации. Контроль процессов обеспечивает прозрачность, управляемость и адаптивность данного рабочего процесса — и делает производство цифровой печати готовым к будущему.