印刷会社におけるプロセスの最適化において、最初のステップはしばしば見過ごされがちです。明確に定義され、全従業員に受け入れられたワークフローがなければ、自動化は不可能です。
デジタル印刷業界は、コストの上昇、人材不足、そして持続可能な生産への要望といった多大なプレッシャーに直面しており、企業はプロセスの効率化を迫られています。 自動化こそが、その論理的な解決策のように思われます。しかし、手作業のプロセスを自動化されたワークフローへと転換するプロセスを開始するには、体系的なアプローチが必要です。そうして初めて、自動化を持続的に成功させることができるのです。
ワークフロー――単なる流行語以上のもの
ここ数年、印刷業界において「ワークフロー」というテーマは、その重要性を大きく高めています。 これは、HPSite Flow、Xerox FreeFlow（動画）、OneVision Wide Format Automation Suiteといった専門的なソフトウェアソリューションの利用が可能になったことだけが理由ではありません。経済的・社会的な背景も一因となっています。では、ワークフローとは一体何なのでしょうか？
ウィキペディアによると、ワークフローとは、「ある作業場において、機能的、物理的、あるいは技術的に関連する一連の作業工程が、空間的および時間的に順序立てて行われること」である。 デジタル印刷業界の実務においては、その範囲は単なる印刷や仕上げ工程にとどまりません。顧客との最初の接触から、データ処理、生産計画、物流、さらには事後原価計算や請求書発行に至るまで、これらの各ステップはすべて包括的なワークフローの一部を構成しています。
大きな問題の一つは、企業の日常業務における多くのプロセスが、社外の人々――そして多くの場合、経営陣でさえも――には理解しにくいという点だ。ワークフローが非公式であったり、文書化されていなかったりすると、その改善は困難になる。とりわけ、ワークフローの全部または一部を自動化することは、ほぼ不可能になってしまう。
Site FlowはHPが提供するワークフローソフトウェアです。写真：スクリーンショット
文書化はあくまで第一歩に過ぎない
自動化とは、業務プロセスを機械やソフトウェアに移管し、それらに自律的に実行させることを意味します。これは簡単に聞こえますが、実際には複雑であり、しばしば不安を伴うものです。というのも、従業員は自動化の進展に伴い、慣れ親しんだ業務の流れが失われることや、さらには職を失うことさえも懸念しているからです。
多くの印刷会社では、包括的な自動化戦略を実施するにあたり、ワークフローの文書化の段階で既に限界に直面しています。というのも、作業手順書があったとしても、日々の業務において個々の従業員や部署全体がそれを遵守していない可能性があるからです。
こうした場合、専門のコンサルティング会社による外部支援が役立ちます。こうした会社は技術的なノウハウだけでなく、チェンジマネジメントの経験も持っています。これは、しばしば過小評価されがちな成功要因です。なぜなら、変革は単に計画するだけでなく、その過程を適切に支援していく必要があるからです。 そして、そのプロセスを最も効果的に進めるには、業界の事情に精通し、課題を熟知したパートナーと協力することが最善です。そのため、ワークフローソフトウェアや自動化ソリューションのベンダーは、多くの場合、コンサルティングサービスも併せて提供しています。
ただし、大規模な自動化プロジェクトにおいては、Colorbugs、Schwarz Consulting、FourPeesといった独立系のコンサルティング会社を活用することが多くの場合、有効です。なぜなら、こうした企業は市場で入手可能な製品についてより幅広い見識を持っているからです。そのため、メーカーを問わず、顧客にとって最適なソリューションを組み立てることができます。
OneVisionは、自動化ソフトウェアに加え、ワークフローに関するコンサルティングも提供しています。写真：スクリーンショット。
自動化への道
自動化を成功させるには、5つの条件を満たす必要があります：
- 目標の定義：何を自動化すべきか、そしてその理由は何か？成功を測る指標は何か？
- プロセス分析：ワークフローのうち、そもそもどのプロセスが自動化に適しているのか？
- 技術の選定：どのようなツール、プラットフォーム、あるいは機械が適しているか？ロボット工学やAIに加え、単純なワークフローの調整でも大きな効果を発揮することがあります。
- 実施：技術的、組織的、法的な側面を考慮する必要があります。
- 従業員の統合：研修、モチベーション、そして参画が、受け入れられるための鍵となる。
つまり、自動化は単発のプロジェクトではなく、多くの場合、現在のワークフローの文書化から始まる継続的なプロセスです。しかし、このプロセスは常に監視されなければなりません。
プロセス管理とは、ワークフローの各段階に関するデータを収集・分析・可視化することを意味します。これによって初めて、ボトルネックを特定し、ミスを防ぎ、品質を確保することができます。最新のシステムでは、人間の経験値を超えるパターンの認識や予測を行うために、AIの活用がますます進んでいます。
とはいえ、プロセス管理は経営陣だけの専任業務というわけではありません。組織内のあらゆる階層が関与すべきものです。なぜなら、関係者全員がワークフロー内で自分たちに関連する情報にアクセスできて初めて、的確な判断を下し、タイムリーに対応することができるからです。
これは、デジタル印刷会社内の効率性を高めるだけでなく、従業員の満足度向上にもつながります。なぜなら、問題を早期に把握できれば、最適な対策を講じることができるからです。
自動化は、業務のボトルネックや残業、週末勤務を大幅に削減するのに役立ちます。これにより、人件費を削減できるだけでなく、従業員が大切にされていると感じるようにもなります。
Xerox FreeFlowは、主にプリプレス工程のワークフロー向けに設計されています。写真：スクリーンショット
自動化は協力し合ってこそ実現できる
自動化はそれ自体が目的ではなく、効率の向上、品質の改善、そして従業員の負担軽減を図るための手段です。しかし、自動化が成功するのは、その根底にあるプロセスが理解され、文書化され、管理されている場合に限られます。
したがって、綿密に設計されたワークフローは、自動化の前提条件となります。プロセス管理により、このワークフローの透明性、制御性、適応性が確保され、デジタル印刷生産を将来に向けて万全な状態に整えることができます。