První krok při optimalizaci procesů v tiskárnách bývá často opomíjen: bez jasně definovaného pracovního postupu, který všichni zaměstnanci akceptují, není automatizace možná.
Odvětví digitálního tisku čelí enormnímu tlaku: rostoucí náklady, nedostatek kvalifikovaných pracovníků a snaha o udržitelnou výrobu nutí podniky k zefektivnění svých procesů. Automatizace se jeví jako logické řešení. Aby však bylo možné zahájit proces přeměny manuálních postupů na automatizované procesy, je třeba postupovat systematicky. Pouze tak může být automatizace dlouhodobě úspěšná.
Workflow – víc než jen módní výraz
V posledních letech nabyl pojem „workflow“ v polygrafickém průmyslu na významu. To není dáno pouze rostoucí dostupností specializovaných softwarových řešení, jako jsou například HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) nebo OneVision Wide Format Automation Suite, ale také ekonomickými a společenskými podmínkami. Co ale přesně je workflow?
Podle Wikipedie je pracovní postup (workflow) „prostorové a časové uspořádání funkčně, fyzicky nebo technicky souvisejících pracovních operací na jednom pracovišti“. V praxi digitálního tiskařského průmyslu to zahrnuje mnohem více než jen samotné tiskové a dokončovací procesy. Od prvního kontaktu se zákazníkem přes přípravu dat, plánování výroby a logistiku až po následné vyúčtování a vystavení faktury – každý z těchto kroků je součástí komplexního pracovního postupu.
Klíčový problém: Mnohé procesy v každodenním chodu firmy jsou pro osoby zvenčí – a často i pro samotné vedení – těžko srozumitelné. Pokud jsou pracovní postupy spíše neformální nebo nedokumentované, je obtížné je vylepšit. Především je však téměř nemožné je zcela nebo částečně automatizovat.
Site Flow je software pro řízení pracovních postupů od společnosti HP – foto: snímek obrazovky
Dokumentace je pouze prvním krokem
Automatizace znamená převést pracovní procesy na stroje nebo software, které je pak provádějí samostatně. Zní to jednoduše, v praxi je to však složité a často s tím souvisejí i obavy. Zaměstnanci a zaměstnankyně se totiž v souvislosti s automatizačními procesy obávají o své obvyklé pracovní postupy nebo dokonce o své pracovní místo.
Mnohé tiskárny narážejí při zavádění komplexních strategií automatizace již na hranice svých možností při dokumentaci pracovních postupů. I když totiž existují pokyny, jednotliví zaměstnanci nebo celé oddělení je v každodenní praxi nemusí dodržovat.
V tomto ohledu může pomoci externí podpora ze strany specializovaných poradenských společností. Ty přinášejí nejen technické know-how, ale také zkušenosti s řízením změn – což je často podceňovaný faktor úspěchu. Změny totiž není třeba jen plánovat, ale také je doprovázet. A to se nejlépe daří s partnerem, který rozumí jazyku daného odvětví a zná jeho výzvy. Poskytovatelé softwaru pro řízení pracovních postupů a automatizačních řešení proto většinou nabízejí také poradenské služby.
U rozsáhlejších automatizačních projektů je však často vhodné zapojit nezávislé poradenské společnosti, jako jsou například Colorbugs, Schwarz Consulting nebo FourPees. Tyto společnosti totiž mají širší přehled o produktech dostupných na trhu. Mohou tak sestavit řešení, které je pro zákazníka optimální, a to bez ohledu na konkrétního výrobce.
Společnost OneVision nabízí kromě automatizačního softwaru také poradenství v oblasti pracovních postupů. Foto: Snímek obrazovky.
Na cestě k automatizaci
Aby byla automatizace úspěšná, musí být splněno pět předpokladů:
- Definice cíle: Co má být automatizováno – a proč? Jaké ukazatele měří úspěšnost?
- Analýza procesů: Které kroky v pracovním postupu se vůbec hodí k automatizaci?
- Výběr technologie: Jaké nástroje, platformy nebo stroje jsou vhodné? Kromě robotiky a umělé inteligence mohou mít velký účinek i jednoduché úpravy pracovních postupů.
- Realizace: Je třeba zohlednit technické, organizační a právní aspekty.
- Integrace zaměstnanců: Školení, motivace a zapojení jsou klíčové pro přijetí.
Automatizace tedy není jednorázový projekt, ale nepřetržitý proces, který se většinou zahajuje zdokumentováním aktuálního pracovního postupu. Ten je však nutné průběžně sledovat.
Kontrola procesů znamená shromažďovat, analyzovat a vizualizovat data o každém kroku pracovního toku. Pouze tak lze odhalit úzká místa, předejít chybám a zajistit kvalitu. Moderní systémy se při tom stále více spoléhají na umělou inteligenci, aby rozpoznávaly vzorce a vytvářely prognózy, které přesahují rámec lidských zkušeností.
Kontrola procesů přitom není výhradním úkolem vedení. Měla by zahrnovat všechny úrovně v podniku. Pouze pokud totiž mají všichni zúčastnění v rámci pracovního toku přístup k informacím, které jsou pro ně relevantní, mohou činit fundovaná rozhodnutí a včas reagovat.
To přispívá nejen k efektivitě v rámci digitální tiskárny, ale také ke spokojenosti zaměstnanců a zaměstnankyň. Kdo je totiž včas informován o problémech, může přijmout optimální opatření k jejich řešení.
Automatizace může pomoci výrazně omezit pracovní úzká místa, přesčasy a práci o víkendech. To nejen šetří mzdové náklady, ale také přispívá k tomu, že se zaměstnanci a zaměstnankyně cítí oceněni.
Xerox FreeFlow je určen především pro pracovní postupy v předtiskové přípravě. Foto: Snímek obrazovky
Automatizace je možná jen společnými silami
Automatizace není cílem sama o sobě, ale prostředkem ke zvýšení efektivity, zlepšení kvality a odlehčení zaměstnancům. Automatizace však může být úspěšná pouze tehdy, jsou-li základní procesy pochopeny, zdokumentovány a kontrolovány.
Promyšlený pracovní postup je proto předpokladem pro automatizaci. Kontrola procesů zajišťuje, že tento pracovní postup zůstává transparentní, říditelný a přizpůsobivý – a připravuje produkci digitálního tisku na budoucnost.