Први корак у оптимизацији процеса у штампаријама се често занемарује: Аутоматизација није могућа без дефинисаног тока посла који прихватају сви запослени.
Индустрија дигиталне штампе је под огромним притиском: растући трошкови, недостатак квалификованих радника и жеља за одрживим производњама приморавају компаније да своје процесе учине ефикаснијим. Аутоматизација делује као логичан одговор. Али да би се покренуо процес претварања ручних процеса у аутоматизоване токове рада, неопходан је структурирани приступ. Само на тај начин аутоматизација може бити успешна на дужи рок.
Ток рада – више од пуке поруке
Последњих година, тема „тока посла“ је добила значајан значај у штампарској индустрији. То није само због све веће доступности специјализованих софтверских решења, као што су HP SiteFlow , Xerox FreeFlow ( видео ) или OneVision Wide Format Automation Suite , већ и због преовлађујућих економских и друштвених услова. Али шта је тачно ток посла?
Према Википедији, ток рада је „просторни и временски низ функционално, физички или технички повезаних радних процеса на радном месту“. У пракси, у индустрији дигиталне штампе, ово обухвата много више од самих процеса штампања и завршне обраде. Од почетног контакта са купцем, преко припреме података, планирања производње и логистике, до накнадног обрачуна и фактурисања – сваки од ових корака је део свеобухватног тока рада.
Кључни проблем: Многи процеси у свакодневном пословању компаније су тешки за разумевање спољним посматрачима – а често чак и менаџменту. Ако су токови рада неформални или недокументовани, тешко их је побољшати. Пре свега, постаје практично немогуће аутоматизовати их, било у потпуности или делимично.
Site Flow је софтвер за радни процес компаније HP. Фотографија: Снимак екрана
Документација је само први корак
Аутоматизација значи преношење радних процеса на машине или софтвер који их затим извршавају независно. Ово звучи једноставно, али у пракси је сложено и често праћено забринутошћу. Запослени се плаше да ће процеси аутоматизације пореметити њихове уобичајене рутине или чак угрозити њихове послове.
Многе штампарије достижу своје границе приликом имплементације свеобухватних стратегија аутоматизације, почевши од документовања токова рада. Чак и ако упутства постоје, појединачни запослени или читава одељења их можда неће поштовати у свакодневној пракси.
Спољна подршка специјализованих консултантских фирми може бити непроцењива овде. Оне доносе не само техничку стручност већ и искуство у управљању променама – често потцењени фактор успеха. Промене треба не само планирати већ и управљати. А то се најбоље постиже са партнером који говори језик индустрије и разуме њене изазове. Стога, добављачи софтвера за радни ток и решења за аутоматизацију обично нуде и консултантске услуге.
Међутим, за веће пројекте аутоматизације, често је препоручљиво консултовати независне консултантске фирме као што су Colorbugs , Schwarz Consulting или FourPees . Ове фирме имају шири преглед производа доступних на тржишту и стога могу да саставе оптимално решење за клијента, без обзира на произвођача.
Поред софтвера за аутоматизацију, OneVision нуди и консултације о радном процесу. Фотографија: Снимак екрана.
На путу ка аутоматизацији
Да би аутоматизација била успешна, мора бити испуњено пет предуслова:
- Дефинисање циља: Шта треба аутоматизовати – и зашто? Који кључни индикатори учинка (KPI) мере успех?
- Анализа процеса: Који процеси у радном току су заправо погодни за аутоматизацију?
- Избор технологије: Који алати, платформе или машине су погодни? Поред роботике и вештачке интелигенције, једноставна прилагођавања тока посла такође могу имати значајан утицај.
- Имплементација: Морају се узети у обзир технички, организациони и правни аспекти.
- Интеграција запослених: Обука, мотивација и учешће су кључни за прихватање.
Аутоматизација стога није једнократни пројекат, већ континуирани процес који обично почиње документовањем тренутног тока посла. Међутим, овај процес мора бити континуирано праћен.
Контрола процеса значи прикупљање, анализирање и визуелизацију података у сваком кораку радног процеса. То је једини начин да се идентификују уска грла, избегну грешке и осигура квалитет. Модерни системи се све више ослањају на вештачку интелигенцију како би препознали обрасце и генерисали предвиђања која превазилазе људско искуство.
Контрола процеса није искључива одговорност менаџмента. Она треба да обухвати све нивое организације. Само када све заинтересоване стране имају приступ релевантним информацијама у оквиру тока рада, могу доносити информисане одлуке и благовремено реаговати.
Ово не само да промовише ефикасност унутар компаније за дигиталну штампу, већ и задовољство запослених. Јер они који су рано обавештени о проблемима могу предузети најбоље могуће противмере.
Аутоматизација може значајно помоћи у смањењу уских грла, прековременог рада и рада викендом. Ово не само да штеди трошкове рада, већ доприноси и осећају да су запослени цењени.
Xerox FreeFlow је првенствено дизајниран за припрему за штампу. Фотографија: Снимак екрана
Аутоматизација ради само заједно
Аутоматизација није сама себи циљ, већ средство за повећање ефикасности, побољшање квалитета и растерећење запослених. Међутим, аутоматизација може бити успешна само ако су основни процеси разумети, документовани и контролисани.
Добро осмишљен ток рада је стога предуслов за аутоматизацију. Контрола процеса осигурава да овај ток рада остане транспарентан, контролисан и прилагодљив – чинећи дигиталну штампарску производњу спремном за будућност.