Prvý krok pri optimalizácii procesov v tlačiarňach sa často prehliada: bez definovaného pracovného postupu, ktorý akceptujú všetci zamestnanci, nie je automatizácia možná.
Odvetvie digitálnej tlače čelí obrovskému tlaku: rastúce náklady, nedostatok kvalifikovaných pracovníkov a snaha o udržateľnú výrobu nútia podniky zefektívniť svoje procesy. Automatizácia sa javí ako logické riešenie. Na to, aby sa však mohol začať proces premeny manuálnych postupov na automatizované procesy, je potrebné postupovať systematicky. Iba tak môže byť automatizácia úspešná a udržateľná.
Workflow – viac než len módny výraz
V posledných rokoch téma „workflow“ v polygrafickom priemysle výrazne nabrala na význame. Nie je to len vďaka rastúcej dostupnosti špecializovaných softvérových riešení, ako sú napríklad HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) alebo OneVision Wide Format Automation Suite, ale aj vďaka ekonomickým a spoločenským podmienkam. Čo však presne je pracovný tok?
Podľa Wikipédie je pracovný postup alebo pracovný tok „priestorové a časové usporiadanie funkčne, fyzicky alebo technicky súvisiacich pracovných operácií na jednom pracovisku“. V praxi digitálneho tlačového priemyslu to zahŕňa oveľa viac než len samotné procesy tlače a konečnej úpravy. Od prvého kontaktu so zákazníkom cez prípravu dát, plánovanie výroby a logistiku až po následné vyúčtovanie a fakturáciu – každý z týchto krokov je súčasťou komplexného pracovného toku.
Kľúčový problém: Mnohé procesy v každodennom chode firmy sú pre ľudí zvonku – a často aj pre samotné vedenie – ťažko prehľadné. Ak sú pracovné postupy skôr neformálne alebo nedokumentované, je ťažké ich vylepšiť. Predovšetkým je však takmer nemožné ich úplne alebo čiastočne automatizovať.
Site Flow je softvér na riadenie pracovných postupov od spoločnosti HP – Foto: snímka obrazovky
Dokumentácia je len prvý krok
Automatizácia znamená prenesenie pracovných procesov na stroje alebo softvér, ktoré ich potom vykonávajú samostatne. Znie to jednoducho, v praxi je to však zložité a často to vyvoláva obavy. Zamestnanci a zamestnankyne sa totiž v súvislosti s automatizačnými procesmi obávajú o svoje zaužívané pracovné postupy alebo dokonca o svoje pracovné miesta.
Mnohé tlačiarne pri zavádzaní komplexných stratégií automatizácie narážajú na svoje limity už pri dokumentácii pracovných postupov. Aj keď totiž existujú pokyny, jednotliví zamestnanci alebo celé oddelenia ich v každodennom praxi nemusia dodržiavať.
V tomto prípade môže pomôcť externá podpora zo strany špecializovaných poradenských spoločností. Tieto spoločnosti prinášajú nielen technické know-how, ale aj skúsenosti s riadením zmien – čo je často podceňovaný faktor úspechu. Zmeny totiž treba nielen naplánovať, ale aj sprevádzať. A to sa najlepšie darí s partnerom, ktorý rozumie jazyku daného odvetvia a pozná jeho výzvy. Poskytovatelia softvéru pre pracovné postupy a automatizačných riešení preto zvyčajne ponúkajú aj poradenské služby.
V prípade rozsiahlejších automatizačných úloh je však často vhodné zapojiť nezávislé poradenské spoločnosti, ako sú napríklad Colorbugs, Schwarz Consulting alebo FourPees. Tieto spoločnosti totiž majú širší prehľad o produktoch dostupných na trhu. Vďaka tomu dokážu zostaviť pre zákazníka optimálne riešenie bez ohľadu na konkrétneho výrobcu.
Spoločnosť OneVision ponúka okrem softvéru na automatizáciu aj poradenstvo v oblasti pracovných postupov. Foto: Snímka obrazovky.
Na ceste k automatizácii
Aby bola automatizácia úspešná, musí byť splnených päť podmienok:
- Definícia cieľa: Čo sa má automatizovať – a prečo? Ktoré ukazovatele merajú úspech?
- Analýza procesov: Ktoré kroky v pracovnom postupe sa vlastne hodia na automatizáciu?
- Výber technológií: Ktoré nástroje, platformy alebo stroje sú vhodné? Okrem robotiky a umelej inteligencie môžu mať veľký vplyv aj jednoduché úpravy pracovných postupov.
- Realizácia: Je potrebné zohľadniť technické, organizačné a právne aspekty.
- Integrácia zamestnancov: Školenia, motivácia a zapojenie sú kľúčové pre dosiahnutie akceptácie.
Automatizácia teda nie je jednorazový projekt, ale nepretržitý proces, ktorý sa zvyčajne začína zdokumentovaním aktuálnych pracovných postupov. Ten je však potrebné priebežne monitorovať.
Kontrola procesov znamená zaznamenávať, analyzovať a vizualizovať údaje o každom kroku pracovného toku. Len tak je možné odhaliť úzke miesta, predchádzať chybám a zabezpečiť kvalitu. Moderné systémy sa pri tom čoraz viac spoliehajú na umelú inteligenciu, aby rozpoznávali vzory a vytvárajú prognózy, ktoré presahujú rámec ľudských skúseností.
Kontrola procesov však nie je výhradnou úlohou vedenia. Mala by zahŕňať všetky úrovne v podniku. Len ak totiž majú všetci zúčastnení prístup k informáciám, ktoré sú pre nich relevantné v rámci pracovného toku, môžu prijímať fundované rozhodnutia a včas reagovať.
To prispieva nielen k zvýšeniu efektívnosti v rámci digitálnej tlačiarne, ale aj k spokojnosti zamestnancov a zamestnankýň. Kto je totiž včas informovaný o problémoch, môže prijať optimálne opatrenia na ich riešenie.
Automatizácia môže pomôcť výrazne znížiť pracovné preťaženie, nadčasy a prácu cez víkend. To nielen šetrí mzdové náklady, ale prispieva aj k tomu, aby sa zamestnanci a zamestnankyne cítili ocenené.
Xerox FreeFlow je určený predovšetkým pre pracovné postupy v predtlačovej fáze. Foto: Snímka obrazovky
Automatizácia je možná len spoločnými silami
Automatizácia nie je samoúčelná, ale je prostriedkom na zvýšenie efektívnosti, zlepšenie kvality a odľahčenie zamestnancov. Automatizácia však môže byť úspešná len vtedy, ak sú základné procesy pochopené, zdokumentované a kontrolované.
Dôkladne premyslený pracovný postup je preto predpokladom automatizácie. Kontrola procesov zabezpečuje, aby tento pracovný postup zostal transparentný, riaditeľný a prispôsobivý – a pripravuje produkciu digitálnej tlače na budúcnosť.