La première étape de l’optimisation des processus dans les imprimeries est souvent négligée : sans un flux de travail défini et accepté par l’ensemble du personnel, aucune automatisation n’est possible.
Le secteur de l’impression numérique est soumis à une pression considérable : la hausse des coûts, la pénurie de main-d’œuvre qualifiée et la volonté d’adopter une production durable obligent les entreprises à rendre leurs processus plus efficaces. L’automatisation semble être la réponse logique. Cependant, pour amorcer la transformation des processus manuels en procédures automatisées, il est nécessaire d’adopter une approche structurée. C’est la seule façon de garantir le succès durable de l’automatisation.
Workflow – bien plus qu’un simple mot à la mode
Ces dernières années, le thème du « flux de travail » a pris une importance considérable dans le secteur de l’imprimerie. Cela s’explique non seulement par la disponibilité croissante de solutions logicielles spécialisées, telles que HP Site Flow, Xerox FreeFlow (vidéo) ou OneVision Wide Format Automation Suite, mais aussi par le contexte économique et social. Mais qu’est-ce qu’un flux de travail exactement ?
Selon Wikipédia, un flux de travail, ou processus de travail, est une « succession spatiale et temporelle d’opérations liées sur le plan fonctionnel, physique ou technique au sein d’un même poste de travail ». Dans la pratique du secteur de l’impression numérique, cela va bien au-delà des simples processus d’impression et de finition. Du premier contact avec le client à la facturation, en passant par le traitement des données, la planification de la production et la logistique, chacune de ces étapes fait partie d’un flux de travail global.
Un problème majeur : de nombreux processus du quotidien d’une entreprise sont difficiles à cerner pour les personnes extérieures – et souvent même pour la direction. Lorsque les flux de travail sont plutôt informels ou ne sont pas documentés, il est difficile de les améliorer. Mais surtout, il devient pratiquement impossible de les automatiser, que ce soit en totalité ou en partie.
Site Flow est un logiciel de gestion des flux de travail développé par HP – Photo : capture d’écran
La documentation n’est qu’une première étape
L’automatisation consiste à confier des processus de travail à des machines ou à des logiciels, qui les exécutent ensuite de manière autonome. Cela semble simple, mais dans la pratique, c’est complexe et suscite souvent des craintes. En effet, face aux processus d’automatisation, les collaborateurs et collaboratrices craignent pour leurs routines habituelles, voire pour leur emploi.
De nombreuses imprimeries se heurtent à des limites dès la phase de documentation des flux de travail lorsqu’elles mettent en œuvre des stratégies d’automatisation à grande échelle. En effet, même lorsqu’il existe des consignes opérationnelles, celles-ci ne sont pas toujours respectées au quotidien par certains collaborateurs ou par des services entiers.
Dans ce contexte, le recours à une aide externe fournie par des cabinets de conseil spécialisés peut s’avérer utile. Ceux-ci apportent non seulement un savoir-faire technique, mais aussi une expérience en matière de gestion du changement – un facteur de réussite souvent sous-estimé. En effet, les changements doivent non seulement être planifiés, mais aussi accompagnés. Et pour y parvenir au mieux, il est préférable de s’adjoindre les services d’un partenaire qui maîtrise le langage du secteur et en connaît les défis. C’est pourquoi les fournisseurs de logiciels de gestion des flux de travail et de solutions d’automatisation proposent généralement également des services de conseil.
Il est toutefois souvent judicieux, pour les projets d’automatisation de grande envergure, de faire appel à des cabinets de conseil indépendants tels que Colorbugs, Schwarz Consulting ou FourPees. En effet, ceux-ci ont une vision plus globale des produits disponibles sur le marché. Ils sont donc en mesure de proposer au client la solution la mieux adaptée, tous fabricants confondus.
Outre ses logiciels d’automatisation, OneVision propose également des services de conseil en matière de flux de travail. Photo : capture d’écran.
Vers l’automatisation
Pour que l’automatisation soit couronnée de succès, cinq conditions doivent être remplies :
- Définition des objectifs : Que faut-il automatiser – et pourquoi ? Quels indicateurs permettent de mesurer le succès ?
- Analyse des processus : quelles étapes du flux de travail se prêtent réellement à l’automatisation ?
- Choix des technologies : quels outils, plateformes ou machines sont adaptés ? Outre la robotique et l’IA, de simples ajustements des processus de travail peuvent également avoir un impact considérable.
- Mise en œuvre : il convient de prendre en compte les aspects techniques, organisationnels et juridiques.
- Intégration des collaborateurs : la formation, la motivation et la participation sont essentielles pour garantir l’adhésion.
L’automatisation n’est donc pas un projet ponctuel, mais un processus continu qui commence généralement par la documentation des flux de travail actuels. Celui-ci doit toutefois faire l’objet d’un suivi permanent.
Le contrôle des processus consiste à collecter, analyser et visualiser les données relatives à chaque étape du flux de travail. C’est le seul moyen d’identifier les goulots d’étranglement, d’éviter les erreurs et de garantir la qualité. À cet égard, les systèmes modernes s’appuient de plus en plus sur l’intelligence artificielle pour détecter des tendances et établir des prévisions qui vont au-delà de l’expérience humaine.
Pour autant, le contrôle des processus n’est pas une tâche réservée à la direction. Il doit impliquer tous les niveaux de l’entreprise. En effet, ce n’est que lorsque toutes les personnes concernées ont accès aux informations qui les concernent au sein du flux de travail qu’elles peuvent prendre des décisions éclairées et réagir en temps utile.
Cela favorise non seulement l’efficacité au sein de l’imprimerie numérique, mais aussi la satisfaction des collaborateurs et collaboratrices. En effet, être informé à temps des problèmes permet de prendre les mesures correctives les plus appropriées.
L’automatisation peut contribuer à réduire considérablement les goulots d’étranglement, les heures supplémentaires et le travail le week-end. Cela permet non seulement de réaliser des économies sur les coûts salariaux, mais contribue également à ce que les collaborateurs et collaboratrices se sentent valorisés.
Xerox FreeFlow est principalement destiné aux flux de travail de prépresse. Photo : capture d’écran
L’automatisation ne peut se faire qu’ensemble
L’automatisation n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’accroître l’efficacité, d’améliorer la qualité et d’alléger la charge de travail des collaborateurs. Cependant, l’automatisation ne peut être couronnée de succès que si les processus sous-jacents sont compris, documentés et contrôlés.
Un flux de travail bien pensé est donc une condition préalable à l’automatisation. Le contrôle des processus garantit que ce flux de travail reste transparent, maîtrisable et adaptable, et permet à la production d’impression numérique d’être prête pour l’avenir.