Το πρώτο βήμα για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών στα τυπογραφεία συχνά παραβλέπεται: χωρίς μια καθορισμένη ροή εργασίας που να γίνεται αποδεκτή από όλους τους υπαλλήλους, δεν είναι δυνατή η αυτοματοποίηση.
Ο κλάδος της ψηφιακής εκτύπωσης βρίσκεται υπό τεράστια πίεση: το αυξανόμενο κόστος, η έλλειψη εξειδικευμένου προσωπικού και η επιθυμία για βιώσιμη παραγωγή αναγκάζουν τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των διαδικασιών τους. Η αυτοματοποίηση φαίνεται να είναι η λογική λύση. Ωστόσο, για να ξεκινήσει η διαδικασία μετατροπής των χειροκίνητων διαδικασιών σε αυτοματοποιημένες, πρέπει να ακολουθηθεί μια δομημένη προσέγγιση. Μόνο έτσι μπορεί η αυτοματοποίηση να επιτύχει μακροπρόθεσμα.
Ροή εργασίας – κάτι περισσότερο από μια απλή μόδα
Τα τελευταία χρόνια, το θέμα της «ροής εργασίας» έχει αποκτήσει μεγάλη σημασία στον κλάδο της εκτύπωσης. Αυτό δεν οφείλεται μόνο στην αυξανόμενη διαθεσιμότητα εξειδικευμένων λύσεων λογισμικού, όπως π.χ. το HP Site Flow, το Xerox FreeFlow (βίντεο) ή το OneVision Wide Format Automation Suite, αλλά και στις οικονομικές και κοινωνικές συνθήκες. Τι είναι όμως ακριβώς η ροή εργασίας;
Σύμφωνα με τη Βικιπαίδεια, η ροή εργασίας (workflow) είναι μια «χωρική και χρονική ακολουθία εργασιακών διαδικασιών που συνδέονται λειτουργικά, φυσικά ή τεχνικά σε έναν χώρο εργασίας». Στην πράξη, στον κλάδο της ψηφιακής εκτύπωσης, αυτό περιλαμβάνει πολύ περισσότερα από τις ίδιες τις διαδικασίες εκτύπωσης και τελικής επεξεργασίας. Από την πρώτη επαφή με τον πελάτη, μέσω της προετοιμασίας των δεδομένων, του σχεδιασμού της παραγωγής και της εφοδιαστικής, έως τον υπολογισμό του τελικού κόστους και την έκδοση τιμολογίου – κάθε ένα από αυτά τα βήματα αποτελεί μέρος μιας ολοκληρωμένης ροής εργασίας.
Ένα βασικό πρόβλημα: Πολλές διαδικασίες στην καθημερινή λειτουργία μιας εταιρείας είναι δύσκολο να κατανοηθούν από τους εξωτερικούς – και συχνά ακόμη και από τη διοίκηση. Όταν οι ροές εργασίας είναι μάλλον άτυπες ή δεν έχουν τεκμηριωθεί, είναι δύσκολο να βελτιωθούν. Πάνω απ’ όλα όμως, καθίσταται σχεδόν αδύνατο να αυτοματοποιηθούν πλήρως ή εν μέρει.
Το Site Flow είναι ένα λογισμικό διαχείρισης ροών εργασίας της HP – Φωτογραφία: Στιγμιότυπο οθόνης
Η τεκμηρίωση είναι μόνο το πρώτο βήμα
Η αυτοματοποίηση σημαίνει τη μεταφορά εργασιακών διαδικασιών σε μηχανήματα ή λογισμικό, τα οποία στη συνέχεια τις εκτελούν αυτόνομα. Αυτό ακούγεται απλό, αλλά στην πράξη είναι περίπλοκο και συχνά συνδέεται με φόβους. Διότι οι εργαζόμενοι και οι εργαζόμενες φοβούνται, όταν πρόκειται για διαδικασίες αυτοματοποίησης, ότι θα χαθούν οι συνηθισμένες ρουτίνες τους ή ακόμη και η ίδια η θέση εργασίας τους.
Πολλά τυπογραφεία, κατά την εφαρμογή ολοκληρωμένων στρατηγικών αυτοματοποίησης, φτάνουν στα όριά τους ήδη στο στάδιο της τεκμηρίωσης των ροών εργασίας. Διότι, ακόμη και αν υπάρχουν οδηγίες, ενδέχεται να μην τηρούνται στην καθημερινή εργασία, είτε από μεμονωμένους υπαλλήλους είτε από ολόκληρα τμήματα.
Σε αυτό το σημείο μπορεί να βοηθήσει η εξωτερική υποστήριξη από εξειδικευμένες εταιρείες συμβούλων. Αυτές δεν διαθέτουν μόνο τεχνική τεχνογνωσία, αλλά και εμπειρία στη διαχείριση αλλαγών – ένας παράγοντας επιτυχίας που συχνά υποτιμάται. Διότι οι αλλαγές δεν πρέπει μόνο να προγραμματίζονται, αλλά και να συνοδεύονται κατά τη διάρκεια της υλοποίησής τους. Και αυτό επιτυγχάνεται καλύτερα με έναν συνεργάτη που μιλά τη γλώσσα του κλάδου και γνωρίζει τις προκλήσεις. Γι’ αυτό, οι πάροχοι λογισμικού ροής εργασιών και λύσεων αυτοματοποίησης προσφέρουν συνήθως και συμβουλευτικές υπηρεσίες.
Συχνά, ωστόσο, είναι σκόπιμο να προσφεύγει κανείς σε ανεξάρτητες εταιρείες συμβούλων, όπως οι Colorbugs, Schwarz Consulting ή FourPees, για μεγαλύτερα έργα αυτοματισμού. Αυτές, infatti, διαθέτουν μια ευρύτερη εικόνα των προϊόντων που διατίθενται στην αγορά. Επομένως, μπορούν να συνθέσουν τη βέλτιστη λύση για τον πελάτη, ανεξάρτητα από τον κατασκευαστή.
Η OneVision προσφέρει, εκτός από λογισμικό αυτοματοποίησης, και συμβουλευτικές υπηρεσίες για ροές εργασίας. Φωτογραφία: Στιγμιότυπο οθόνης.
Στο δρόμο προς την αυτοματοποίηση
Για να επιτευχθεί η αυτοματοποίηση, πρέπει να πληρούνται πέντε προϋποθέσεις:
- Καθορισμός στόχων: Τι πρέπει να αυτοματοποιηθεί – και γιατί; Ποιοι δείκτες μετρούν την επιτυχία;
- Ανάλυση διαδικασιών: Ποιες διαδικασίες της ροής εργασίας ενδείκνυνται για αυτοματοποίηση;
- Επιλογή τεχνολογίας: Ποια εργαλεία, πλατφόρμες ή μηχανήματα είναι κατάλληλα; Εκτός από τη ρομποτική και την τεχνητή νοημοσύνη, ακόμη και απλές προσαρμογές στη ροή εργασίας μπορούν να έχουν σημαντικό αντίκτυπο.
- Εφαρμογή: Πρέπει να ληφθούν υπόψη τεχνικά, οργανωτικά και νομικά ζητήματα.
- Ενσωμάτωση των εργαζομένων: Η εκπαίδευση, η παρακίνηση και η συμμετοχή είναι καθοριστικής σημασίας για την αποδοχή.
Η αυτοματοποίηση δεν αποτελεί, λοιπόν, ένα εφάπαξ έργο, αλλά μια συνεχή διαδικασία, η οποία συνήθως ξεκινά με την τεκμηρίωση της τρέχουσας ροής εργασιών. Ωστόσο, αυτή πρέπει να παρακολουθείται συνεχώς.
Ο έλεγχος των διαδικασιών σημαίνει τη συλλογή, την ανάλυση και την οπτικοποίηση δεδομένων για κάθε βήμα της ροής εργασίας. Μόνο έτσι είναι δυνατό να εντοπίζονται τα σημεία συμφόρησης, να αποφεύγονται τα λάθη και να διασφαλίζεται η ποιότητα. Τα σύγχρονα συστήματα βασίζονται όλο και περισσότερο στην τεχνητή νοημοσύνη για να αναγνωρίζουν μοτίβα και να καταρτίζουν προβλέψεις που υπερβαίνουν τα όρια της ανθρώπινης εμπειρίας.
Ωστόσο, ο έλεγχος των διαδικασιών δεν αποτελεί αποκλειστικό καθήκον της διοίκησης. Θα πρέπει να εμπλέκει όλα τα επίπεδα της επιχείρησης. Διότι μόνο όταν όλοι οι εμπλεκόμενοι έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που τους αφορούν στο πλαίσιο της ροής εργασίας, μπορούν να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις και να αντιδρούν εγκαίρως.
Αυτό δεν ενισχύει μόνο την αποδοτικότητα εντός του ψηφιακού τυπογραφείου, αλλά και την ικανοποίηση των εργαζομένων. Διότι όποιος ενημερώνεται έγκαιρα για τα προβλήματα, μπορεί να λάβει τα κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης.
Η αυτοματοποίηση μπορεί να συμβάλει στη σημαντική μείωση των εμποδίων, των υπερωριών και της εργασίας τα σαββατοκύριακα. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί κόστος μισθοδοσίας, αλλά συμβάλλει επίσης στο να αισθάνονται οι εργαζόμενοι και οι εργαζόμενες ότι εκτιμώνται.
Το Xerox FreeFlow προορίζεται κυρίως για ροές εργασίας στο στάδιο της προεκτύπωσης. Φωτογραφία: Στιγμιότυπο οθόνης
Η αυτοματοποίηση είναι δυνατή μόνο αν συνεργαστούμε
Η αυτοματοποίηση δεν αποτελεί αυτοσκοπό, αλλά ένα μέσο για την αύξηση της αποδοτικότητας, τη βελτίωση της ποιότητας και την ανακούφιση του προσωπικού. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση μπορεί να είναι επιτυχής μόνο εάν οι υποκείμενες διαδικασίες γίνουν κατανοητές, τεκμηριωθούν και ελεγχθούν.
Μια καλά σχεδιασμένη ροή εργασίας αποτελεί, επομένως, προϋπόθεση για την αυτοματοποίηση. Ο έλεγχος των διαδικασιών διασφαλίζει ότι αυτή η ροή εργασίας παραμένει διαφανής, ελεγχόμενη και ευέλικτη – και προετοιμάζει την παραγωγή ψηφιακής εκτύπωσης για το μέλλον.