O setor da impressão está a passar por uma mudança radical: as tecnologias na nuvem estão a tornar os fluxos de trabalho mais rápidos, flexíveis e fiáveis. O que devem os PSPs ter em conta para utilizarem as soluções na nuvem de forma eficiente?
Em 2026, um fluxo de trabalho moderno significa muito mais do que apenas a automatização de etapas individuais da produção. Inclui a integração digital completa entre a aceitação de encomendas, a preparação de dados, a produção e a entrega.
Os sistemas baseados na nuvem são a espinha dorsal destes processos. Proporcionam acesso em tempo real aos dados de produção, independentemente da localização, e criam as bases para uma colaboração sem barreiras entre clientes, agências e PSPs.
A nuvem: vantagens e desvantagens para os PSPs
No fundo, a nuvem é uma rede de servidores acessíveis através da Internet. Em vez de guardarem os dados e as aplicações localmente num computador ou servidor na gráfica, estes ficam alojados nos servidores do fornecedor de serviços na nuvem.
Isto oferece várias vantagens. Os colaboradores podem aceder a dados de produção, encomendas e software a partir de qualquer local e em qualquer momento. O armazenamento centralizado ajuda a evitar erros causados por dados duplicados ou versões desatualizadas. Como o fornecedor de serviços na nuvem trata da manutenção, o esforço de TI no local é reduzido. Isto pode levar a poupanças consideráveis, especialmente para os PSPs mais pequenos que não têm um departamento de TI dedicado. Os serviços na nuvem também são altamente escaláveis. Para novos colaboradores ou encomendas de grande volume, é possível adicionar facilmente capacidade extra.
No entanto, também há potenciais desvantagens para os PSPs que optem por utilizar serviços na nuvem, seja parcial ou totalmente. Muitas vezes, não é fácil determinar onde os dados estão realmente armazenados. Isso pode levar a problemas de conformidade com os clientes. Além disso, as empresas que utilizam aplicações na nuvem dependem sempre de uma ligação à Internet estável e rápida. Também existe, muitas vezes, o receio de que seja mais fácil ser alvo de ciberataques ao utilizar serviços na nuvem.
Software como Serviço (SaaS) e Serviços na Nuvem – Qual é a diferença?
O SaaS é um modelo específico da tecnologia na nuvem, no qual as aplicações de software são disponibilizadas e utilizadas através da Internet. Em vez de instalarem os programas localmente, os utilizadores acedem à aplicação através de um navegador da Web ou de uma aplicação. Alguns exemplos são o Microsoft 365, o Adobe Express ou o Datev Unternehmen Online.
«Serviços na nuvem» é um termo abrangente que, além do SaaS, também inclui a Infraestrutura como Serviço (IaaS) e a Plataforma como Serviço (PaaS). Enquanto o SaaS permite a utilização de software já pronto a usar, o IaaS e o PaaS fornecem recursos básicos de TI, como servidores, armazenamento ou plataformas de desenvolvimento.
Exemplos de casos de utilização da nuvem numa gráfica
As soluções na nuvem já estão a ser utilizadas em muitos locais nas gráficas digitais e nas empresas de sinalética:
- Gestão administrativa, de clientes e de contactos (por exemplo, iCloud, Google One)
- Registo das horas de trabalho (por exemplo, Toggl)
- Entrega e arquivo de dados (por exemplo, WeTransfer)
- Otimização de dados e preparação para impressão (por exemplo, Printfactory Connect)
- Controlo, manutenção e monitorização de máquinas (por exemplo, Mutoh Direct)
- Logística e acompanhamento de envios (por exemplo, Paketda)
- Faturação, gestão financeira e contabilidade (por exemplo, Lexware)
Na maioria dos casos, especialmente nas empresas mais pequenas, trata-se de soluções individuais. Isto significa que a empresa utiliza não uma, mas várias nuvens de fornecedores muito diferentes.
No entanto, costuma haver um aumento notável na produtividade com a utilização de serviços na nuvem. Isto é especialmente verdade se os colaboradores trabalharem em regime parcialmente híbrido, a partir de casa ou à distância, já que podem aceder facilmente a todos os dados importantes através do portátil ou do smartphone. As alterações ou atrasos que ocorrem no local ficam rapidamente visíveis para todos os colegas responsáveis. Já não são necessárias chamadas demoradas nem a comunicação através de aplicações de mensagens. No entanto, a existência de muitos serviços na nuvem diferentes também pode criar desafios para um PSP. Isto porque as subscrições gratuitas ou de baixo custo, como o iCloud da Apple, não se destinam a uso profissional. O fornecedor pode, por isso, bloquear rapidamente a conta por violação dos termos e condições. Como resultado, o acesso a dados importantes da empresa — e, possivelmente, também a equipamento valioso — pode ficar comprometido.
Quando se utilizam muitos serviços na nuvem diferentes, há sempre a possibilidade de ocorrerem erros de transmissão durante a cópia manual ou a sincronização automática. As questões relacionadas com a proteção de dados podem ser complicadas, especialmente quando se utilizam serviços na nuvem com servidores em países fora da UE.
Por fim, há também a questão da eficiência económica. Na maioria dos casos, a mensalidade por utilizador e por mês dos serviços na nuvem é relativamente baixa. No entanto, mesmo apenas um punhado de aplicações e serviços pode rapidamente tornar-se dispendioso para empresas com apenas uma dúzia de funcionários. Além disso, gerir várias subscrições na nuvem pode representar um esforço administrativo considerável.
Cria soluções eficientes na nuvem
A utilização de várias soluções na nuvem diferentes para as diferentes áreas de trabalho dentro de uma empresa de serviços de impressão é particularmente tentadora para as empresas mais pequenas. Isto porque os serviços individuais são, muitas vezes, bastante fáceis de configurar e utilizar.
Por outro lado, as soluções completas na nuvem para o setor da impressão, como as da família Agfa Asanti, o Caldera Primecenter, o Roland DG Connect ou o HP PrintOS, abrangem grande parte da cadeia de processos, desde a loja online até à faturação, numa única aplicação na nuvem. No entanto, a instalação e a configuração inicial podem demorar bastante tempo.
Isto deve-se ao facto de ser necessário mapear processos extensos na empresa. Além disso, muitas soluções funcionam em modo híbrido, pelo que, em alguns casos, é preciso instalar software adicional nas instalações. Em muitos casos, os prestadores de serviços de impressão precisam de recorrer a consultores independentes ou a colaboradores de revendedores especializados. Isto pode resultar em custos iniciais consideráveis.
No entanto, se a implementação de serviços na nuvem numa gráfica for acompanhada por apoio profissional, também são possíveis outras etapas de automatização . Por exemplo, é possível configurar fluxos de trabalho de e-mail à prova de auditorias, por exemplo, com o Konnect E-Mail.
Os serviços na nuvem também costumam ter APIs (Interfaces de Programação de Aplicações). Estas interfaces permitem que diferentes aplicações de software comuniquem entre si e troquem dados ou funções. Isto permite ligar as aplicações de escritório existentes a software de planeamento e controlo da produção, acabamento e logística. O resultado é um fluxo de trabalho consistente e transparente, no qual muitas tarefas podem ser realizadas a partir de qualquer lugar do mundo.
A nuvem compensa para os PSP a longo prazo?
É provável que a maioria dos PSPs e empresas de sinalética já utilize soluções na nuvem, mesmo que se trate apenas de aplicações individuais nos smartphones dos funcionários. Sem o MS SharePoint, o Google Cloud Storage, o e-mail móvel ou capacidades adicionais de servidores e computadores, por exemplo da AWS, muitos PSPs já não conseguem dar conta do seu dia-a-dia.
No entanto, nem todos os prestadores de serviços de impressão deram o passo seguinte para aumentar a eficiência. Isso porque, com os serviços na nuvem que abrangem todos os processos importantes da empresa, muitas fontes típicas de erro são eliminadas. Estão a ser criados locais de trabalho modernos e flexíveis, que são apelativos para colaboradores altamente qualificados e atraem jovens talentos.
Atualmente, as soluções em nuvem completas e bem adaptadas para pequenas empresas continuam, muitas vezes, a ser demasiado complicadas ou simplesmente demasiado caras. Esperemos que, num futuro próximo, surjam no mercado serviços simples e práticos para elas.
Porque uma coisa já é certa: a inteligência artificial vai levar a nuvem e a eficiência a um nível totalmente novo, também para as gráficas. As empresas do setor da impressão que não puderem ou não quiserem acompanhar esta evolução só terão sucesso em nichos muito pequenos no futuro.
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