Печатната индустрия е изправена пред радикална промяна: облачните технологии правят работните процеси по-бързи, по-гъвкави и по-надеждни. На какво трябва да обърнат внимание доставчиците на печатни услуги, за да използват ефективно облачните решения?
През 2026 г. съвременният работен процес означава много повече от просто автоматизация на отделните етапи от производството. Той включва пълна цифрова интеграция на приемането на поръчки, подготовката на данни, производството и доставката.
Системите, базирани в облака, представляват гръбнака на тези процеси. Те осигуряват достъп в реално време до производствени данни, независимо от местоположението, и създават основата за безпроблемно сътрудничество между клиенти, агенции и доставчици на печатни услуги.
Облакът: предимства и недостатъци за доставчиците на платежни услуги
В същността си „облакът“ представлява мрежа от сървъри, достъпни чрез интернет. Вместо данните и приложенията да се съхраняват локално на компютър или сървър в печатницата, те се хостват на сървърите на доставчика на облачни услуги.
Това предлага множество предимства. Служителите могат да имат достъп до производствени данни, поръчки и софтуер от всяко място и докато са в движение. Централизираното съхранение помага за предотвратяване на грешки, причинени от дублирани данни или остарели версии. Тъй като доставчикът на облачни услуги се грижи за поддръжката, ИТ натоварването на място се намалява. Това може да доведе до значителни икономии, особено при по-малките доставчици на печатни услуги, които нямат собствен ИТ отдел. Облачните услуги са и изключително мащабируеми. При наемане на нови служители или при големи поръчки лесно могат да се добавят допълнителни капацитети.
Въпреки това съществуват и потенциални недостатъци за доставчиците на платежни услуги (PSP), които използват облачни услуги частично или изцяло. Често не е лесно да се определи къде всъщност се съхраняват данните. Това може да доведе до проблеми, свързани със спазването на нормативните изисквания от страна на клиентите. Освен това компаниите, които разчитат на облачни приложения, винаги зависят от стабилна и бърза интернет връзка. Често съществува и опасението, че при използването на облачни услуги ще бъде по-лесно да се стане жертва на кибератаки.
Софтуер като услуга (SaaS) и облачни услуги – каква е разликата?
SaaS е специфичен модел в рамките на облачните технологии, при който софтуерните приложения се предоставят и използват чрез интернет. Вместо да инсталират програмите локално, потребителите получават достъп до приложението чрез уеб браузър или приложение. Примери за това са Microsoft 365, Adobe Express или Datev Unternehmen Online.
„Облачни услуги“ е общ термин, който, освен SaaS, включва също „Инфраструктура като услуга“ (IaaS) и „Платформа като услуга“ (PaaS). Докато SaaS позволява използването на готов софтуер, IaaS и PaaS предоставят основни ИТ ресурси като сървъри, пространство за съхранение или платформи за разработка.
Примери за приложения на облачните технологии в печатница
Облачните решения вече се използват на много места в печатниците за цифров печат и фирмите за изработка на рекламни табели:
- Администриране, управление на клиенти и контакти (например iCloud, Google One)
- Отчитане на работното време (например Toggl)
- Предаване и архивиране на данни (например WeTransfer)
- Оптимизация на данните и подготовка за печат (например Printfactory Connect)
- Управление, обслужване и мониторинг на машини (например Mutoh Direct)
- Логистика и проследяване на пратки (например Paketda)
- Издаване на фактури, финансово управление и счетоводство (например Lexware)
В повечето случаи, особено в по-малките компании, става дума за индивидуални решения. Това означава, че компанията използва не един, а няколко облака от съвсем различни доставчици.
Въпреки това обикновено се наблюдава забележимо повишение на производителността при използването на облачни услуги. Това важи особено, ако служителите работят частично в хибриден режим, от дома си или дистанционно, тъй като те могат лесно да получат достъп до всички важни данни чрез лаптоп или смартфон. Промените или закъсненията, които възникват на място, бързо стават видими за всички отговорни колеги. Дългите телефонни разговори или комуникацията чрез приложения за съобщения вече не са необходими. Въпреки това, многото различни облачни услуги могат да създадат и предизвикателства при използването на PSP. Причината е, че безплатните или евтините абонаменти за облачни услуги, като например Apple iCloud, не са предназначени за професионална употреба. Поради това доставчикът може бързо да блокира акаунта поради нарушение на общите условия. В резултат на това може да се загуби достъпът до важни фирмени данни, а вероятно и до ценен хардуер.
Когато се използват много различни облачни услуги, винаги съществува вероятност да възникнат грешки при предаването на данни по време на ръчно копиране или автоматична синхронизация. Въпросите, свързани със защитата на данните, могат да бъдат сложни, особено когато се използват облачни услуги, чиито сървъри се намират в държави извън ЕС.
Накрая, възниква и въпросът за икономическата ефективност. В повечето случаи месечната такса за потребител и месец за облачните услуги е сравнително ниска. Въпреки това дори само няколко приложения и услуги могат бързо да се окажат скъпи за компании, които имат дори само дузина служители. Освен това управлението на няколко абонамента за облачни услуги може да доведе до значителен административен товар.
Създаване на ефективни облачни решения
Използването на множество различни облачни решения за отделните работни области в рамките на една компания за печатни услуги е особено привлекателно за по-малките фирми. Причината за това е, че отделните услуги често са доста лесни за настройка и използване.
От друга страна, комплексните облачни решения за печатарската индустрия, като например тези от серията Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect или HP PrintOS, обхващат голяма част от производствената верига – от онлайн магазина до фактурирането – в рамките на едно-единствено облачно приложение. Инсталирането и първоначалната настройка обаче могат да отнемат доста време.
Причината за това е, че трябва да се картографират обширни процеси в компанията. Освен това много решения работят в хибриден режим, така че в някои случаи се налага инсталирането на допълнителен софтуер на място. В много случаи доставчиците на печатни услуги трябва да ангажират независими консултанти или служители на специализирани дистрибутори. Това може да доведе до значителни начални разходи.
Въпреки това, ако внедряването на облачни услуги в печатницата се осъществи с професионална подкрепа, са възможни и по-нататъшни стъпки към автоматизацията . Например, могат да се създадат работни потоци за електронна поща, които отговарят на изискванията за одит, например с помощта на Konnect E-Mail.
Обикновено облачните услуги разполагат и с API (интерфейси за програмиране на приложения). Тези интерфейси позволяват на различни софтуерни приложения да комуникират помежду си и да обменят данни или функции. Това дава възможност съществуващите офис приложения да бъдат свързани със софтуер за планиране и контрол на производството, довършителни работи и логистика. Резултатът е последователен и прозрачен работен процес, в рамките на който много задачи могат да бъдат изпълнявани от всяка точка на света.
Дали облачните технологии са изгодни за доставчиците на платежни услуги в дългосрочен план?
Вероятно облачните решения вече се използват в повечето печатни компании и фирми за изработка на рекламни табели, дори и да става дума само за отделни приложения на смартфоните на служителите. Без MS SharePoint, Google Cloud Storage, мобилна електронна поща или допълнителни сървърни и компютърни ресурси, например от AWS, много печатни компании вече не биха могли да осъществяват ежедневната си дейност.
Въпреки това не всички доставчици на печатни услуги са направили следващата стъпка към повишаване на ефективността. Защото благодарение на облачните услуги, които обхващат всички важни процеси в компанията, се елиминират много типични източници на грешки. Създават се модерни и гъвкави работни места, които са привлекателни за висококвалифицирани служители и привличат млади таланти.
В момента всеобхватните и добре адаптирани облачни решения за малките фирми често все още са твърде сложни или просто твърде скъпи. Да се надяваме, че в близко бъдеще на пазара ще се появят прости и практични услуги, предназначени именно за тях.
Защото едно нещо вече е сигурно: изкуственият интелект ще издигне облачните технологии и ефективността на съвсем ново ниво и за печатниците. Фирмите от печатарската индустрия, които не могат или не желаят да се приспособят към тази тенденция, в бъдеще ще успяват само в много тесни ниши.
Открийте още информация за най-новия софтуер в бранша
