El sector de la impresión se enfrenta a un cambio radical: las tecnologías en la nube están haciendo que los flujos de trabajo sean más rápidos, flexibles y fiables. ¿Qué deben tener en cuenta los PSP para utilizar eficazmente las soluciones en la nube?
En 2026, un flujo de trabajo moderno significa mucho más que la automatización de los pasos individuales de producción. Incluye la interconexión digital completa de la aceptación de pedidos, la preparación de datos, la producción y la entrega.
Los sistemas basados en la nube constituyen la columna vertebral de estos procesos. Proporcionan acceso en tiempo real a los datos de producción, independientemente de la ubicación, y crean la base para una colaboración sin fisuras entre clientes, agencias y PSP.
La nube: ventajas e inconvenientes para los PSP
En esencia, la nube es una red de servidores accesibles a través de Internet. En lugar de almacenar datos y aplicaciones localmente en un ordenador o servidor de la imprenta, se alojan en los servidores del proveedor de la nube.
Esto ofrece múltiples ventajas. Los empleados pueden acceder a los datos de producción, los pedidos y el software desde cualquier lugar y sobre la marcha. El almacenamiento centralizado ayuda a evitar errores causados por datos duplicados o versiones obsoletas. Como el proveedor de la nube se encarga del mantenimiento, se reduce el esfuerzo informático in situ. Esto puede suponer un ahorro considerable, especialmente para los PSP más pequeños sin un departamento informático dedicado. Los servicios en la nube también son muy escalables. Para nuevos empleados o grandes pedidos, se pueden añadir fácilmente capacidades adicionales.
Sin embargo, también existen desventajas potenciales para que los PSP se impliquen parcial o totalmente en el uso de servicios en la nube. A menudo no es fácil determinar dónde se almacenan realmente los datos. Esto puede dar lugar a problemas de cumplimiento con los clientes. Además, las empresas que utilizan aplicaciones en la nube dependen siempre de una conexión a Internet estable y rápida. También suele existir el temor de que sea más fácil ser víctima de ciberataques al utilizar servicios en la nube.
Software como Servicio (SaaS) y Servicios en la Nube – ¿Cuál es la diferencia?
SaaS es un modelo específico dentro de la tecnología en nube en el que las aplicaciones de software se entregan y utilizan a través de Internet. En lugar de instalar los programas localmente, los usuarios acceden a la aplicación a través de un navegador web o una app. Algunos ejemplos son Microsoft 365, Adobe Express o Datev Unternehmen Online.
Servicios en la nube es un término global que, además de SaaS, también incluye Infraestructura como Servicio (IaaS) y Plataforma como Servicio (PaaS). Mientras que SaaS permite el uso de software ya preparado, IaaS y PaaS proporcionan recursos informáticos básicos como servidores, almacenamiento o plataformas de desarrollo.
Ejemplos de casos de uso de la nube en una imprenta
Las soluciones en la nube ya se utilizan en muchos lugares en imprentas digitales y rotulistas:
- Administración, gestión de clientes y contactos (por ejemplo, iCloud, Google One)
- Registro de las horas de trabajo (por ejemplo, Toggl)
- Entrega y archivo de datos (por ejemplo, WeTransfer)
- Optimización de datos y preparación de la impresión (por ejemplo, Printfactory Connect)
- Control, servicio y supervisión de máquinas (por ejemplo, Mutoh Direct)
- Logística y seguimiento de envíos (por ejemplo, Paketda)
- Facturación, gestión financiera y contabilidad (por ejemplo, Lexware)
En la mayoría de los casos, sobre todo en las empresas más pequeñas, se trata de soluciones individuales. Esto significa que la empresa no utiliza una, sino varias nubes de proveedores muy diferentes.
Sin embargo, suele producirse un notable aumento de la productividad utilizando servicios en la nube. Esto es especialmente cierto si los empleados trabajan de forma parcialmente híbrida, en una oficina en casa o a distancia, ya que pueden acceder fácilmente a todos los datos importantes a través de un portátil o un smartphone. Los cambios o retrasos que se producen in situ son rápidamente visibles para todos los compañeros responsables. Ya no son necesarias las largas llamadas o la comunicación a través de aplicaciones de mensajería. Sin embargo, muchos servicios en la nube diferentes también pueden crear desafíos con un PSP. Esto se debe a que las suscripciones gratuitas o de bajo coste a la nube, como Apple iCloud, no están pensadas para uso profesional. Por tanto, el proveedor puede bloquear rápidamente la cuenta porque se han infringido los términos y condiciones. Como resultado, podría perderse el acceso a datos importantes de la empresa, y posiblemente también a hardware valioso.
Cuando se utilizan muchos servicios en la nube diferentes, siempre existe la posibilidad de que se produzcan errores de transmisión durante la copia manual o la sincronización automática. Los problemas de protección de datos pueden ser delicados, especialmente cuando se utilizan servicios en la nube con ubicaciones en países no pertenecientes a la UE.
Por último, también está la cuestión de la eficiencia económica. En la mayoría de los casos, la cuota mensual por usuario y mes de los servicios en la nube es relativamente baja. Sin embargo, incluso un puñado de aplicaciones y servicios puede resultar caro rápidamente para empresas que sólo tienen una docena de empleados. Además, gestionar varias suscripciones a la nube puede suponer un esfuerzo administrativo considerable.
Crear soluciones eficientes en la nube
El uso de muchas soluciones diferentes en la nube para las distintas áreas de trabajo de un PSP es especialmente tentador para las empresas más pequeñas. Esto se debe a que los servicios individuales suelen ser bastante fáciles de configurar y utilizar.
Por otro lado, las soluciones integrales en la nube para el sector de la impresión, como las de la familia Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect o HP PrintOS, cubren gran parte de la cadena de procesos, desde la tienda web hasta la facturación, en una única aplicación en la nube. Sin embargo, la instalación y la configuración inicial pueden llevar bastante tiempo.
Esto se debe a que hay que mapear amplios procesos de la empresa. Además, muchas soluciones funcionan de forma híbrida, por lo que en algunos casos hay que instalar software adicional in situ. En muchos casos, los proveedores de servicios de impresión tienen que recurrir a consultores autónomos o a empleados de distribuidores especializados. Esto puede suponer unos costes iniciales considerables.
Sin embargo, si la introducción de servicios en la nube en una imprenta cuenta con apoyo profesional, también son concebibles otros pasos de automatización . Por ejemplo, se pueden establecer flujos de trabajo de correo electrónico a prueba de auditorías, por ejemplo con Konnect E-Mail.
Los servicios en la nube también suelen tener API (Interfaces de Programación de Aplicaciones). Estas interfaces permiten que distintas aplicaciones de software se comuniquen entre sí e intercambien datos o funciones. Esto permite vincular las aplicaciones ofimáticas existentes con software de planificación y control de la producción, acabado y logística. El resultado es un flujo de trabajo coherente y transparente en el que muchos trabajos pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo.
¿Merece la pena la nube para los PSP a largo plazo?
Es probable que las soluciones en la nube ya estén en uso en la mayoría de los PSP y Fabricantes de Firmas, aunque sólo sean aplicaciones individuales en los smartphones de los empleados. Sin MS Sharepoint, Google Cloud Storage, correo electrónico móvil o capacidades informáticas y de servidor adicionales, por ejemplo de AWS, muchos PSP ya no pueden seguir su actividad diaria.
Sin embargo, no todos los proveedores de servicios de impresión han dado el siguiente paso para aumentar la eficiencia. Porque con los servicios en la nube que mapean todos los procesos importantes de la empresa, se eliminan muchas fuentes típicas de error. Se están creando lugares de trabajo modernos y flexibles que resultan atractivos para empleados altamente cualificados y atraen a jóvenes talentos.
En la actualidad, las soluciones en la nube completas y bien adaptadas a las pequeñas empresas suelen ser todavía demasiado complicadas o simplemente demasiado caras. Esperemos que en un futuro próximo salgan al mercado servicios sencillos y prácticos para ellas.
Porque una cosa ya es segura: La inteligencia artificial llevará la nube y la eficiencia a un nivel completamente nuevo también para las imprentas. Las empresas del sector de la impresión que no puedan o no quieran seguir este camino sólo tendrán éxito en nichos muy pequeños en el futuro.
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