Pierwszy krok w optymalizacji procesów w drukarniach jest często pomijany: bez jasno określonego i akceptowanego przez wszystkich pracowników przebiegu pracy automatyzacja nie jest możliwa.
Branża druku cyfrowego znajduje się pod ogromną presją: rosnące koszty, niedobór wykwalifikowanych pracowników oraz dążenie do zrównoważonej produkcji zmuszają przedsiębiorstwa do zwiększenia efektywności swoich procesów. Automatyzacja wydaje się logicznym rozwiązaniem. Jednak aby zainicjować proces przekształcania ręcznych czynności w zautomatyzowane procedury, należy postępować w sposób uporządkowany. Tylko w ten sposób automatyzacja może przynieść trwałe korzyści.
Workflow – coś więcej niż tylko modne hasło
W ostatnich latach temat „przepływu pracy” znacznie zyskał na znaczeniu w branży poligraficznej. Wynika to nie tylko z rosnącej dostępności specjalistycznych rozwiązań programowych, takich jak np. HP Site Flow, Xerox FreeFlow (wideo) czy OneVision Wide Format Automation Suite, ale także z uwarunkowań gospodarczych i społecznych. Czym jednak dokładnie jest przepływ pracy?
Według Wikipedii przepływ pracy (workflow) to „przestrzenna i czasowa sekwencja operacji roboczych powiązanych funkcjonalnie, fizycznie lub technicznie, wykonywanych w jednym miejscu pracy”. W praktyce branży druku cyfrowego obejmuje to znacznie więcej niż tylko same procesy drukowania i wykańczania. Od pierwszego kontaktu z klientem, poprzez przygotowanie danych, planowanie produkcji i logistykę, aż po rozliczenie kosztów i wystawienie faktury – każdy z tych etapów stanowi część kompleksowego przepływu pracy.
Główny problem: wiele procesów zachodzących w codziennej działalności firmy jest trudnych do zrozumienia dla osób z zewnątrz – a często nawet dla samego kierownictwa. Jeśli procesy te mają charakter raczej nieformalny lub nie są udokumentowane, trudno je usprawnić. Przede wszystkim jednak niemal niemożliwe staje się ich całkowite lub częściowe zautomatyzowanie.
Site Flow to oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy firmy HP – zdjęcie: zrzut ekranu
Dokumentacja to dopiero pierwszy krok
Automatyzacja polega na przekazaniu procesów roboczych maszynom lub oprogramowaniu, które następnie realizują je samodzielnie. Brzmi to prosto, ale w praktyce jest to złożone zagadnienie i często budzi obawy. Pracownicy obawiają się bowiem, że procesy automatyzacji zagrożą ich dotychczasowym procedurom, a nawet miejscom pracy.
Wiele drukarni, wdrażając kompleksowe strategie automatyzacji, napotyka trudności już na etapie dokumentowania procesów roboczych. Nawet jeśli istnieją wytyczne, poszczególni pracownicy lub całe działy mogą ich nie przestrzegać w codziennej pracy.
W tym zakresie pomocne może być zewnętrzne wsparcie ze strony wyspecjalizowanych firm doradczych. Dysponują one nie tylko wiedzą techniczną, ale także doświadczeniem w zakresie zarządzania zmianą – często niedocenianym czynnikiem sukcesu. Zmiany trzeba bowiem nie tylko zaplanować, ale także odpowiednio je przeprowadzić. Najlepiej udaje się to we współpracy z partnerem, który rozumie specyfikę branży i zna związane z nią wyzwania. Dlatego dostawcy oprogramowania do zarządzania przepływem pracy i rozwiązań automatyzacyjnych zazwyczaj oferują również usługi doradcze.
Często jednak w przypadku większych projektów automatyzacji warto skorzystać z usług niezależnych firm doradczych, takich jak Colorbugs, Schwarz Consulting czy FourPees. Mają one bowiem szerszy przegląd produktów dostępnych na rynku. Dzięki temu mogą skomponować optymalne dla klienta rozwiązanie, niezależnie od konkretnego producenta.
Oprócz oprogramowania do automatyzacji firma OneVision oferuje również doradztwo w zakresie procesów roboczych. Zdjęcie: zrzut ekranu.
W kierunku automatyzacji
Aby automatyzacja zakończyła się sukcesem, musi być spełnionych pięć warunków:
- Określenie celu: Co ma zostać zautomatyzowane – i dlaczego? Jakie wskaźniki służą do pomiaru sukcesu?
- Analiza procesów: Które etapy przepływu pracy w ogóle nadają się do automatyzacji?
- Wybór technologii: jakie narzędzia, platformy lub maszyny są odpowiednie? Oprócz robotyki i sztucznej inteligencji nawet proste zmiany w procesach roboczych mogą przynieść znaczące efekty.
- Wdrożenie: Należy uwzględnić aspekty techniczne, organizacyjne i prawne.
- Integracja pracowników: szkolenia, motywacja i zaangażowanie mają kluczowe znaczenie dla akceptacji.
Automatyzacja nie jest zatem projektem jednorazowym, lecz ciągłym procesem, który zazwyczaj rozpoczyna się od udokumentowania aktualnego przebiegu pracy. Proces ten wymaga jednak stałego monitorowania.
Kontrola procesów polega na gromadzeniu, analizowaniu i wizualizacji danych dotyczących każdego etapu przepływu pracy. Tylko w ten sposób można wykrywać wąskie gardła, zapobiegać błędom i zapewnić jakość. Nowoczesne systemy coraz częściej wykorzystują sztuczną inteligencję do rozpoznawania wzorców i tworzenia prognoz wykraczających poza zakres ludzkiego doświadczenia.
Kontrola procesów nie jest jednak zadaniem zarezerwowanym wyłącznie dla kierownictwa. Powinna ona obejmować wszystkie szczeble organizacji. Tylko wtedy, gdy wszyscy uczestnicy mają dostęp do istotnych dla nich informacji w ramach przepływu pracy, mogą podejmować przemyślane decyzje i reagować w odpowiednim czasie.
Sprzyja to nie tylko zwiększeniu wydajności w drukarni cyfrowej, ale także zadowoleniu pracowników i pracownic. Kto bowiem zostanie poinformowany o problemach na wczesnym etapie, może podjąć optymalne działania zaradcze.
Automatyzacja może pomóc w znacznym ograniczeniu wąskich gardeł, nadgodzin i pracy w weekendy. Pozwala to nie tylko obniżyć koszty wynagrodzeń, ale także sprawia, że pracownicy i pracownice czują się docenieni.
Xerox FreeFlow jest przeznaczony przede wszystkim do obsługi procesów w fazie przygotowania do druku. Zdjęcie: zrzut ekranu
Automatyzacja jest możliwa tylko dzięki wspólnym wysiłkom
Automatyzacja nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem służącym zwiększeniu wydajności, poprawie jakości i odciążeniu pracowników. Jednak automatyzacja może zakończyć się sukcesem tylko wtedy, gdy podstawowe procesy zostaną zrozumiane, udokumentowane i poddane kontroli.
Dlatego też przemyślany przebieg pracy jest warunkiem koniecznym dla automatyzacji. Kontrola procesów gwarantuje, że przebieg ten pozostaje przejrzysty, możliwy do sterowania i elastyczny – a tym samym sprawia, że produkcja w druku cyfrowym jest gotowa na przyszłość.