Branża poligraficzna stoi w obliczu radykalnych zmian: technologie chmurowe sprawiają, że procesy robocze stają się szybsze, bardziej elastyczne i niezawodne. Na co powinni zwrócić uwagę dostawcy usług poligraficznych, aby efektywnie korzystać z rozwiązań chmurowych?

W 2026 roku nowoczesny proces roboczy oznacza znacznie więcej niż tylko automatyzację poszczególnych etapów produkcji. Obejmuje on pełną cyfrową integrację procesów przyjmowania zamówień, przygotowywania danych, produkcji i dostawy.

Systemy oparte na chmurze stanowią podstawę tych procesów. Zapewniają one dostęp w czasie rzeczywistym do danych produkcyjnych, niezależnie od lokalizacji, oraz tworzą podstawę do płynnej współpracy między klientami, agencjami i dostawcami usług poligraficznych.

Kompleksowe rozwiązanie chmurowe dla branży poligraficznej: HP PrintOS.

Chmura: zalety i wady dla dostawców usług poligraficznych

W gruncie rzeczy chmura to sieć serwerów, do których można uzyskać dostęp przez Internet. Zamiast przechowywać dane i aplikacje lokalnie na komputerze lub serwerze w drukarni, są one hostowane na serwerach dostawcy usług w chmurze.

Rozwiązanie to oferuje wiele korzyści. Pracownicy mają dostęp do danych produkcyjnych, zamówień i oprogramowania z dowolnego miejsca, nawet będąc w drodze. Scentralizowane przechowywanie danych pomaga zapobiegać błędom wynikającym z powielania danych lub korzystania z nieaktualnych wersji. Ponieważ dostawca usług w chmurze zajmuje się konserwacją, zmniejsza się nakład pracy działu IT na miejscu. Może to prowadzić do znacznych oszczędności, zwłaszcza w przypadku mniejszych dostawców usług poligraficznych, którzy nie posiadają dedykowanego działu IT. Usługi w chmurze charakteryzują się również wysoką skalowalnością. W przypadku nowych pracowników lub dużych zamówień można łatwo zwiększyć pojemność.

Istnieją jednak również potencjalne wady związane z częściowym lub całkowitym korzystaniem z usług w chmurze przez dostawców usług płatniczych (PSP). Często nie jest łatwo ustalić, gdzie dane są faktycznie przechowywane. Może to prowadzić do problemów związanych z przestrzeganiem wymogów regulacyjnych wobec klientów. Ponadto firmy korzystające z aplikacji w chmurze są zawsze uzależnione od stabilnego i szybkiego połączenia internetowego. Często pojawia się również obawa, że korzystanie z usług w chmurze zwiększa ryzyko stania się ofiarą cyberataków.

Powszechnie stosowane w Niemczech narzędzie do księgowości i przygotowywania rozliczeń w chmurze: Datev Unternehmen online.

Oprogramowanie jako usługa (SaaS) a usługi w chmurze – jaka jest różnica?

SaaS to specyficzny model w ramach technologii chmurowej, w którym aplikacje są udostępniane i wykorzystywane przez Internet. Zamiast instalować programy lokalnie, użytkownicy uzyskują dostęp do aplikacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Przykładami takich rozwiązań są Microsoft 365, Adobe Express czy Datev Unternehmen Online.

„Usługi w chmurze” to termin ogólny, który oprócz modelu SaaS obejmuje również model „Infrastruktura jako usługa” (IaaS) oraz „Platforma jako usługa” (PaaS). Podczas gdy model SaaS umożliwia korzystanie z gotowego oprogramowania, modele IaaS i PaaS zapewniają podstawowe zasoby informatyczne, takie jak serwery, pamięć masową czy platformy programistyczne.

Kompleksowy system zarządzania pracą drukarni wielkoformatowej z obsługą chmury: Print Factory.

Przykłady zastosowań chmury obliczeniowej w drukarni

Rozwiązania chmurowe są już stosowane w wielu miejscach w drukarniach cyfrowych i firmach zajmujących się produkcją oznakowań:

  • Zarządzanie administracją, klientami i kontaktami (np. iCloud, Google One)
  • Rejestracja godzin pracy (np. Toggl)
  • Przesyłanie i archiwizacja danych (np. WeTransfer)
  • Optymalizacja danych i przygotowanie do druku (np. Printfactory Connect)
  • Obsługa, serwis i monitorowanie maszyn (np. Mutoh Direct)
  • Logistyka i śledzenie przesyłek (np. Paketda)
  • Fakturowanie, zarządzanie finansami i księgowość (np. Lexware)

W większości przypadków, zwłaszcza w mniejszych firmach, są to rozwiązania indywidualne. Oznacza to, że firma korzysta nie z jednej, ale z kilku chmur oferowanych przez bardzo różnych dostawców.

Niemniej jednak korzystanie z usług w chmurze zazwyczaj wiąże się z zauważalnym wzrostem wydajności. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownicy pracują częściowo w modelu hybrydowym, z domu lub zdalnie, ponieważ mogą oni łatwo uzyskać dostęp do wszystkich ważnych danych za pomocą laptopa lub smartfona. Zmiany lub opóźnienia występujące na miejscu są szybko widoczne dla wszystkich odpowiedzialnych współpracowników. Długie rozmowy telefoniczne lub komunikacja za pośrednictwem komunikatorów nie są już konieczne. Jednak korzystanie z wielu różnych usług w chmurze może również stanowić wyzwanie w kontekście PSP. Wynika to z faktu, że bezpłatne lub niedrogie subskrypcje usług w chmurze, takie jak Apple iCloud, nie są przeznaczone do użytku profesjonalnego. Dostawca może zatem szybko zablokować konto z powodu naruszenia warunków korzystania z usługi. W rezultacie może dojść do utraty dostępu do ważnych danych firmowych, a być może także do utraty cennego sprzętu.

W przypadku korzystania z wielu różnych usług w chmurze zawsze istnieje ryzyko wystąpienia błędów transmisji podczas ręcznego kopiowania lub automatycznej synchronizacji. Kwestie związane z ochroną danych mogą być skomplikowane, zwłaszcza w przypadku korzystania z usług w chmurze, których serwery znajdują się w krajach spoza UE.

Wreszcie pojawia się również kwestia efektywności ekonomicznej. W większości przypadków miesięczna opłata za usługę w chmurze, naliczana na użytkownika, jest stosunkowo niska. Jednak nawet zaledwie kilka aplikacji i usług może szybko stać się kosztowne dla firm zatrudniających zaledwie kilkunastu pracowników. Ponadto zarządzanie kilkoma subskrypcjami usług w chmurze może wiązać się ze znacznym nakładem pracy administracyjnej.

Proste narzędzia chmurowe do fakturowania i księgowości: Lexware Office.

Tworzenie wydajnych rozwiązań chmurowych

Korzystanie z wielu różnych rozwiązań chmurowych w poszczególnych obszarach działalności w ramach firmy świadczącej usługi poligraficzne jest szczególnie kuszące dla mniejszych przedsiębiorstw. Wynika to z faktu, że poszczególne usługi są często dość łatwe w konfiguracji i obsłudze.

Z kolei kompleksowe rozwiązania chmurowe dla branży poligraficznej, takie jak te z rodziny Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect czy HP PrintOS, obejmują w ramach jednej aplikacji chmurowej znaczną część łańcucha procesów – od sklepu internetowego po fakturowanie. Jednak ich instalacja i wstępna konfiguracja mogą być dość czasochłonne.

Wynika to z konieczności opracowania mapy złożonych procesów zachodzących w firmie. Ponadto wiele rozwiązań działa w trybie hybrydowym, więc w niektórych przypadkach konieczne jest zainstalowanie dodatkowego oprogramowania na miejscu. W wielu przypadkach dostawcy usług drukarskich muszą angażować niezależnych konsultantów lub pracowników wyspecjalizowanych dostawców. Może to wiązać się ze znacznymi kosztami początkowymi.

Jeśli jednak wdrożenie usług chmurowych w drukarni odbywa się przy profesjonalnym wsparciu, możliwe jest również podjęcie dalszych kroków w kierunku automatyzacji . Można na przykład skonfigurować zgodne z wymogami audytowymi procesy obsługi poczty elektronicznej, np. za pomocą rozwiązania Konnect E-Mail.

Usługi w chmurze zazwyczaj dysponują również interfejsami API (Application Programming Interfaces). Interfejsy te umożliwiają różnym aplikacjom komunikowanie się między sobą oraz wymianę danych lub funkcji. Dzięki temu istniejące aplikacje biurowe można połączyć z oprogramowaniem służącym do planowania i kontroli produkcji, wykończenia oraz logistyki. Efektem jest spójny i przejrzysty przepływ pracy, w ramach którego wiele zadań można realizować z dowolnego miejsca na świecie.

Czy w perspektywie długoterminowej chmura jest opłacalna dla dostawców usług płatniczych?

Rozwiązania chmurowe są prawdopodobnie już wykorzystywane przez większość dostawców usług poligraficznych (PSP) i producentów znaków reklamowych, nawet jeśli są to jedynie pojedyncze aplikacje na smartfonach pracowników. Bez takich narzędzi jak MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobilna poczta elektroniczna czy dodatkowe zasoby serwerowe i obliczeniowe, na przykład z AWS, wielu dostawców usług poligraficznych nie byłoby w stanie prowadzić bieżącej działalności.

Jednak nie wszyscy dostawcy usług poligraficznych podjęli kolejny krok w kierunku zwiększenia wydajności. Dzięki usługom w chmurze, które obejmują wszystkie istotne procesy w firmie, eliminuje się bowiem wiele typowych źródeł błędów. Powstają nowoczesne, elastyczne miejsca pracy, które są atrakcyjne dla wysoko wykwalifikowanych pracowników i przyciągają młode talenty.

Obecnie kompleksowe, dobrze dostosowane do potrzeb małych firm rozwiązania chmurowe są często wciąż zbyt skomplikowane lub po prostu zbyt drogie. Miejmy nadzieję, że w najbliższej przyszłości na rynku pojawią się proste i praktyczne usługi przeznaczone właśnie dla nich.

Jedno jest już bowiem pewne: sztuczna inteligencja przeniesie chmurę i wydajność na zupełnie nowy poziom również w przypadku drukarni. Firmy z branży poligraficznej, które nie będą w stanie lub nie zechcą nadążyć za tymi zmianami, odniosą w przyszłości sukces jedynie w bardzo wąskich niszach.

Zapoznaj się z kolejnymi materiałami na temat najnowszego oprogramowania w branży